Descentralize a digitalização de documentos

Um número crescente de empresas está operando remotamente, a partir de vários locais no país ou mesmo globalmente. No entanto, muitas não estão maximizando a utilização da tecnologia disponível para criar uma força de trabalho móvel e ágil, mas acima de tudo, produtiva em mobilidade.

São frequentes as demoras no processamento de documentos contendo informação crucial criada fora do escritório central, especialmente pelos trabalhadores da área das vendas enquanto visitam os seus clientes. Se os sistemas internos não estiverem adaptados à força de trabalho móvel, os níveis de produtividade podem diminuir, com reflexo na rentabilidade, precisão e segurança. As organizações necessitam digitalizar as suas informações em papel e adicioná-las aos fluxos de trabalho internos, diretamente no ponto de digitalização.

Soluções na Cloud alteram os sistemas TI das empresas
A computação na nuvem deve passar de 158 mil milhões de usuários em 2016. Organizações não podem ignorar esta tecnologia no que diz respeito aos seus processos de digitalização de documentos. Com uma infraestrutura baseada na nuvem, as empresas podem mover a digitalização de documentos para mais perto do ponto de contato com o cliente (e daqueles que estão envolvidos na criação dos dados). Isso liberta as empresas de tarefas diárias como a gestão de arquivos em papel, o que proporciona maior facilidade e eficiência na captura, validação, processamento e partilha de informação entre aqueles que precisam de um acesso imediato. As organizações podem poupar dinheiro, tempo e espaço através da distribuição, armazenamento e acesso digital à informação.

Esta realidade é também altamente benéfica do ponto de vista do cliente. Por exemplo, documentos de pedidos podem ser aprovados, corrigidos ou alterados na presença do cliente e do membro da equipe que tenha mais conhecimento da conta em questão, evitando assim atrasos desnecessários e imprecisões.

Os setores que fazem uso intensivo do papel, tais como serviços de saúde, jurídicos e financeiros, valorizarão um processo de digitalização descentralizado. Apesar da sua importância, estes setores continuam a gerir os seus documentos de forma ineficiente, sem segurança e por membros da equipe que estão muito longe do local onde os dados foram criados. Com frequência, a pessoa que reúne os dados precisa “centralizar” o documento físico para um repositório principal, onde é depois convertido para um arquivo digital, que pode ser partilhado globalmente e armazenado.

Isto não só é extremamente ineficiente, como também está se tornando um ponto fraco na cadeia de fornecimento pois, muitas vezes, os documentos físicos e sensíveis, tais como faturas, contratos e requisições, são redistribuídos internamente para digitalização. Isso pode resultar num ciclo desnecessário de correções, que não só reduz a eficiência como também ameaça a segurança das informações sigilosas.

Quanto mais mãos um documento passe até ser digitalizado, maior a hipótese de exposição de dados sensíveis a pessoas que não deveriam ter conhecimento deles. Além disso, a utilização das informações em papel envolve sempre um certo risco de perda, extravio ou mesmo roubo. Um processo de trabalho simplificado e descentralizado garante que apenas aqueles que necessitam, têm acesso constante a um determinado documento.

Centro do problema
O processo de digitalização de informações, a partir de papel, para processos críticos de negócios tem de considerar a crescente flexibilidade da força de trabalho, as tecnologias que as suportam e a procura do cliente por um serviço melhor. Assim como as empresas têm colhido frutos da mobilidade da sua força de trabalho, também podem aproveitar os benefícios do custo, da eficiência e da produtividade da digitalização e captura de informações nos processos de negócio, o mais cedo possível.

O trabalho remoto e flexível continuará a alimentar a procura (e a aumentar a necessidade) para a digitalização rápida, precisa e fácil de documentos a partir de qualquer localização. Quer a empresa esteja procurando apoiar filiais distantes, escritórios domésticos ou aumentar gradualmente a aposta no trabalho móvel, a necessidade da digitalização de documentos fora dos escritórios tradicionais está crescendo dia após dia.

 

(*) Sean Suematsu é diretor EMEA de Soluções de Digitalização de Documentos da Canon Europa

Fonte: CIO

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