Laserfiche: controle empresarial com flexibilidade departamental

Contendo ferramentas que ajudam você a colecionar, armazenar, pesquisar e compartilhar informações de sua empresa de forma rápida e confiável, o Laserfiche diminui a dificuldade e os gastos com gerenciamento de documentos em papel, sempre de acordo com as normas regulamentadoras do mercado. Para atender todas as áreas de uma instituição educacional, a Laserfiche oferece um software flexível que reduz diretamente custos operacionais e dinamiza os serviços estudantis.

As instituições estão utilizando o Laserfiche para:

 

Automatizar processos administrativos
Para departamentos que administram folhas de pagamento, contratam pessoas, processam faturas e gerenciam contratos, o Laserfiche representa uma maneira de eliminar operações baseadas em papel e melhorar a acessibilidade das informações:

  • Automatize processos administrativos, de recursos humanos, gerenciamento de contratos, credenciamento de pessoas, etc.;
  • Aumente a produtividade dos empregados ao substituir o arquivamento e a procura manuais, que consomem muito tempo, por arquivamento e procura digitais;
  • Digitalize relatórios de ponto para fácil armazenamento e pesquisa;
  • Elimine arquivos de aço, liberando espaço para departamentos ou salas de aulas.

 

Gerenciar centralizadamente os registros dos estudantes
O Laserfiche oferece um ponto de controle central em relação às informações dos estudantes. Com o Laserfiche, a instituição estabelece padrões para digitalização, gerenciamento e roteamento de registros, fornecendo ao mesmo tempo a habilidade para cada departamento armazenar informações de acordo com suas necessidades específicas:

  • Atenda facilmente às exigências de armazenamento de registros;
  • Garanta a consistência das informações por meio de modelos personalizados;
  • Aumente a produtividade dos empregados ao indexar automaticamente documentos de entrada;
  • Execute consultas de registros especializadas baseadas em dados;
  • Proteja arquivos pessoais confidenciais com alta segurança.

 

Fornecer auxílio financeiro
O Laserfiche permite que as equipes de auxílio financeiro capturem, organizem e processem, de forma rápida e fácil, matrículas, notas promissórias e outros documentos necessários para fornecer auxílio financeiro aos candidatos qualificados:

  • Elimine a necessidade da inserção de data manual ao popular automaticamente as documentações;
  • Acelere o tempo de processamento necessário do auxílio financeiro ao rotear automaticamente os documentos para os conselheiros designados para que eles os revisem e aprovem;
  • Conceda acesso simultâneo aos arquivos, eliminando a necessidade de cópia e transporte dos documentos;
  • Diminua o tempo de espera dos estudantes via pesquisa instantânea de documentos.

 

Garantir a segurança dos registros
Administrar acessos a registros consome muito tempo de seus empregados. O Laserfiche oferece um sistema de segurança granular que permitem às instituições projetar e implementar uma política de segurança que equilibre normais documentais, segurança e acessibilidade:

  • Implemente gerenciamento de registros com certificação DoD 5015.2 para simplificar normas com retenção e destruição de documentos;
  • Elimine arquivos armazenados em lugares errados, arquivos perdidos durante o transporte e arquivos acessados inadequadamente;
  • Controle registros confidenciais e previne que eles apareçam durante uma pesquisa;
  • Garanta a segurança ao poder bloquear trechos e palavras dos documentos para quem não possui acesso a essas informações;
  • Registre atividades do sistema para demonstrar que ele esteja de acordo com normas e regulamentos;

 

Garantir a continuidade das operações
O Laserfiche desempenha um papel fundamental em planos de recuperação de desastres institucionais ao garantir a segurança dos registros e limitar os custos e esforços de salvamento e restauração:

  • Permita que administradores, empregados da área de manutenção e departamentos de polícia e de bombeiros locais possam acessar instantaneamente documentos críticos via Internet em caso de uma emergência;
  • Organize desenhos arquitetônicos, esquemas e manuais de operações para fácil acesso em tempos de crise;
  • Utilize o publicador de mídia portátil Laserfiche Plus para reconstruir repositórios danificados ou destruídos e fornecer acesso imediato a pessoas autorizadas.

 

Fonte: The Chronicle of Higher Education

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