Como a prefeitura de Fresno organiza seu repositório Laserfiche

Vito Filippi, Analista de Sistema do Gabinete de Assessoria da Prefeitura de Fresno, compartilha alguns conselhos sobre trabalho com documentos, fichas e pastas.

Após implementarmos o Laserfiche, é hora de pensarmos em como integrá-lo nos processos de negócios de nossa organização. Planejar um repositório organizado, que permita que os usuários efetuem pesquisas, compartilhamentos, acessos e arquivamentos de forma eficaz, é o ponto chave. Aqui vão algumas informações importantes a serem consideradas ao criar fichas de documentos e estruturas de pastas.

 

Trabalhando com documentos e fichas

  • Converse com os usuários finais e identifique os diversos tipos de documentos que estão na rotina deles. Pergunte a si mesmo:
    • Todos esses documentos são críticos para seus processos de negócios?
    • Qual é a função de cada documento?
    • Como esses documentos são utilizados?
    • Qual a informação mais importante contida nesses documentos?
    • Como os usuários gostariam de acessar esses documentos no futuro?
    • Ao projetar fichas e campos, procure por informações comuns a todos os tipos de documentos.

Exemplo: Na área de Transferência de Propriedades, nós descobrimos muitas informações que existiam em todos os tipos de documentos. Isso nos levou a criar uma única ficha de Transferência de Propriedade para todos os 33 tipos de documentos diferentes.

Fresno

 

Essa ficha única nos permitiu:

  • Diminuir significativamente o tempo de processamento dos documentos e aumentar o volume ao simplificar a entrada de dados.
  • Eliminar esforços desperdiçados e redundâncias.
  • Diminuir o tempo de resposta de atendimentos a clientes internos e externos.
  • Reutilizar o mesmo campo em diversas fichas.

Exemplo: Nós utilizamos o campo APN em 17 fichas diferentes e o campo Book-Page em 5 fichas diferentes.

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Reutilizar os mesmos campos ajudou nossa equipe a:

  • Encontrar facilmente documentos relacionados por meio da pesquisa em um único campo.
  • Manter consistência na entrada de dados.

 

Montando uma estrutura de pastas eficiente

  • Consolide suas pastas. Armazene documentos relacionados no mesmo diretório para encontrá-los mais rapidamente quando necessário.

Exemplo: Mesmo possuindo 33 tipos de documentos diferentes, nós temos apenas 19 pastas em nosso diretório.

Fresno

 

  • Assegure-se de que sua estrutura de pastas é flexível para suportar mudanças que possam ocorrer no futuro.

Exemplo: Nossa área de Isenções possui diversos tipos de isenções, como “Igrejas”, “Militares” e “Deficientes”. Inicialmente nós armazenamos todas dentro do diretório “Isenções” em nosso repositório, mas rapidamente percebemos que a pesquisa de múltiplos tipos de documentos dentro dessa pasta era demorada e ineficaz. Dessa forma, nós reorganizamos a pasta “Isenções” diferenciando os diversos tipos de documentos e criamos nossas fichas de forma que compartilhassem os campos em comum entre elas. Como resultado, nosso tempo de pesquisa de documentos e de atendimento ao cliente diminuíram drasticamente.

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Fonte: Laserfiche

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