ECM – Informação para gerir em qualquer altura e lugar

No mundo empresarial é necessário trabalhar em qualquer lugar através de dispositivos móveis, em qualquer altura os colaboradores precisam de aceder a aplicações simples e na cloud, e é fundamental colaborar com parceiros e aceder a ficheiros críticos ao negócio onde quer que se esteja.

Nos próximos anos as empresas devem esperar, por isso, que as plataformas de ECM de hoje se tornem cada vez mais integradas com todas as aplicações, “de forma cada vez mais profunda, mais penetrante e mais invisível ao utilizador final”, antecipa Pedro Faria Blanc, country manager para Portugal da OpenText.

O responsável acrescenta ainda que até 2018 se espera “um conjunto cada vez mais profundo de integrações nativas e de camadas de repositórios abstractos, API e serviços Web, que vão permitir a fácil procura por conteúdos e funcionalidades em qualquer situação”. Além disso, é possível que o ECM inclua interfaces orientadas por voz, uma vasta gama de ferramentas de social media, agentes sociais, etc.

Jorge Silva, director de Marketing da Ricoh Portugal antecipa tendências idênticas, com destaque para o acesso via cloud e para a mobilidade, mas em que o big data e os media sociais terão uma palavra a dizer. Porém, tal como tem acontecido com outras tecnologias nesta área, “o seu crescimento depende da sua abrangência e adaptação ao maior número possível de plataformas, de forma que os utilizadores possam aceder [aos conteúdos a partir] de qualquer sítio”.

Bruno Martins, gestor de desenvolvimento empresarial da Listopsis acredita que em 2014 se assistirá a um aumento crescente de oportunidades nesta área, “porque o tecido empresarial vai continuar a focar-se na optimização de processos de trabalho internos e a procurar a redução de custos operacionais para obter melhor rentabilidade”.

Além disso pode esperar-se uma integração nativa com os ERP num futuro próximo, a par de uma utilização via SaaS, considera o director de desenvolvimento da área empresarial da Listopsis.

Antecipa-se ainda que as aplicações de gestão de documentos mais abrangentes, como os ECM, também passem a incluir soluções de engenharia de documentos como componentes de desenho e gestão de layout de documentos, estruturação de workflow documental, gestão de formulários, entre outros.

Considerando que o ECM devia ser encarado como o elemento “alicerçante” do contexto da tomada de decisões – “pois para tomar decisões necessitamos de conhecimento, este constrói-se a partir de informação e esta só viaja e descansa sobre algum tipo de documento” –, João Penha Lopes, da Clevertime Consulting prevê que este tipo de soluções venha a ter um reconhecimento cada vez maior por parte dos utilizadores.

A gestão documental também evolui cada vez mais no sentido de ser considerada como um repositório único de documentos numa organização, “com documentos vindos de outras aplicações, vindos de indivíduos, vindos da digitalização do papel e até de documentos tipicamente não-estruturados, como um ficheiro de vídeo ou áudio”.

Mobilidade, social media e nuvem estão a mudar o ECM

A mobilidade está a mudar o mercado do enterprise content management (ECM), na opinião da Ovum. Os utilizadores exigem acesso aos conteúdos em qualquer altura e em qualquer lugar e as organizações têm de estar preparadas, alerta a consultora.

Todos os produtos relacionados com a gestão documental deverão suportar dispositivos móveis, apresentando os conteúdos no formato adequado ao terminal em que vão ser vistos. Além disso, devem também assegurar a aplicação das mesmas políticas de gestão de acesso ao conteúdo.

Os media sociais são outra tendência que não pode ser ignorada pelos fornecedores de tecnologia de ECM, segundo a Ovum, com cada vez mais empresas a desenvolver estratégias nesta área, ao nível das vendas e do marketing.

A cloud computing, por sua vez, traz às empresas de menor dimensão a oportunidade de alargarem os seus negócios, nomeadamente através de serviços de nuvem pública, nota a consultora.

Fonte: Semana Informática

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