No mundo atual de constante vulnerabilidade cibernética, a autenticação de documentos desempenha um papel crucial na garantia da validade das informações.
Seja para transações comerciais, processos jurídicos ou até mesmo para fins pessoais, a confiabilidade dos documentos é essencial.
No entanto, com os avanços tecnológicos e a sofisticação de práticas fraudulentas, é cada vez mais essencial compreender os métodos adequados para proteger informações.
Mas afinal, como posso garantir a autenticação de documentos? Neste artigo, a DocsTI Brasil explorará as melhores técnicas para garantir a legitimidade das suas informações.
Quer saber como garantir a autenticidade dos seus documentos? Então, continue conosco!
O que é autenticação de documentos?
A autenticação de documentos é um processo que verifica a legitimidade e veracidade de um documento, ressaltando sua validade e integridade.
Ela é utilizada em diversas situações, seja em ordem pessoal, comercial, jurídica ou governamental, garantindo a veracidade das informações contidas em documentos.
Esse processo serve para fornecer uma comprovação oficial, emitida por uma autoridade ou órgão competente, de que o documento é autêntico.
A autenticação pode ser feita através de diversos métodos, como reconhecimento em cartório, a autenticação de cópias, a utilização de carimbos oficiais ou assinaturas digitais.
A Lei Federal nº 13.726/2018, conhecida como Lei de Autenticação de Documentos, representa um avanço para simplificar alguns processos de autenticação.
Ela torna a interação entre cidadãos e órgãos públicos mais ágil e eficiente em situações de maior relevância. Isso contribui para a modernização dos serviços públicos, tornando-os mais acessíveis e descomplicados.
Quais são as formas de autenticar um documento?
Existem diversas formas de autenticar um documento, como ressaltado anteriormente, desde assinatura digital, autenticação em cartório e carimbos oficiais.
No entanto, existem processos mais fáceis do que outros, o que pode facilitar na hora da autenticação de documentos. Vamos conhecê-los?
1. Assinatura digital
A assinatura digital é uma maneira eletrônica de autenticar documentos e mensagens em ambiente digital.
Ela utiliza criptografia para vincular a identidade do signatário ao documento, garantindo a integridade e a autenticidade das informações.
Essa alternativa de autenticação é amplamente utilizada em transações comerciais, contratos eletrônicos, documentos fiscais e outros processos que precisam de validação jurídica.
2. Autenticação física
Diferentemente da autenticação digital, a física acontece em ambiente físico, onde são utilizados documentos em papel e procedimentos tradicionais.
Ela inclui o reconhecimento de firma em cartório, em que um funcionário autorizado atesta a autenticidade da assinatura de uma pessoa, conferindo validade legal ao documento.
Além disso, a autenticação física pode envolver a utilização de selos, carimbos e marcas oficiais que identificam a origem e autenticidade do documento.
3. Carimbo do tempo
Por fim, o carimbo do tempo é uma técnica de autenticação que garante a data e a hora exatas em que um documento foi criado ou modificado.
Ele é especialmente útil para provar a existência de um documento em determinado momento, protegendo contra a retroatividade e evitando problemas com datas.
Essa técnica é geralmente fornecida por autoridades de certificação, que são entidades confiáveis para registrar as informações temporalmente.
Quais são os tipos de autenticação digital?
Com a grande movimentação de informações digitais, foram desenvolvidas diversas técnicas de autenticação em ambientes digitais.
Apesar da autenticação física ainda ser extremamente importante, a digital está ganhando muito espaço no processo de validação documental, uma vez que o fluxo de informações digitais já é maior que o físico.
Por isso, para você conhecer os tipos de autenticação de documentos digitais, separamos as principais técnicas. Vamos conhecê-las?
Biométrica
A autenticação biométrica é uma técnica que utiliza características físicas e comportamentais exclusivas de cada indivíduo para confirmar sua identidade.
Mas o que são essas características físicas? Elas podem incluir impressões digitais, reconhecimento facial, íris, voz, geometria da mão, entre outras.
Através de leitores biométricos, o sistema compara os dados coletados com os padrões previamente cadastrados para conceder ou negar o acesso do documento.
Token
Já o token é um dispositivo físico ou aplicativo que gera códigos aleatórios e temporários para serem utilizados na autenticação.
É válido ressaltar que os códigos gerados são únicos a cada transação e, geralmente, possuem uma curta duração, garantindo uma melhor segurança.
Nele, o usuário digita o código fornecido pelo token em um campo específico durante o processo de autenticação para comprovar sua identidade.
Autenticação por SMS
Autenticação por SMS? Isso mesmo! Esse é um método onde um código único é enviado para o número de telefone do usuário por meio de mensagem de texto.
Neste caso, o usuário deve inserir o código recebido no campo designado durante o processo de autenticação para confirmar sua identidade.
