A indexação é a melhor forma de recuperar um documento digital. Se não fosse por ela, para encontrar um documento você precisaria abrir todos os seus arquivos digitais, fazer uma leitura, ainda que rápida, e verificar se aquele seria o documento que você está buscando.

Normalmente quem digitaliza seus documentos irá utilizar um aplicativo/programa que além da busca irá permitir outras operações sobre os documentos. Tarefas como:

     – Enviar o documento por e-mail para alguém;
     – Imprimir o documento;
     – Ler o documento;
     – Etc.

Nossa empresa fornece gratuitamente um aplicativo que lhe permite essas e outras funções sem a necessidade de instalação de qualquer outro programa no seu computador. Você não pagará nada para usar este sistema, apenas o espaço utilizado pelos seus arquivos digitalizados na nuvem.

A indexação é uma prestação de serviços onerosa, ou seja, tem custo. No processo de digitalização poderíamos dizer que é o processo mais complexo, necessário e demorado. Enquanto existem “scanners” que digitalizam 100 páginas por minuto ou mais, a indexação é um processo que, na sua grande maioria das vezes, depende da leitura humana de um especialista sobre o documento para depois digitar os dados lidos em algum lugar que permitirá a pesquisa e recuperação do documento no futuro.

Por esta razão há uma “limitação” da quantidade de caracteres para possibilitar a cobrança. Entenda esta limitação não como a quantidade máxima de um índice, mas como uma medida de valor. A cada índice de até 20 caracteres digitados há uma cobrança por documento.

Explicando melhor: se a cada 20 caracteres digitados uma empresa cobra R$ 0,04, caso o índice tenha 60 caracteres o valor da indexação daquele documento será R$ 0,12.

Note que existem empresas que cobram o valor da indexação por página. Nossa empresa não pratica este procedimento. Nós cobramos a indexação por DOCUMENTO e não por página. Por exemplo:

Suponha um documento de 10 páginas com 1 indexação de até 20 caracteres. Suponha ainda que o valor da digitalização por página seja R$ 0,15. Desta forma, teríamos:

        10 páginas digitalizadas a R$ 0,15              = R$ 1,50
         1 índice de até 20 caracteres a R$ 0,04        = R$ 0,04
                                                          ——-
                    Valor total da digitalização        = R$ 1,54

Se a cobrança fosse por páginas este valor subiria para R$ 1,90, ou seja, uma diferença de 23% que seriam pagos a mais.

Cuidado com este tipo de cotação.

A Docs Ti Brasil não utiliza a figura de terceiros ou contratados em nenhuma parte dos processos. Todos os nossos serviços são executados por funcionários contratados no regime CLT. Isto nos garante uma uniformidade e tranquilidade no trato com nossos clientes.

Nossa unidade de transporte de documentos é a caixa. Dentro de uma caixa D3 a quantidade de documentos é muito variável, mas a quantidade de folhas é muito semelhante. Estas caixas de papelão suportam até 20 Kg de conteúdo que pode equivaler a aproximadamente 5.000 folhas.

Os veículos que utilizamos tem uma capacidade de carga de 30 caixas D3, sendo esta a quantidade máxima transportada em nossos veículos.

Nossos serviços, dependendo do tipo de contrato, podem ter como unidade de transporte os próprios documentos e não somente as caixas.

Para mais detalhes, fale com nosso pessoal da área comercial.

Nossa empresa fornece aos nossos clientes a possibilidade de uso de um software desenvolvido por nós que não requer qualquer tipo de instalação nos equipamentos do cliente. Sua utilização é feita via navegadores de Internet.

Basta que você aponte seu navegador para o endereço que lhe será fornecido, digite suas credenciais e pronto, você já tem acesso a visualizar todos os documentos digitalizados e a emitir pedidos de devolução e/ou retirada de documentos, mídias e caixas de documentos.

Além de visualizar os documentos digitalizados, nosso aplicativo MaxiDoc permite que você os envie por e-mail para outra pessoa, imprima, converta, etc.

Este aplicativo não tem custos para os nossos clientes. O que é cobrado é apenas o espaço utilizado em nossos servidores e uma taxa mensal (menos de R$ 1,00 por dia) por cada usuário simultâneo que o cliente desejar contratar.

Em 1 gigabyte de espaço em nossos servidores sua empresa consegue armazenar aproximadamente 25.000 páginas A4 em branco e preto. Este é todo o custo que você terá ao armazenar seus documentos conosco com toda a segurança disponibilizada pela Amazon (um dos provedores mais seguros do mundo). Só para exemplificar, o custo de uma página armazenada em nossos servidores é equivalente a R$ 0,00116 por mês!

