O que é a guarda de documentos ?
É o processo de manter os documentos originais em papel guardados em caixas por certos períodos de tempo, como por exemplo notas fiscais, comprovantes de pagamento, documentos oficiais, jurídicos, etc.
Atuação
A Docs TI Brasil disponibiliza ao cliente duas formas de prestação de serviço de guarda de documentos:
Guarda de Documentos I: o cliente organiza, lacra e classifica os documentos com o material fornecido pela Docs TI Brasil.
Guarda de Documentos II: o cliente envia os documentos e os mesmos são organizados, lacrados e classificados pela Docs TI Brasil.
Procedimento para guarda de documentos
Entrega de material: Para efetuar a guarda de seus documentos, fornecemos ao cliente caixas personalizadas Docs com tampas, etiquetas de identificação e lacres numerados para acondicionar seus documentos de papel.
Preparação: Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel.
Separação: Os documentos em papel são separados de forma organizada conforme a necessidade do cliente.
Classificação: O conteúdo dos documentos inseridos na caixa é listado no sistema para facilitar sua localização no futuro.
Retirada: Efetuamos a retirada das caixas no cliente tendo como controle um comprovante de retirada de 2 vias.
Acondicionamento: As caixas são acondicionadas em nosso galpão de forma adequada para manter o perfeito estado dos documentos.
Pesquisa: Havendo a necessidade de obter os documentos físicos, o cliente realiza um pedido através do site e é feita a separação da caixa solicitada.
Solicitação: São gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.
Expurgo: Não havendo mais a necessidade de manter os documentos físicos guardados, o cliente pode solicitar o descarte da caixa.
Benefícios da guarda de documentos
O que guardar ?
Recomendação para serviço de guarda de documentos
A guarda de documentos é recomendada para empresas que contêm grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta.
Bancos, indústrias, universidades, hospitais, imobiliárias, escritórios de advocacia, escritórios de contabilidade, cartórios, consultórios médicos e estética, etc, são algumas das áreas que a guarda de documentos é necessária.
Nosso galpão possui alarme de vigilância 24 horas com circuito fechado de TV [CFTV][/CFTV].
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