Edgard Pinheiro
Ainda é possível encontrar empresas – pequenas ou grandes – com o departamento de Recursos Humanos abarrotado de documentos, arquivados em grandes armários de aço e com uma equipe só para cuidar da coleta de informações e guarda dos documentos. Ainda são poucas as empresas dotadas de soluções tecnológicas e de processos modernos para garantir a gestão documental de seus funcionários.
Os tempos mudaram, a informatização chegou, os sistemas de gestão ERP são os melhores, mas ainda há muita coisa a ser melhorada nestas empresas. A principal delas é o modo como os gestores compreendem os benefícios da gestão documental, que é a maneira como as empresas administram o grande volume de informações em várias áreas.
No RH, a gestão documental não serve apenas para evitar extravios, mas também para garantir a qualidade e o controle da informação guardada e possibilitar o acesso rápido aos dados. Ela vai muito além da simples digitalização de documentos, como no antigo GED, que se limitava a transformar o documento em imagem e depois armazená-lo, sem qualquer integração com os sistemas de gestão.
A gestão documental também pode ser adotada em outras áreas da empresa, como na gestão de notas fiscais e faturas, gestão de contratos, pedido de compra, formulários de cadastro etc. A gestão documental que propomos permite mudar radicalmente a forma como as empresas tratam os documentos.
A partir da captura da imagem via OCR (Optical caracters recognation), faz-se uma conferência do conteúdo pelos campos existentes, e possibilita a transferência via software especialista das informações para os sistemas de gestão, incluindo a classificação automática no reconhecimento de conteúdos e armazenamento virtual.
Com a gestão documental busca-se racionalizar o trabalho e reduzir custos alocados em grandes áreas para o armazenamento e dispensar enormes gastos com cópias desnecessárias em papel. Principalmente em uma época em que se busca a sustentabilidade.
A falta de controle dos arquivos sempre foi uma das maiores preocupações das empresas, inclusive na área de RH, mas com o crescimento da oferta de soluções tecnológicas qualificadas para a gestão documental, o foco do trabalhos dos gestores de Pessoal pode ser agora concentrado no que realmente conta e em novas ações e campanhas que visam melhorar as relações de trabalho e a comunicação entre as equipes.
Temos no Brasil, vários exemplos de empresas que estão muito avançadas neste processo. Na outra ponta, a maioria das empresas ainda não descobriu as vantagens que a gestão eletrônica de documentos pode oferecer. Para se ter uma ideia dos benefícios, a gestão eletrônica de documentos pode reduzir em até 90% os erros e inconsistências de dados, em comparação com a coleta manual de dados. A quantidade de cópias de documentos também cai para quase zero, o que reflete na forte redução do consumo de papel e insumos para impressoras. Além disso, o acesso à informação de recursos humanos é automático, feito a partir de sistemas de gestão ou dispositivos móveis.
Muito mais que o corte das despesas, a gestão eletrônica de documentos abre caminho para a melhoria dos processos de trabalho e pessoas, que podem ser direcionados para outras ações relevantes, como já citamos anteriormente.
No âmbito dos processos de trabalho e administração de negócios, ela contribui para o avanço da gestão de conteúdo – Enterprise Content Management (ECM), de processos de negócios – Business Process Management (BPM) e impulsiona a adoção de tecnologias de workflow, recurso que já acompanha muitas das melhores soluções de gestão de documentos disponíveis no mercado. Outro ponto que passa a ser levado em conta pelos gestores de RH – é a possibilidade de documentos digitalizados serem válidos em quaisquer casos legais, mudará radicalmente a maneira como as empresas veem um documento digitalizado, que passa a ter valor perante a lei quando necessário. E com a possibilidade da gestão das informações, muito mais do que simplesmente a guarda do documento, as empresas e seus departamentos de RH terão a capacidade de melhorar seus processos internos de trabalho.
Fonte: RH Central