Apesar de ser uma opção simples e muito utilizada, a segurança desse método pode ser afetada por questões de roubo ou clonagem de chips.
Autenticação com senha
A autenticação com senha é uma das maneiras mais tradicionais da autenticação de documentos, já que é segura, rápida e fácil.
Aqui, o usuário precisa inserir sua senha previamente definida para acessar um documento, conta ou serviço.
Embora sejam amplamente utilizadas, a segurança delas também pode ser comprometida em caso de senhas fracas.
Geolocalização
Por último, e não menos importante, temos a autenticação por geolocalização, que utiliza a localização física do dispositivo do usuário como fator de verificação de identidade.
Nele, os sistemas podem comprar a localização atual do usuário com padrões de uso anteriores ou com informações registradas em seu perfil.
Assim, é possível identificar possíveis comportamentos suspeitos, como acessos de locais desconhecidos ou distantes dos locais usuais do usuário.
Você sabe como funciona a certificação digital de documentos digitalizados?
Afinal, você sabe como funciona a certificação digital de documentos digitalizados? Saber o processo de autenticação digital é essencial para garantir a integridade das suas informações.
O processo de autenticação de documentos pode ser resumido em quatro passos de acordo com Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, sendo: preparação, digitalização, indexação e certificação digital.
Para você conhecer um pouco mais sobre cada etapa, separamos uma breve explicação. Veja abaixo:
1. Preparação
Na primeira etapa, acontece a seletiva dos documentos físicos que serão digitalizados. Aqui, eles estarão organizados e preparados para o processo de conversão digital.
Neste primeiro passo, é importante verificar se os documentos estão em boas condições para garantir que a digitalização resulte em imagens legíveis e de qualidade.
2. Digitalização
A segunda etapa é quando ocorre o processo de digitalização dos documentos físicos para o formato digital.
Isso é geralmente realizado por meio de um scanner, que captura a imagem do documento e a transforma em um arquivo digital.
Lembre-se que é importante utilizar padrões técnicos adequados para a digitalização, conforme estabelecido no Anexo I do Decreto nº 10.278/2020.
A resolução, o formato do arquivo e a cor devem ser adequados ao tipo de documento, seja ele texto, imagem, fotografias, entre outros.
3. Indexação
Após a digitalização, os documentos digitalizados devem ser indexados em seus devidos lugares. Isso significa que eles devem ser classificados, descritos e gerenciados.
As informações na indexação incluem assunto, autor, data de digitalização, tipo documental, entre outros. É muito importante manter uma gestão de documentos organizada nesta etapa.
4. Certificação Digital
Por fim, a certificação digital é uma etapa crucial para garantir a validade legal dos documentos digitalizados.
O Decreto nº 10.278/2020 estabelece que, para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, é necessário a certificação digital.
No entanto, eles devem ser assinados digitalmente com a certificação digital no padrão da ICP-Brasil (Infraestrutura De Chaves Públicas Brasileira).
A assinatura digital garante a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.
A utilização da certificação digital é especialmente importante quando a digitalização envolve entidades públicas, conforme o artigo 5º do Decreto.
O que mudou com a lei de autenticação de documentos?
A Lei Federal nº 13.726, conhecida como Lei da Desburocratização, entrou em vigor em novembro de 2018 e trouxe mudanças significativas no processo de autenticação.
Antes dessa lei, o reconhecimento de firma e a obtenção de cópias autenticadas eram exigidos em diversos processos administrativos.
No entanto, com a promulgação da Lei da Desburocratização, essas formalidades foram flexibilizadas, tornando o processo de autenticação mais simples e ágil.
Na prática, isso significa que, em diversas situações, não é mais necessário reconhecer firma em documentos quando solicitados por órgãos públicos, como prefeituras.
Qual o valor da autenticação de um documento?
O valor da autenticação de documentos pode variar de acordo com a instituição ou o cartório onde o serviço é realizado.
Em alguns lugares, a autenticação pode até ser gratuita em determinados casos, como documentos públicos emitidos por órgãos governamentais.
No entanto, em outros casos, como na maioria das vezes, o serviço pode cobrar uma taxa. Para saber o valor exato, é importante verificar diretamente com o cartório.
Conclusão
A autenticação de documentos é um processo crucial para garantir a validade e segurança das suas informações.
Existem diversos tipos de autenticação de documentos, desde a assinatura digital, o carimbo do tempo, a autenticação física, entre outras.
No entanto, a utilização de tecnologias modernas, como a autenticação biométrica, tokens de autenticação por SMS, tem se tornado cada vez mais comum.
A evolução contínua no campo de autenticação tem permitido a simplificação de procedimentos, tornando o acesso a serviços públicos e privados mais ágil.
Dessa maneira, a autenticação de documentos desempenha um papel fundamental no ambiente digital contemporâneo, promovendo integridade das informações.
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