Os serviços de digitalização que executamos podem ser entregues ao cliente das seguintes formas:

    – Download feito em nossos servidores de arquivos;
    – Mídia CD / DVD;
    – Mídia escolhida pelo cliente (HD, PenDrive etc.). Neste caso o cliente pode fornecer a mídia ou nossa empresa pode oferecê-la mediante cobrança adicional;
    – Upload em aplicativo instalado no cliente. Neste caso haverá a cobrança por hora de utilização de nossos recursos humanos.

Os serviços de digitalização, a princípio, serão entregues nos formatos PDF ou TIFF, cabendo ao cliente a escolha do tipo de arquivo antes do início dos trabalhos. Havendo outras necessidades, nossa empresa conta com especialistas capazes de desenvolver aplicativos que poderão converter esses formatos no desejado.

Nosso aplicativo MaxiDoc disponibiliza 2 tipos de licenças: Standard e Pro. A licença Standard permite ao usuário executar tudo aquilo que for configurado pelo gestor do projeto e que não modifique a base de documentos. Em resumo, é uma licença que permite ver, enviar e-mail, imprimir e fazer download. Note que mesmo estas funções aqui elencadas podem ser restritas a determinados usuários, dependendo apenas das diretivas dos gestores do projeto.

A licença Pro permite a execução de tudo o que a licença Standard permite mais a função de upload de arquivo. Este tipo de licença cria a independência do cliente em relação aos serviços realizados por nossa empresa. Com esta licença o próprio cliente pode digitalizar seus documentos, enviá-los para a nuvem e indexá-los.

Todas as ações relacionadas à guarda de documentos são iniciadas a partir de nosso aplicativo na web. Em casos em que o cliente não possua acesso à internet temporariamente ou mesmo definitivamente, possuímos outros métodos redundantes que lhe permite iniciar uma ação.

As ações mais comuns são:

    – Pedidos de cartonagens (caixas e tampas);
    – Pedidos de lacres;
    – Pedidos de Retirada/Devolução de caixas;
    – Pedidos de Retirada/Devolução de documentos.

Todas as caixas são dotadas de códigos de barras que facilitam sua localização e armazenagem. Possuímos contratos onde as caixas são lacradas e o controle de conteúdo é exclusivamente do cliente e outros onde o conteúdo é inventariado por nossos especialistas e disponibilizado ao cliente, facilitando o pedido de documentos ao invés de caixas.

Os pedidos são recebidos pelo nosso departamento de atendimento ao cliente e ao mesmo tempo pelo cliente por meio de uma notificação por e-mail.

Se o cliente desejar, ele será avisado por e-mail de todas as etapas em que se encontra o pedido de caixas/documentos.

Estas são as etapas dos pedidos:

    Devolução
    – Pedido recebido;
    – Em separação;
    – Separado;
    – Em trânsito;
    – Entregue.

    Retirada
    – Pedido recebido;
    – Aguardando transporte;
    – Retirado;
    – Em trânsito;
    – Arquivado.

Nós disponibilizamos aos nossos clientes dois tipos de pedidos de caixas e/ou documentos: Normal e Urgente. A diferença básica entre eles é o tempo de devolução:

    Normal
    – Pedidos de retirada e/ou devolução realizados até as 12:00 horas serão atendidos até as 17:00 horas do dia seguinte (o atendimento poderá ocorrer no mesmo dia);
    – Pedidos de retirada e/ou devolução realizados a partir das 12:01 horas serão atendidos até as 17:00 horas de D + 2 (o atendimento poderá ocorrer no dia seguinte).

    Urgente
    – Pedidos de retirada e/ou devolução serão atendidos em até 4 horas úteis, contados dentro do período comercial (das 08:30 horas até as 17:30 horas).

Dentro de uma caixa box (caixa de arquivo) a quantidade de documentos é muito variável, mas a quantidade de folhas é muito semelhante. Estas caixas de papelão suportam até 7 Kg de conteúdo (recomendado no máximo 5 Kg), que pode equivaler a aproximadamente 1.500 folhas.

O material de fabricação delas não foi projetado para movimentações constantes por ser um produto muito frágil. Esta fragilidade pode comprometer a segurança dos documentos que são armazenados nela. Esta é a razão principal de todas as empresas de guarda de documentos adotarem as chamadas caixas container 20 Kg (no nosso caso, caixa D3). As caixas D3 são confeccionadas em papelão duplo ou triplo e possuem uma resistência muito superior às caixas box.

Nossa indicação é manter as caixas box quando os clientes já as possuem e armazená-las dentro de uma caixa D3. As caixas D3 foram projetadas para conter 3 caixas box. Quando arquivadas dessa forma, ficam ainda mais resistentes.

