Hoje
em dia, praticamente todo documento em papel de sua
empresa pode ser digitalizado, indo desde aquele pequeno
Cupom Fiscal emitido por um comércio até
uma planta em tamanho A0. Ex.: Vamos supor que você
possua um arquivo de metal em sua empresa no qual conste
todos os seus documentos importantes, recibos, contas,
comprovantes, etc. Tudo isso pode ser digitalizado e
acessado por meio de um clique do mouse!
Como
recuperar?
Seus
documentos digitalizados ficam disponíveis em
um sistema inteligente que permite a procura dos mesmos
por palavras-chave, nome do arquivo, tipo de documento
ou até mesmo pelo seu conteúdo! Além
do mais, existe a possibilidade de você disponibilizá-los
na Internet, podendo acessá-los de qualquer lugar
e a qualquer hora, sempre com alto nível de segurança.
Ex.: Quantas vezes você não precisou de
um determinado documento que estava em seu arquivo e
demorou muito mais tempo para encontrá-lo do
que você dispunha, sem contar nos casos em que
o documento simplesmente não foi encontrado?
Utilizando um sistema gestor de documentos, esse documento
nunca mais deixará de ser encontrado e o tempo
gasto para a procura do mesmo se resumirá a segundos!
Vantagens
• Redução
de tempo na procura por documentos;
• Redução
de custo com espaço físico para armazenamento
dos documentos;
• Consulta
no próprio computador, em mídias removíveis,
via intranet e/ou internet;
• Facilidade
de utilização;
• Possibilidade
de manter os documentos originais guardados e intactos,
garantindo a sua segurança e conservação;
• Sistema
com baixo custo de manutenção;
• Alta
segurança, permitindo que apenas pessoas autorizadas
acessem os documentos necessários.
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