É fato que, no atual cenário econômico que nosso país enfrenta, as empresas estão buscando produzir mais, gastando menos. Na verdade sempre foi assim, mas hoje esta situação se tornou quase que ordem dentro das organizações. A economia é regra em todos os setores. Entre eles está o de armazenamento e digitalização de documentos. Ainda hoje, muitas empresas se apegam ao papel. Porém existem formas simples de se ganhar tempo e não perder dinheiro com esse tipo de serviço.
Por isso dou cinco dicas sobre porque você deve adotar a solução de digitalização de documentos em sua empresa.
1. Mais economia para sua empresa
O armazenamento em papel ocupa um grande volume de espaço que cada vez custa mais caro. Pense, você precisa de espaço pra guardar documentos em papel, e existe toda uma burocracia em resgatar determinado documento. Além de ser menos econômico, também lhe tomará tempo. E como dizem tempo é dinheiro. Com a solução de digitalização você não precisará se preocupar com gente pra ficar responsável por isso em sua empresa. Você mesmo pode acessar o documento. Mais rapidez, mais produtividade.
2. Segurança para seus documentos
Segurança da informação ganha ênfase quando os dados estão em nuvem. Não vou aqui dizer que se você guardar seus documentos na nuvem eles nunca serão invadidos, até porque a maioria dos acessos indevidos é causada por colaboradores da própria empresa. Porém o que quero salientar aqui é que você pode diminuir os riscos. Se você tem os seus documentos em um depósito qualquer e ele for invadido, você pode perder tudo, sua única cópia. No entanto quando você salva isso na nuvem, na internet, automaticamente são replicadas cópias em outros servidores, além de ser feito um backup toda a noite. A digitalização também previne a perda de documentos ou por causa de enchentes, incêndios ou até um acidente como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa. Como eu disse, é importante diminuir os riscos.
3. Acesse seus documentos de qualquer lugar
Imagine que você esteja em alguma reunião e precise de um documento importante que por algum motivo esqueceu-se de levar. Com a digitalização e armazenamento de documentos em nuvem você pode acessar esse material de qualquer dispositivo como tablets, celulares ou notebooks. Mais uma vez você ganha tempo e economiza dinheiro. Você também pode compartilhar esses documentos com outras pessoas de forma rápida e segura. Se precisar do documento em mãos, basta imprimi-lo através destes dispositivos.
4. Solução profissional
Você pode pensar, “vou comprar já um scanner e colocar uma pessoa lá para começar a digitalizar meus documentos”. Mas calma. Não é assim tão simples. Saliento que a digitalização deve acontecer de forma correta. Se não, pode gerar um custo desnecessário. Uma solução profissional é o melhor caminho e explico o por quê. Quando uma empresa especializada faz esse tipo de serviço, ela faz com indexação, ou seja, com o nome, endereço, telefone, etc. Tudo é organizado para facilitar sua consulta futuramente.
5. Depósito externo
Além de todas essas vantagens, algumas empresas ainda oferecem o serviço de depósito físico de seus documentos. Mais uma alternativa para que seus documentos estejam seguros e bem guardados pelo tempo que você necessitar.
Atualmente, tudo que puder criar agilidade e reduzir custos é oportuno. Qualquer projeto de inovação e TI só é benéfico se trouxer redução de custo e produtividade. Hoje, os processos já são mais automatizados para digitalizar e indexar. Esse tipo de armazenamento na nuvem só aumenta no país e vai crescer ainda mais. As empresas terão que se adaptar a essa nova realidade.
(*) Adão Lopes é mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da Varitus Brasil
Fonte: CIO