Expurgo é o processo pelo qual documentos são destruídos irremediavelmente. A grande maioria dos documentos possuem uma tabela de periodicidade de validade, ou seja, uma data de validade. A lei brasileira discorre sobre a validade de vários documentos que devem ser mantidos no seu formato original (papel) e outros que podem ser digitalizados e terem seus respectivos documentos em papel destruídos.

Esta lei sofre modificações de tempos em tempos, então sugerimos que você e/ou sua empresa contate um profissional da área que poderá lhe instruir de forma precisa sobre o que pode e o que não pode ser destruído.

Nossa empresa possui parcerias que trabalham exatamente neste ramo de serviços, ampliando nosso rol de serviços voltados à gestão documental.

O processo de expurgo de documentos é uma tarefa sem retorno que para ser executada deve ser precedida de estudo criterioso de execução. Em nossa empresa o início desse processo sempre será um documento assinado pelo cliente por pessoa capacitada para essa função autorizando a execução.

Após a separação dos documentos é criada uma lista contendo todos os detalhes de cada documento que deverá ser novamente assinada pelo cliente para que o processo possa seguir suas etapas.

Existem alguns processos de descaracterização de documentos como químico, físico, entre outros. Este processo pode ser filmado ou não.

Existe atualmente no Brasil uma grande quantidade de empresas voltadas à armazenagem de qualquer coisa que o cliente queira guardar “fora de casa”. São todas empresas muito sérias e competentes no que se propõem a fazer, mas guardar documentos vai além de se ter um espaço físico para a armazenagem de caixas.

Documentos, em última análise, são entidades que precisam de um certo “carinho”. Além dos cuidados especiais que um documento necessita, o custo para guardá-los não deve ser algo que cause problemas para seu proprietário. Não estamos afirmando que o custo de um espaço em uma dessas empresas irá colocar você ou sua empresa em problemas financeiros, mas temos certeza de que os custos indiretos e os custos possíveis de ocorrer no processo podem mudar a forma que você encara o valor dos serviços agregados aos seus documentos.

Vamos então a uma pequena estória sobre guarda de documentos em uma empresa especializada neste serviço e outra não tão especializada assim.

Você já parou para pensar no seguinte? (Tente responder mentalmente)

    Quando você armazena caixas de documentos em uma empresa do tipo “guarda-tudo”

        1 – Quem é responsável por levar os documentos até o local?
        2 – Quem é responsável por armazenar esses documentos de forma organizada?
        3 – O local tem tratamento contra insetos, roedores, goteiras, etc.?
        4 – Quem irá manter a organização dos documentos quando um ou mais forem retirados?
        5 – Quem irá buscar o documento quando você precisar dele?
        6 – Em qual das caixas está o documento que você precisa?
        7 – Como estas caixas estão empilhadas no seu espaço de 2m x 2m?
        8 – E se o documento estiver na última caixa no fundo do seu espaço?
        9 – Quem irá mover as caixas para que o documento seja acessado?
       10 – Supondo que o documento foi encontrado, quem irá reorganizar tudo o que foi movido para que o documento fosse encontrado?
       11 – Quem irá devolver o documento quando você não precisar mais dele?
       12 – Será que o documento será arquivado no mesmo local que estava antes?
       13 – Você tem a possibilidade de receber a imagem do documento sem se deslocar até o local onde ele está arquivado?


Acima são descritos os pequenos problemas que sempre resultam em custos, mas que ninguém pensa neles antes de ocorrerem.

E se eu lhe disser que o custo do metro quadrado em um espaço do tipo guarda-tudo é mais caro do que guardar seus documentos em uma empresa especializada no assunto? Não acredita?

Pois bem. Atualmente, o custo de uma caixa de documentos de 20 Kg é menor do que R$ 2,00 por mês.

Em 4 metros quadrados, se você quiser ter um “espacinho” para se movimentar no local, você armazena menos do que 100 caixas.

O custo de um espaço de 2m x 2m é aproximadamente R$ 400,00 por mês. Logo, cada caixa teria um custo direto de R$ 4,00 por mês, fora todo o custo indireto que foi elencado nos itens 1 até 13 acima.

Guardar documentos em empresas que têm como objetivo este tipo de serviços, além de ser bem menos trabalhoso, é sem dúvida muito mais barato, performático e seguro.

Em nosso galpão de armazenamento de caixas as estantes são configuradas para suportar 3 caixas D3 empilhadas. Note que o projeto de nossas caixas D3 foi idealizado para suportar um empilhamento de até 7 caixas, porém usamos apenas 3. Isto eleva muito o tempo de vida das caixas, evitando custos desnecessários aos clientes.