O documento físico mantém a sua importância

No Office Insights 2013, a Canon percebeu que os utilizadores dão mais valor aos equipamentos de escritório do que os gestores pensam, e, embora a mobilidade e o BYOD tenham dado sustentabilidade ao conceito de documento eletrônico, está confirmado que a impressão é ainda um ato essencial nos processos de trabalho, com previsão até de crescer lado a lado com a digitalização.

O relatório pedido pela Canon Europa revela que os documentos impressos continuam a ser importantes, com a maioria dos inquiridos a valorizar a produção de documentos de alta qualidade em papel, como forma de produzir material promocional e de marketing eficiente ou para facilitar a comunicação. De acordo com o inquérito, 30% de todos os utilizadores não seriam capazes de fazer o seu trabalho sem acesso a uma impressora ou a um equipamento multifunções (MFP).

Apesar dos esforços para reduzir a utilização de papel, os documentos em papel ainda têm uma função importante, e poucas organizações vêem valor num escritório sem papel. “Além de um papel determinante no marketing e nas comunicações, os documentos em papel oferecem simplicidade e familiaridade quando utilizados internamente”, assinala o relatório. Mais de metade dos inquiridos concorda que os documentos em papel são socialmente mais bem aceites em reuniões do que os documentos eletrônicos. Da mesma forma, 57% dizem que preferem ler documentos em papel, em vez de os lerem num ecrã.

O documento frisa ainda a importância da versão em papel de alguns documentos eletrônicos-chave nas organizações. Os utilizadores inquiridos referem que “irá sempre existir a necessidade de uma bandeja de papel, quer seja para auditoria formal, quer seja por objetivos de preenchimento ou como segurança contra perdas das versões eletrônicas”.
Impacto positivo na produtividade

Neste contexto, a importância da tecnologia de escritório é reforçada pela maioria dos utilizadores. As impressoras e os MFP são os mais referidos. “As funções de impressão, digitalização e cópia são determinantes ou muito importantes, mostrando quão importante é a gestão de documentos para os utilizadores em quase todo os tipos de organizações”, assinala o relatório. Quase um em três utilizadores (30%) afirma que não seria capaz de fazer o seu trabalho sem aceder a impressoras, scanners, fotocopiadoras ou multifunções.

A antecipar o aumento de utilização deste tipo de equipamentos, 22% dos inquiridos afirmam que irão usar muito mais as impressoras e os MFD daqui a três anos do que utilizam atualmente. Além de serem ferramentas essenciais para o trabalho quotidiano, estes equipamentos têm dado provas de que podem influenciar positivamente a produtividade dos empregados.

Dos inquiridos, 30% admitem que este incremento de produtividade é uma realidade e mais de 58% assumem algum nível de impacto positivo na produtividade.

A impressão e a cópia têm tido um crescimento líquido nos últimos anos. O estudo identificou mais pessoas que admitem imprimir e fotocopiar com maior frequência do que o faziam há três anos. Mais de uma em quatro pessoas diz que imprime «com muito mais frequência» do que há três anos. Mais de metade dos inquiridos admite também digitalizar mais agora do que o fazia há três anos.

O estudo assinala que este aumento significativo na impressão, fotocópia e digitalização é, provavelmente, proveniente de organizações na Europa de Leste, onde quase dois em cada três espaços de trabalho afirmam ter este tipo de comportamento, motivado em parte pela instalação de equipamentos multifunções novos e mais eficientes no que toca ao custo.

Numa era em que a mobilidade marca pontos, 23% dos inquiridos concordam que as impressoras ou scanners com capacidade Wi-Fi têm melhorado grandemente a sua produtividade, enquanto 46% reconhecem que estes equipamentos tiveram algum impacto positivo na produtividade.

O estudo prova assim que os documentos eletrônicos podem estar a formar a maior parte do volume de trabalho, mas a produção e o processamento de documentos em papel ainda representam uma parte significativa do volume de trabalho do utilizador final.
Retorno mede-se a longo prazo

A contínua necessidade de gerir documentos em papel ou digitais e a constante evolução das práticas de trabalho remotas concorrem para a sucessiva evolução da tecnologia, pelo que as empresas deverão rever os seus investimentos e estratégias relativos à gestão documental. “Muitas organizações estão a ser demasiado lentas a dar resposta às alterações das práticas de trabalho dos utilizadores”, alerta o estudo da Canon.

No Office Insights 2013 constata-se que as organizações continuam a atualizar a sua base instalada partindo das impressoras de grupo de trabalho e dos equipamentos multifunções, procurando consolidar os seus recursos e poupar dinheiro, enquanto garantem aos seus empregados um processamento documental o mais eficiente possível.

É um processo lento, com orçamentos apertados combinados com a crescente importância das comunicações eletrônicas, sendo que o dinheiro gasto na atualização de novos equipamentos e soluções está a ser limitado, assinala o documento. O estudo revela ainda que os compradores de TI já não podem justificar o investimento em novo hardware e software simplesmente por estes serem mais rápidos, mais pequenos e com um preço de compra ainda mais baixo, mas sim pelo retorno a longo prazo que os equipamentos mais recentes têm para oferecer.

Os utilizadores e decisores querem a mesma coisa da tecnologia: “Melhor produtividade, a capacidade de trabalhar de forma mais rápida e inteligente e a reafirmação de um fluxo de trabalho fiável.”

Em prol da produtividade, a evolução dos telemóveis e dos PC para smartphones e tablets está a motivar a flexibilidade no local de trabalho e a mudar a forma como as pessoas trabalham e partilham a informação. O estudo da Canon destaca o facto de o rápido desenvolvimento de novas tecnologias, que permitem uma mais célere, mais fácil e mais ampla partilha de documentos, proporcionar maior liberdade aos colaboradores para trabalharem remotamente.

Por outro lado, o desenvolvimento de acessos de servidor remoto mais seguros e de impressoras e multifunções mais inteligentes permite aos empregadores concederem maior flexibilidade aos seus empregados, sem que isso represente mais custos, menor a segurança ou menos produtividade.
Biografia do estudo

O Office Insights 2013 envolveu inquéritos 1671 empregados de vários setores e departamentos, tanto de pequenas como de grandes organizações europeias. Os inquiridos são habituais utilizadores de tecnologia de documento, como impressoras, scanners, fotocopiadoras e equipamentos multifunções.

Para garantir uma representação ampla, não foram aplicados quaisquer limites ou restrições aos tipos e marcas de equipamentos instalados, nem nos tipos de local de trabalho inquiridos. O inquérito foi efetuado entre Agosto e Setembro de 2012 sob a forma de questionário online.

Dos 1671 inquiridos, 300 (18%) foram identificados como decisores de TI, ou seja, com responsabilidade total ou conjunta para tomarem a decisão final em relação à aquisição de produtos e tecnologia de escritório.

Fonte: Semana Informática

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