Todos sabemos que a rotina empresarial já é bem “puxada” e sem o auxílio de softwares e ferramentas de otimização de processos é difícil alavancar um negócio.
Se com as devidas ferramentas e softwares pode ser um pouco difícil manter a organização empresarial, imagina mantê-los manuais.
Atualmente, estamos passando por uma grande transformação digital, onde pequenas, médias e grandes empresas necessitam entrar na era tecnológica.
Essa é a maneira mais eficaz de manter uma organização empresarial estável e, consequentemente, alavancar os resultados de um negócio.
Um dos primeiros passos para ingressar nessa transformação digital é optando pela gestão eletrônica de documentos — estratégia moderna para a manipulação de documentos.
Neste artigo, a Docs Ti explicará detalhadamente o que é a gestão eletrônica de documentos e qual é sua importância em um negócio. Continue lendo para saber mais!
O que é gestão eletrônica de documentos?
A partir de certo momento, o gerenciamento manual de documentos perde a eficácia nos processos de uma empresa. Isso porque, ao passar dos anos, um negócio tende a manusear mais documentos e processos.
Inevitavelmente toda empresa que está crescendo no mercado deverá deixar de lado o gerenciamento manual de documentos e ingressar na era digital.
Com a grande demanda por ferramentas otimizadores de processos administrativos empresariais, foram desenvolvidos softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Essa é uma tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para armazenar, classificar, compartilhar e permitir acesso às informações de uma empresa e outras organizações.
Em suma, a GED é um setor administrativo que tem o objetivo de otimizar a produção, o uso e a organização de documentos de uma empresa.
O objetivo da gestão eletrônica de documentos é organizar as informações e documentações de uma empresa no meio digital, para estar disponível a qualquer momento.
Pode até parecer que a tecnologia é nova, mas ela está entre as empresas desde a década de 1990. Ela foi muito importante para o gerenciamento de documentos digitais na época.
Qual é o principal objetivo da GED?
O objetivo principal da GED é garantir o armazenamento das informações de uma empresa com segurança e de maneira prática e organizada.
Com essa ferramenta é possível realizar a localização de rápida e prática de qualquer arquivo, como fichas cadastrais, documentos importantes, processos internos, formulários e outros.
A GED realiza a localização de qualquer tipo de documentação, seja ela impressa ou digital, como microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, entre outros.
Ou seja, o objetivo principal da gestão eletrônica de documentos é facilitar o manuseio de informações de uma empresa para o seu proprietário e colaboradores.
Qual é a importância da gestão eletrônica de documentos?
Não tem como negar que todo negócio para manter o devido funcionamento depende de processos internos burocráticos, que podem ser um pouco complexos de serem realizados.
Muitas das vezes, são os processos burocráticos que são responsáveis por deixar uma empresa regular e, principalmente, organizada.
O software de gestão eletrônica de documentos é extremamente importante para empresas que estão em fase de crescimento e desejam organizar seus processos internos.
No entanto, mesmo para negócios de pequeno porte, a GED também é eficaz. Isso porque o empresário iniciará seu negócio já promovendo a organização empresarial.
O principal objetivo da GED é gerenciar documentos eletrônicos, monitorando seu ciclo de vida — desde sua criação até seu descarte — e facilitar etapas como indexação, revisão e aprovação. Com ele você pode:
- Gerenciar documentos;
- Organizar tarefas;
- Armazenar e processar informações;
- Localizar arquivos facilmente.
A parte administrativa de uma empresa é uma das mais importantes para a sobrevivência de um negócio. Sem a plena organização, muito provavelmente, o negócio não cresce.
Portanto, se você deseja iniciar o processo de desenvolvimento da sua empresa, comece otimizando os processos administrativos do negócio.
Quais tarefas ficam mais fáceis com a gestão eletrônica de documentos?
Agora que você já sabe a importância da gestão eletrônica de documentos, está na hora de saber quais são as tarefas que ficam mais fáceis de serem realizadas com o software.
Vale ressaltar que se você deseja uma ferramenta que alavanque seus resultados e organize os processos da sua empresa, a GED é uma ótima opção.
Para você entender melhor quais são as atividades que o software facilita, separamos 5 tarefas que ficam mais fáceis com a GED. Confira abaixo!
1. Armazenamento de documentos
Com a GED, uma empresa consegue realizar o armazenamento de arquivos de diversas naturezas, otimizadamente e com um ótimo custo-benefício.
O melhor de tudo é que o sistema mantém a forma original do arquivo e, geralmente, não altera a veracidade das informações contidas no documento.
