As empresas de todo o mundo, independentemente da sua dimensão, precisam de ter sempre em conta a gestão de dados como um importante passo para o sucesso empresarial. As decisões certas podem ajudar as empresas a transformar o seu ambiente tecnológico por forma a acelerar as operações de negócios, assumir uma vantagem face à concorrência e melhorar a rentabilidade.
Assim, é necessário ter-se presente que os dados provenientes do Big Data, do Cloud Computing, das redes sociais e da mobilidade equivalem a vários TB diários. Este fluxo gigantesco de informação necessita de uma plataforma efetiva que consiga garantir a sua gestão, partilha, impressão, armazenamento e análise.
Porém, a este processo está, geralmente, associado um documento físico, sendo que por isso, o processo de gestão documental cria, no seio da empresa, dinâmicas vitais que contribuem para a melhoria no desempenho. Senão vejamos, para além da aceleração na pesquisa e localização de documentos-chave no processo de tomada de decisão e satisfação do cliente, a Gestão Documental permite alcançar níveis máximos de produtividade, ao substituir métodos manuais por eletrónicos.
Consegue-se, portanto, eliminar espaços físicos para armazenamento de documentos, bem como otimizar as tarefas dos colaboradores até agora responsáveis pela sua gestão e organização. Mais, através de programas profissionais, as empresas conseguem otimizar as suas tarefas tais como, conferir despesas, controlar e reduzir custos em tempo real, otimizando de igual modo as infraestruturas de impressão, implementando as mais recentes tecnologias. Tudo isto sem necessidade de grandes investimentos. Este processo permitirá obter um retorno do investimento imediato e uma poupança de até 30% nos custos de impressão e documentação.
Se aliarmos estas condicionantes à racionalização do ambiente de impressão, obtém-se uma avaliação de risco mais exata, uma maior segurança na impressão e a redução da pegada ambiental. E esta otimização pode ser alcançada com equipamentos multifunções LED, que permitem às empresas imprimir, digitalizar e partilhar facilmente documentos, com elevada qualidade, incluindo a partir de dispositivos móveis como smartphones ou tablets.
O tecido empresarial exige soluções que no final são simples e que lhes permitem reduzir custos e obter melhores resultados. A Gestão Documental é, sem dúvida, a base que alicerça a casa onde as empresas constroem o seu sucesso.
(*) Chief Executive Officer da OKI Europe Lda., Sucursal em Portugal
Por Carlos Sousa (*)
Fonte: SapoTek