No mundo do EDMS ou GED, um único documento pode ser acessado por milhares de pessoas simultaneamente, com toda a segurança inexistente no documento em papel. Um mesmo documento pode ser acessado por pessoas situadas em locais geográficos diferentes e distantes, diminuindo também todos os custos relacionados ao deslocamento de gerentes e diretores a fim de examinar um documento.

Não permitir o uso desnecessário do papel vai além da economia financeira, traz benefícios óbvios para o planeta Terra mostrando aos seus clientes que sua empresa se preocupa com o bem estar social do planeta.

O investimento feito em um produto de EDMS é uma atitude que mostra a maturidade dos dirigentes de uma empresa e preocupação contemporânea mais do que necessária. Mesmo para aqueles que vivem o mundo das ciências exatas, a implementação de um EDMS é facilmente justificada. Afinal, qual empresa não deseja:

• Diminuir ou eliminar custos relacionados ao arquivamento de documentos
• Diminuir custos com a impressão desnecessária de documentos
• Diminuir ou eliminar custos com postagem de documentos
• Aumentar a produtividade dos funcionários
• Garantir o acesso seguro aos documentos
• Diminuir ou eliminar o tempo gasto com pesquisas a fim de encontrar um documento