Qual a importância de uma solução de gestão documental?

Num processo de análise e avaliação para a adoção de uma solução tecnológica de apoio à gestão ou processo empresarial, o cálculo do retorno de investimento (ROI), é um ponto indiscutível na altura de se tomar a decisão final.

Numa fase mais preliminar, uma simples recolha de informação (através de estudos e opiniões publicados na Web), poderá apoiar o decisor neste processo.

Tal como um software de gestão que atualmente é uma ferramenta fundamental (ou mesmo obrigatória), para qualquer organização, uma solução de gestão documental ou “workflow” é uma solução preciosa para qualquer gestor.

Os dados, os estudos que poderão ser facilmente consultados na Internet, são fatos, que qualquer decisor não poderá ignorar.

A título de exemplo, sabe quanto representa os custos com recursos, utilizados na pesquisa de informação, essencial para a sua atividade? Segundo um estudo da Datamonitor, são 10%!

A somar teremos ainda de considerar que mais de 50% dos custos são agora desperdiçados com o “trabalho com informação”, resultando muitas vezes em inúmeras duplicações de trabalho já realizado. Os colaboradores sofrem com o excesso e com a escassez de informação, consumindo 25% do seu dia à sua procura.

E quando tempo julga ser utilizado por ano, na pesquisa de informação mal arquivada ou mal nomeada? Segundo a IDC, são necessárias seis semanas por ano.

Mas não se trata apenas de tempo consumido. Teremos ainda de analisar a perspetiva financeira e os números que os estudos indicam são reveladores do valor que diariamente poderá estar a “perder” pelo facto de “poupar” neste investimento.

Segundo a Gartner, numa organização com cerca de 1.000 colaboradores, são gastos em média cerca de três milhões de euros num ano, resultantes do tempo consumido na pesquisa de informação. Informação essa que duplica a cada dois meses e que se transforma na sua grande maioria em informação não classificada (cerca de 80%), de acordo com a Forrester.

Estes são os factos e os estudos que as principais consultoras apresentam e muito mais poderia aqui ser referido.

Considerando ainda a atual necessidade no aumento da competitividade, por parte das organizações nacionais, uma solução que promove o equilíbrio administrativo, financeiro e produtivo, será em tudo benéfica e poderá solucionar a forma como algumas das organizações são geridas.

Inquiridos, a maioria dos gestores considera a gestão de conteúdos não-estruturados (que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registos de colaboradores, relatórios, formulários, faturas de fornecedores, contratos, procedimentos internos, reclamações, desenhos, e-mails, entre outros), uma prioridade estratégica para aumentar significativamente a eficiência e é aqui que a adoção de uma solução de gestão documental e “workflow” poderá ser o melhor investimento.

Fonte: ComputerWorld

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