A Docs TI Brasil disponibiliza ao cliente uma forma de prestação de serviço de certificação digital de documentos digitalizados:
Digitalizamos seus documentos e, ao final do processo, aplicamos a eles a certificação digital. Desta forma, segundo o decreto nº 10.278/2020, conferimos às imagens dos documentos a certeza de igualdade ao original no momento da digitalização. Se por qualquer razão os documentos forem modificados, essa validação perde imediatamente os seus efeitos.
Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.
Os documentos em papel são escaneados e transformados em imagens digitais através de um scanner e armazenados em um dispositivo físico.
São gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.
O documento é assinado digitalmente com Certificação Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
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Digitalizar documentos em papel é muito comum, pois traz diversas vantagens, como menos utilização de papel e, portanto, menos necessidade de espaço físico para armazenamento, além de mais agilidade para envio.
Porém, mesmo com todos os benefícios, tanto para pessoas físicas, quanto jurídicas, até poucos meses atrás os documentos digitalizados não tinham validade legal.
Bancos, indústrias, universidades, hospitais, imobiliárias, escritórios de advocacia, escritórios de contabilidade, consultórios médicos e estética, etc, são algumas das áreas que a digitalização com certificação digital são necessárias.
Para estar em total conformidade, os documentos digitalizados precisam atender as regras previstas no artigo 4º do Decreto:
I – A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – A confidencialidade, quando aplicável;
V – A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
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