Esse software possui uma ferramenta chamada “processamento de formulários”, uma tecnologia que reconhece as informações contidas nos documentos e envia-os para o banco de dados — otimizando a digitação e a busca por dados.
2. Localização de documentos
Podemos dizer que uma das principais beneficiadas pela GED é a localização de documentos. Em apenas alguns passos, você consegue achar qualquer arquivo.
Por exemplo, para atualizar os documentos de um colaborador que foi promovido, que sai de férias ou é demitido, o RH precisará realizar a captação das informações do profissional.
Se a tarefa for feita de maneira manual, pode levar até alguns dias para encontrar as informações do colaborador. No entanto, com a GED é possível achar tais informações em 3 segundos.
3. Controle dos arquivos
Vez ou outra é necessário realizar o compartilhamento de documentos entre setores, ou organizações. Se o documento for físico, a transferência do arquivo pode demorar um pouco.
Isso porque o colaborador deverá sair de seu setor e ir em outro, e realizar essa ação regularmente, pode cansar.
Com a GED, uma empresa tem mais controle de seus arquivos e pode realizar a transferência de suas informações a qualquer momento e de uma maneira simples.
Além disso, com esse software a empresa consegue dar permissão para a empresa acessar o documento ou somente para profissionais específicos. Essa é uma ótima maneira de manter as informações seguras.
4. Segurança e conservação dos documentos
A gestão eletrônica de documentos permite que você tenha mais controle sobre suas informações e, consequentemente, mais segurança.
Além disso, com o armazenamento virtual é possível prevenir a perda de arquivos em incêndios, deterioração por umidade, por insetos ou mera desorganização.
Caso aconteça qualquer problema com seus arquivos digitais, como corrompimento, exclusão ou perda, eles podem ser recuperados com um backup.
Ou seja, você não precisará se preocupar mais com a conservação de suas informações, já que estarão 100% seguras no sistema.
5. Descarte
É muito importante armazenar documentos, porém, também é preciso se desfazer de algumas informações quando já não são mais necessárias.
Por exemplo, quando um colaborador é demitido, suas informações devem ficar armazenadas por cinco anos. Após isso, já é possível descartar seus dados.
Imagine lembrar manualmente a data de descarte de cada documentação de colaboradores demitidos. É muito trabalhoso, não é?
Com a GED, o administrador, no ato da digitalização do documento, pode estabelecer uma data para a exclusão automática do documento, a fim de liberar o espaço do servidor.
Quais as vantagens da gestão eletrônica de documentos?
Existem diversos benefícios em optar pela gestão eletrônica de documentos, mas a principal é a organização empresarial que a ferramenta propõe.
Com a GED, você consegue padronizar os procedimentos de organização e administração para classificação, transferência e descarte de documentos. Além disso, você também pode:
- Controlar o acesso aos documentos;
- Melhorar a segurança das informações;
- Economizar com a produção documental;
- Agilizar e otimizar processos internos;
- Localizar arquivos novos e antigos rapidamente;
- Rastrear o fluxo de compartilhamento de arquivos;
- Preservar o patrimônio documental histórico da empresa.
Como a Docs TI Brasil realiza a gestão eletrônica dos seus documentos?
Optar pela gestão eletrônica de documentos é fácil, mas é muito importante contar com uma empresa de confiabilidade que preste o serviço.
A GED é um software que é prestado por diversas empresas — cada uma com suas próprias características.
Por esse motivo, é de extrema importância que você escolha a prestadora que mais se integre com seus objetivos. Ou seja, dê preferência por serviços completos.
Aqui na Docs Ti, oferecemos um serviço de qualidade e completo para a organização dos seus documentos e arquivos digitais.
Disponibilizamos ao cliente quatro formas de prestação de serviço de gerenciamento de documentos, sendo eles: Documento na Nuvem, Armazenagem de Caixas, Gestão de Documentos Físicos e Sala de Cofre de Mídias.
Nosso objetivo é atender todos os tipos de empresas que necessitam de gestão eletrônica de documentos. Por isso oferecemos diversas opções de GED para você!
Venha conhecer o melhor serviço de GED para sua empresa e faça a sua cotação com a Docs TI Brasil!
Conclusão
A gestão eletrônica de documentos é uma estratégia muito benéfica para empresas que visam o crescimento no mercado.
No entanto, para deixar um negócio ainda mais otimizado, é muito importante que a empresa se integre a outras ferramentas otimizadoras.
Dessa maneira, o empresário conseguirá otimizar diversos processos de áreas diferentes de seu negócio — indo além da área administrativa.
Ou seja, quanto mais otimização se tem em uma empresa, mais resultados pode-se obter e, consequentemente, mais relevância no mercado.