Contendo ferramentas que ajudam você a colecionar, armazenar, pesquisar e compartilhar informações de sua empresa de forma rápida e confiável, o Laserfiche diminui a dificuldade e os gastos com gerenciamento de documentos em papel, sempre de acordo com as normas regulamentadoras do mercado. Para atender todas as áreas de uma instituição educacional, a Laserfiche oferece um software flexível que reduz diretamente custos operacionais e dinamiza os serviços estudantis.
As instituições estão utilizando o Laserfiche para:
Automatizar processos administrativos
Para departamentos que administram folhas de pagamento, contratam pessoas, processam faturas e gerenciam contratos, o Laserfiche representa uma maneira de eliminar operações baseadas em papel e melhorar a acessibilidade das informações:
- Automatize processos administrativos, de recursos humanos, gerenciamento de contratos, credenciamento de pessoas, etc.;
- Aumente a produtividade dos empregados ao substituir o arquivamento e a procura manuais, que consomem muito tempo, por arquivamento e procura digitais;
- Digitalize relatórios de ponto para fácil armazenamento e pesquisa;
- Elimine arquivos de aço, liberando espaço para departamentos ou salas de aulas.
Gerenciar centralizadamente os registros dos estudantes
O Laserfiche oferece um ponto de controle central em relação às informações dos estudantes. Com o Laserfiche, a instituição estabelece padrões para digitalização, gerenciamento e roteamento de registros, fornecendo ao mesmo tempo a habilidade para cada departamento armazenar informações de acordo com suas necessidades específicas:
- Atenda facilmente às exigências de armazenamento de registros;
- Garanta a consistência das informações por meio de modelos personalizados;
- Aumente a produtividade dos empregados ao indexar automaticamente documentos de entrada;
- Execute consultas de registros especializadas baseadas em dados;
- Proteja arquivos pessoais confidenciais com alta segurança.
Fornecer auxílio financeiro
O Laserfiche permite que as equipes de auxílio financeiro capturem, organizem e processem, de forma rápida e fácil, matrículas, notas promissórias e outros documentos necessários para fornecer auxílio financeiro aos candidatos qualificados:
- Elimine a necessidade da inserção de data manual ao popular automaticamente as documentações;
- Acelere o tempo de processamento necessário do auxílio financeiro ao rotear automaticamente os documentos para os conselheiros designados para que eles os revisem e aprovem;
- Conceda acesso simultâneo aos arquivos, eliminando a necessidade de cópia e transporte dos documentos;
- Diminua o tempo de espera dos estudantes via pesquisa instantânea de documentos.
Garantir a segurança dos registros
Administrar acessos a registros consome muito tempo de seus empregados. O Laserfiche oferece um sistema de segurança granular que permitem às instituições projetar e implementar uma política de segurança que equilibre normais documentais, segurança e acessibilidade:
- Implemente gerenciamento de registros com certificação DoD 5015.2 para simplificar normas com retenção e destruição de documentos;
- Elimine arquivos armazenados em lugares errados, arquivos perdidos durante o transporte e arquivos acessados inadequadamente;
- Controle registros confidenciais e previne que eles apareçam durante uma pesquisa;
- Garanta a segurança ao poder bloquear trechos e palavras dos documentos para quem não possui acesso a essas informações;
- Registre atividades do sistema para demonstrar que ele esteja de acordo com normas e regulamentos;
Garantir a continuidade das operações
O Laserfiche desempenha um papel fundamental em planos de recuperação de desastres institucionais ao garantir a segurança dos registros e limitar os custos e esforços de salvamento e restauração:
- Permita que administradores, empregados da área de manutenção e departamentos de polícia e de bombeiros locais possam acessar instantaneamente documentos críticos via Internet em caso de uma emergência;
- Organize desenhos arquitetônicos, esquemas e manuais de operações para fácil acesso em tempos de crise;
- Utilize o publicador de mídia portátil Laserfiche Plus para reconstruir repositórios danificados ou destruídos e fornecer acesso imediato a pessoas autorizadas.
Fonte: The Chronicle of Higher Education