Digitalização de Documentos

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O que é digitalização de documentos ?

Digitalização de Documentos

É o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) ou de um transdutor de sinais.

 

Atuação

A Docs TI Brasil disponibiliza ao cliente duas formas de prestação de serviço de digitalização:

Digitalização de documentos interna: retiramos os documentos físicos no cliente e executamos o processo de digitalização em nosso escritório.

Digitalização de documentos externa: fornecemos equipamento e mão-de-obra especializada para atuar nas instalações do cliente, executando os serviços de digitalização.

 

Procedimento para digitalização de documentos

Preparação: Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.

Digitalização: Os documentos em papel são escaneados e transformados em imagens digitais através de um scanner e armazenados em um dispositivo físico.

Indexação: São gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.

Controle de qualidade: Cada um dos documentos passam pelo controle de qualidade antes de serem enviados ao cliente.

Entrega: Os documentos são entregues em DVD ou outro dispositivo. Havendo a necessidade, os documentos podem ser disponibilizados através da web ou gerenciados por um Software GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos).

 

 

  • Benefícios da digitalização de documentos

    • Diminuição de custos
    • Fácil implementação
    • Redução do uso de papel
    • Acesso através de sistema de procura
    • Diminuição do espaço físico
    • Economia com móveis de arquivo
    • Agilidade operacional
    • Gestão Online dos documentos
    • Acesso Remoto
    • Backup de segurança dos arquivos
  • O que digitalizar ?

    • arquivos históricos
    • arquivos júrídicos
    • contratos
    • notas fiscais
    • holerites
    • faturas
    • documentos de rh
    • imagens
    • ordem de serviço
    • documentos contábeis
    • plantas arquitetônicas
    • manuscritos

Recomendação para serviço de digitalização de documentos

A digitalização de documentos é recomendada para empresas que contêm grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Bancos, indústrias, universidades, hospitais, imobiliárias, escritórios de advocacia, escritórios de contabilidade, cartórios, consultórios médicos e estética, etc,  são algumas das áreas que a digitalização é necessária.

  • Por que a maioria das informações de sua empresa continuam em papel?
  • Como garantir a integridade dos seus documentos em papel?
  • Como transformar o espaço utilizado para a guarda dos seus documentos em uma área mais produtiva ao seu negócio?
  • Como aumentar a produtividade de seus colaboradores ao buscar uma informação?
Está com alguma dúvida?

Fale conosco e facilite o gerenciamento dos seus documentos.

(11) 2347-3000