Guarda de Documentos

Tempo de guarda de documentos: fique por dentro dos seus prazos

Tempo de leitura: 6 minutos

Se você é empresário, com certeza, já se perguntou qual é o tempo de guarda de documentos. Sabia que o tempo de armazenamento pode mudar de arquivo para arquivo? 

Isso acaba confundindo as empresas sobre quanto tempo é necessário armazenar um documento específico. 

Toda empresa necessita guardar algum tipo de documento, sejam eles notas fiscais, comprovantes de pagamento, documentos oficiais, jurídicos e outros. 

Esse processo é muito importante, pois, uma hora ou outra, a informação contida no arquivo pode ser necessária para algum processo interno ou externo. 

Para você cumprir o tempo de guarda de documentos e não se desfazer do mesmo antes do tempo, a Docs TI Brasil, neste artigo, explicará o prazo para cada documentação. 

O que é a guarda de documentos? 

Em suma, a guarda de documentos é nada mais que a organização e armazenamento de documentos físicos ou digitais de uma empresa

Ela serve para manter as informações dos arquivos em segurança, com o objetivo de preservar e facilitar o acesso desse material. 

Apesar de ser um método de organização, muitas vezes, a guarda de documentos pode ser um grande desafio para as empresas. 

Esse é um trabalho indispensável para que uma empresa consiga manter um histórico de suas atividades e mudanças em segurança. 

Isso porque, em certas ocasiões, o acervo preservado pode ser utilizado para proteção em fiscalizações e processos judiciais. 

Geralmente, o trabalho de guarda de documentos é oferecido por empresas terceirizadas que possuem um sistema e infraestrutura necessários para a organização dos arquivos. 

A guarda de documentos em uma empresa é imprescindível para evitar o descarte de informações antes do período necessário. 

Mesmo com a digitalização de documentos, é muito comum ver as empresas se desfazendo de suas versões originais. 

Qual é o prazo de guarda dos documentos?

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Como introduzido anteriormente, todo o documento possui uma data de validade para ser armazenado. 

Caso for descartado antes do período estipulado, muito provavelmente, a empresa pode ter problemas de fiscalização e judiciários. 

Por isso, é muito importante respeitar o prazo de guarda estipulado para cada documento. Dessa maneira, o empresário poderá comprovar possíveis fiscalizações em sua empresa. 

Para você entender melhor o assunto, confira o prazo de guarda de documentos de algumas áreas essenciais de nosso cotidiano:

Trabalhista e previdenciário 

Geralmente, os documentos trabalhistas devem ser armazenados pelo prazo mínimo de 5 anos, contados a partir da data do pagamento ao empregado, ou de 2 anos da rescisão contratual. 

Confira o prazo de armazenamento de alguns documentos trabalhistas: 

  • 2 anos: Termos de Rescisão do Contrato de Trabalho, Aviso Prévio e Pedido de demissão; 
  • 5 anos: Caged, Acordos de Compensação de Férias, Acordos de Prorrogação de Horas, Atestados Médicos, Autorização para Descontos não previstos em Lei, Cartões, Fichas ou Livro de Ponto, Guias de Recolhimento de Contribuições Sindical, Assistencial e Confederativa, Recibos de Adiantamento de Salários, 13º Salário, Gozo de Férias e Pagamentos em Geral, Requerimento do Empregado da 1º parcela do 13º Salário e do Abono Pecuniário de Férias, Seguro-desemprego – Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD), Vale-Transporte, Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa) – NR 5 – Eleições, Mapa Anual de Acidentes do Trabalho; 
  • 10 anos: PIS/Pasep e Salário-educação;
  • 20 anos a partir do desligamento do colaborador: Exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas);
  • 20 anos: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

O prazo de guarda de documentos que envolvam benefícios previdenciários dos segurados é de 10 anos, com fundamento no artigo 225, §§ 5º e 7º do Decreto nº 3.048/1999 e art. 568 da Instrução Normativa INSS nº 77/2015.

Veja abaixo o prazo de guarda de alguns documentos previdenciários:

  • 5 anos: Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social (GPS), Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS, Documentos relativos à retenção dos 11% sobre nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços, Folha de pagamento (fins exclusivamente previdenciários), Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias, Salário-educação e Salário-maternidade;
  • 10 anos: Salário-família (documentos referentes à concessão, manutenção e pagamento das cotas do salário-família), Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária;
  • 20 anos: Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Tributário 

Veja o prazo de guarda para alguns documentos tributários: 

  • 5 anos: DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL), DIRF, Folha de Ponto, GPS, GR Contribuição Sindical / Assistencial, Holerites / Recibos de Pagamentos, Livros de Entradas e Saídas, Livros: Apuração do ISS e ICMS, Notas Fiscais e Cupons Fiscais; 
  • 6 anos: Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe, Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP, Extratos Bancários, Livro Diário, Livro Razão, Livro Registro de Inventário, Recibo de Vale Refeição, Recibo de Vale Transporte;
  • 10 anos: Formulário CAGED; 
  • 20 anos: Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) e Laudo PPRA; 
  • 35 anos: Folha de Pagamento, GFIP (FGTS – RE / GR); 
  • Permanente: Livro de Inspeção do Trabalho, Livros de Atas de Assembleia, Processos Trabalhistas e Prontuários de Funcionários;
  • Indeterminado: RAIS.

