Papel vencido é lixo

Logo que o computador começou a popularizar-se, surgiram várias teorias de que brevemente o papel não seria mais tão necessário. Ledo engano.
O que vimos acontecer desde então foi um aumento significativo da papelada que produzimos no dia a dia, seja em nossa vida pessoal e, mais ainda, dentro das nossas empresas.

Pelo grande volume de informações tratadas, a área contábil sempre liderou o processo de informatização dos procedimentos dentro das empresas, sejam elas grandes ou pequenas, e, talvez, seja a área que mais sentiu essa “não redução na produção de papéis”.

Na verdade, no caso das pequenas empresas, podemos dizer que até bem pouco tempo, a única área realmente informatizada era a contabilidade. E, diferentemente do que foi profetizado, aquilo a que assistimos foi a um grande aumento no volume de papel produzido nos últimos anos.

Para piorar a situação, vejo que muitas pessoas têm uma dificuldade enorme em livrarem-se de papéis que não tem mais utilidade alguma. Quando visito empresas, tenho, na medida do possível, incentivado o descarte de papéis que já perderam a validade, informando-lhes sobre o prazo legal para guarda e manutenção de documentos fiscais, mas ainda encontro muita resistência por parte das pessoas, que têm medo de, numa eventualidade, precisarem deles em algum momento futuro.

E esse medo não deixa de ter certa razão de existir, principalmente num país como o nosso, em que a burocracia tem vida própria e onde um pedaço de papel vale mais que a palavra de uma pessoa.

Mesmo assim, há certo exagero por parte de muitas pessoas quando o assunto é a guarda de documentos. Frequentemente, encontro caixas guardadas em suas empresas com documentos que não tem mais validade alguma, e que agora só estão servindo de alimento para as traças.

Em nosso escritório contábil, temos trabalhado incansavelmente na redução da “produção de papéis”, eliminando a necessidade de impressão de muitos documentos, e, através da digitalização, otimizamos e agilizamos o seu envio aos nossos clientes, aos fornecedores e às instituições financeiras.

Mesmo assim, nossos clientes continuam gerando uma quantidade gigantesca de papéis, sendo que, em muitos casos, esses “documentos” não terão mais utilidade alguma logo após a sua impressão e, no entanto, continuam sendo guardados como se fossem verdadeiras relíquias.

Mas, assim como existem aqueles que se apegam ao papel, exibindo até certo orgulho em apresentar as suas relíquias amareladas e guardadas em bom estado de conservação, há também pessoas que não tem o menor senso de responsabilidade em manter a guarda correta dos documentos, nem pelo tempo mínimo necessário, tampouco em local adequado e de fácil localização.

Já encontrei caixas com documentos jogadas nos “buracos” mais úmidos e insalubres que você possa imaginar. Locais próprios para a criação de insetos, ratos, traças, etc., exceto para a guarda de documentos.

Também já me senti um verdadeiro arqueólogo tentando resgatar e restaurar algum documento importante que estava “guardado” em algum calabouço da empresa.

Enfim, se você também tem dúvidas quanto ao tempo necessário para guarda de documentos fiscais, consulte seu contador, ele saberá orientá-lo corretamente sobre os prazos de guarda para cada tipo de documento, e não perca tempo nem dinheiro produzindo e guardando papéis que não tenham utilidade.

Fonte: Contábeis por Isaac Rincaweski

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