Guarda de Documentos

Seus documentos físicos em segurança

O que é a guarda de documentos ?

Guarda de Documentos

É o processo de manter os documentos originais em papel guardados em caixas por certos períodos de tempo, como por exemplo notas fiscais, comprovantes de pagamento, documentos oficiais, jurídicos, etc.

 

Atuação

A Docs TI Brasil disponibiliza ao cliente duas formas de prestação de serviço de guarda de documentos:

Guarda de Documentos I: o cliente organiza, lacra e classifica os documentos com o material fornecido pela Docs TI Brasil.

Guarda de Documentos II: o cliente envia os documentos e os mesmos são organizados, lacrados e classificados pela Docs TI Brasil.

 

Procedimento para guarda de documentos

Entrega de material: Para efetuar a guarda de seus documentos, fornecemos ao cliente caixas personalizadas Docs com tampas, etiquetas de identificação e lacres numerados para acondicionar seus documentos de papel.

Preparação: Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.

Separação: Os documentos em papel são separados de forma organizada conforme a necessidade do cliente.

Classificação: O conteúdo dos documentos inseridos na caixa é listado no sistema para facilitar sua localização no futuro.

Retirada: Efetuamos a retirada das caixas no cliente tendo como controle um comprovante de retirada de 2 vias.

Acondicionamento: As caixas são acondicionadas em nosso galpão de forma adequada para manter o perfeito estado dos documentos.

Pesquisa: Havendo a necessidade de obter os documentos físicos, o cliente realiza um pedido através do site e é feita a separação da caixa solicitada.

Solicitação: São gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.

Expurgo: Não havendo mais a necessidade de manter os documentos físicos guardados, o cliente pode solicitar o descarte da caixa.

 

  • Benefícios da guarda de documentos

    • Diminuição de custos
    • Fácil implementação
    • Acesso através de sistema de procura
    • Diminuição do espaço físico
    • Economia com móveis de arquivo
    • Agilidade operacional
    • Gestão Online dos documentos
    • Segurança
  • O que guardar ?

    • arquivos históricos
    • arquivos júrídicos
    • contratos
    • notas fiscais
    • holerites
    • faturas
    • documentos de rh
    • ordem de serviço
    • documentos contábeis
    • plantas arquitetônicas

Recomendação para serviço de guarda de documentos

A guarda de documentos é recomendada para empresas que contêm grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta.

Bancos, indústrias, universidades, hospitais, imobiliárias, escritórios de advocacia, escritórios de contabilidade, cartórios, consultórios médicos e estética, etc, são algumas das áreas que a guarda de documentos é necessária.

Nosso galpão possui alarme de vigilância 24 horas com circuito fechado de TV [CFTV][/CFTV].

Está com alguma dúvida?

Fale conosco e tenha segurança e facilidade no gerenciamento dos seus documentos.

(11) 2347-3000