Médico

De acordo com o Art. 6º da Lei º 13.787, de 27 de dezembro de 2018, o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados podem ser eliminados. 

Pagamento de contas de Consumo 

Sabia que até as contas de consumo como boletos de telefone, energia, água, aluguel, entre outros, devem ser armazenados? 

No entanto, como os outros documentos citados ao longo do artigo, a guarda também dependerá do arquivo. 

Por exemplo, é necessário a guarda por 1 ano de documentos como: telefone, internet, luz, água, seguro dos veículos e outros. 

Já no prazo de 2 anos, devem ser guardados documentos como multas de trânsito já quitadas. Os comprovantes de pagamento de aluguel devem ser guardados pelo prazo de 3 anos. 

Agora, os documentos relacionados a financiamentos, como extratos bancários, empréstimos, tributos, (IPVA, IPTU, Imposto de Renda), recibos de consórcio, plano de saúde, faturas do cartão de crédito e outros, devem ser guardados pelo prazo de 5 anos. 

Quais os benefícios da guarda de documentos? 

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Um dos principais benefícios da guarda de documentos é a possibilidade de comprovar o cumprimento de obrigações, sejam trabalhistas, fiscais ou previdenciárias. 

A falta de qualquer documento exigido por uma possível fiscalização pode levar uma empresa a lavratura de auto de infração com a consequente imposição de multa. 

Com a guarda de documentos você tem: 

  • Maior segurança nas operações; 
  • Menor risco operacional; 
  • Redução de custos operacionais; 
  • Facilidade e agilidade na busca de documentos; 
  • Otimização de espaço físico;
  • Redução de perda de documentos.

Independentemente da maneira que o documento esteja sendo armazenado, seja físico ou digital, a guarda é imprescindível para as pequenas, médias e grandes empresas. 

No entanto, para fazer uma boa guarda de documentos, você deve contar com uma equipe especializada no armazenamento de documentos. 

Como fazer a guarda de documentos da melhor forma? 

É importante ressaltar que a guarda de documentos pode ser feita sem uma empresa especializada, mas podemos dizer que esse é um caminho um pouco mais arriscado. 

Isso porque a guarda de documentos, efetuada por uma empresa especializada, segue um padrão de armazenamento e faz o uso de métodos e técnicas específicas.

Por isso, o primeiro passo para fazer a guarda de documentos da melhor forma possível, é procurar uma empresa terceirizada de confiabilidade. 

Essa empresa deve possibilitar a rápida localização de informações, categorizando os documentos por tema, setor ou palavra-chave. 

Para que a guarda de documentos seja realizada com maestria, é necessário que os documentos estejam em perfeito estado, sem rasgos ou manchas que impossibilitam a leitura. 

Além disso, também é muito importante se atentar aos objetos encontrados no papel, como clipes, grampos ou presilhas de pastas. 

Uma empresa de guarda de documentos realiza todos esses procedimentos de maneira eficaz e prática — organizando os documentos com muita maestria e dedicação. 

Leia mais: Plataforma GED: Saiba como ela pode ajudar a sua empresa

Conte com o serviço de guarda de documentos da Docs TI Brasil! 

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É bem melhor quando se tem uma empresa de guarda de documentos de confiabilidade para se contar. 

Isso porque você saberá exatamente que seus documentos serão organizados adequadamente sem erros ou infrações. 

Conte com empresas que garantem a melhor organização dos seus documentos, como a Docs TI Brasil. Nosso serviço de guarda de documentos está disponível em duas formas: 

  • Guarda de Documentos I: O cliente organiza, lacra e classifica os documentos com o material fornecido pela Docs TI Brasil; 
  • Guarda de Documentos II: O cliente envia os documentos e os mesmos são organizados, lacrados e classificados pela Docs TI Brasil. 

Ou seja, oferecemos a você a liberdade de organizar os próprios documentos com materiais de qualidade, ou organizamos todo o seu acervo de arquivos por conta própria. 

Quer cumprir os prazos de guarda dos documentos da sua empresa? Então, conte com a Docs TI Brasil para a organização do seu acervo. Faça sua cotação agora mesmo! 

Conclusão

Com o grande acúmulo de papéis em uma empresa, é comum que vez ou outra um documento seja descartado sem querer. 

Para evitar que informações importantes sejam descartadas, a guarda de documentos é muito importante em uma empresa. 

Além disso, cada documento tem uma data estipulada para ser descartado. Caso sua exclusão seja feita antes do tempo, a empresa pode entrar em possíveis apuros. 

Por isso, para evitar situações do tipo, realize o armazenamento dos seus documentos da melhor forma possível, seja física ou digital. 

Leia também “Guia prático: Como organizar documentos de uma empresa?

 

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