Quando falamos em organização, esse é um assunto essencial para empresas, especialmente no que diz respeito a documentos.
Os documentos são uma parte muito importante de uma empresa, uma vez que guardam informações valiosas e essenciais para o funcionamento interno.
Porém, muitos negócios têm dificuldades de manter a organização de seus papéis, o que pode atrasar processos internos e externos.
As empresas que são organizadas têm uma vantagem significativa, pois reduz erros, evita retrabalhos e contribui para tomadas de decisões mais informadas.
Se você deseja participar do grupo dessas empresas organizadas com seus papéis, você está no lugar certo! A DocsTI Brasil irá ajudá-lo a manter seu negócio nos trilhos.
Por isso, neste artigo, separamos um guia prático de como organizar documentos de uma empresa. Continue a leitura para saber como organizar seus papéis!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos utilizados para controlar e organizar os documentos de uma empresa.
Para falarmos de organização de documentos em uma organização, não podíamos deixar de falar sobre a gestão de documentos, que é essencial em uma empresa.
Os processos da gestão de documentos são basicamente: criação, armazenamento, recuperação, distribuição e descarte de informações inutilizadas.
Quando uma empresa tem uma gestão de documentos eficaz, ela consegue controlar seus registros e informações de maneira adequada e sistematizada.
Dessa maneira, uma organização consegue lidar melhor com seus processos e garantir o acesso rápido e fácil a documentos relevantes.
A gestão de documentos vai além de somente a guarda de informações, envolve a definição de políticas e procedimentos para o manuseio de documentos.
Com a crescente quantidade de informações produzidas pelas empresas, a gestão de documentos tornou-se uma tarefa essencial para a eficiência operacional.
Se você deseja saber mais como a gestão de documentos pode revolucionar a administração da sua empresa, dê uma olhada nos conteúdos da DocsTI Brasil!
A importância da organização de documentos em uma empresa
Para saber como organizar documentos de uma empresa, primeiramente, é fundamental saber qual é a importância da organização em um negócio.
De início, a gestão de documentos é essencial para a fácil localização e acesso a documentos importantes, como notas fiscais, boletos, informações empresariais e outros.
Como o fácil acesso aos documentos, é possível realizar a tomada de decisões importantes de uma forma mais segura e informada.
Além disso, com uma boa organização de documentos, a empresa reduz os erros e o retrabalho dos seus setores, especialmente administrativos.
Reduzindo o retrabalho e facilitando o acesso às documentações, as informações da empresa ficam seguras e íntegras.
Com isso, também é possível garantir a conformidade com as regulamentações aplicáveis, evitando a discumprição das regulamentações legais.
Ou seja, a organização de documentos é essencial para um bom desempenho de uma empresa, auxiliando principalmente na tomada de decisões e garantindo a segurança e conformidade legal.
Como organizar documentos de uma empresa?
Afinal, como organizar documentos de uma empresa? De início, a tarefa pode não ser simples, uma vez que envolve dedicação e colaboração de toda a empresa.
Porém, esse processo não é impossível! Com as dicas e ferramentas certas, você consegue ter uma organização impecável na sua empresa.
Então, para ajudá-lo nesse processo, a DocsTI Brasil separou algumas dicas essenciais para serem utilizadas. Vamos conhecê-las?
1. Digitalização de documentos
Um dos passos mais populares para iniciar o processo de organização documental é a digitalização de documentos. Já ouviu falar sobre esse serviço?
A digitalização de documentos é o processo de passar seus documentos físicos para o ambiente digital, ou seja, o sistema da sua empresa.
Essa é uma das maneiras mais simples, rápidas e eficazes de realizar a organização dos seus documentos. Isso porque o ambiente digital é bem mais seguro e maleável.
Para isso, primeiramente, você deve analisar todos os documentos válidos e importantes da sua empresa, separá-los e realizar a digitalização de cada um.
Você pode realizar esse processo por conta própria, ou então contratar o serviço de digitalização de documentos. Para isso, conte com a DocsTI Brasil!
2. Guarda de documentos físicos
No entanto, se você não quer transferir seus documentos para o ambiente digital, uma ótima alternativa é a guarda de documentos físicos.
A guarda de documentos físicos é o processo de organizar e armazenar seus papéis em categorias em lugares seguros, como armários, pastas e cofres.
Diferentemente da digitalização de documentos, a guarda de documentos físicos precisa de uma atenção especial, uma vez que você estará manipulando informações físicas.
Portanto, opte por lugares que não possuem umidade para os documentos não serem infectados com mofos ou insetos.
Além disso, é essencial que você faça a categorização de cada documento, seja por ordem alfabética, numérica ou tipo de informação
Caso você queira um auxílio profissional no processo de guarda de documentos, conte com os serviços da DocsTI Brasil.
3. Gerenciamento eletrônico de documentos
Você já ouviu falar sobre a sigla GED? Ela significa Gerenciamento Eletrônica de Documentos, um conjunto de sistemas e ferramentas úteis para a organização de documentos.
Com ela, uma empresa pode processar, armazenar, categorizar e compartilhar seus documentos em âmbito digital de uma maneira simples e eficaz.
No entanto, ela não serve somente para organizar seus documentos, o GED é uma plataforma completa que concentra todas as informações do seu negócio, facilitando o acesso a documentos, planilhas, contratos e muito mais.
O papel principal do GED é facilitar o dia a dia do colaborador e da empresa, impactando diretamente a produtividade da equipe.
Ou seja, esse sistema integra todas as necessidades de organização de uma empresa em um local só. Com ele, você pode controlar todos os seus processos de uma maneira simples e sem burocracias.
A DocsTI tem todas as “cartas na manga”, por isso, também oferece um sistema GED de qualidade para sua empresa. Conheça os benefícios que ele pode oferecer à sua empresa!
4. Certificação Digital
Não podemos negar que o futuro das empresas está no âmbito digital. Então, a melhor forma de organizar seus documentos é optando por ferramentas digitais.
Querendo ou não, o ambiente digital é mais prático, seguro e ágil que o físico. Com ele, você pode guardar documentos de maneira segura e compartilhá-los de maneira rápida.
Ou seja, ele otimiza o processo de diversas atividades que, anteriormente, levavam muito tempo para serem executadas, como assinaturas de documentos legais.
Por exemplo, agora, para assinar um documento e comprovar sua integridade não é preciso dias. Isso pode ser feito com a Certificação Digital.
Com ela, você garante a autenticidade, integridade, validade jurídica, agilidade e sustentabilidade dos seus documentos.
Ela é uma forma eficiente de organizar documentos eletrônicos, oferecendo diversos benefícios para uma empresa.
Dicas práticas para organizar os documentos de uma empresa
Agora que você já sabe como organizar documentos de uma empresa, vamos conhecer algumas dicas práticas para acelerar o processo de organização. Vamos lá?
- Estabeleça uma política de arquivamento: Defina diretrizes sobre como os documentos devem ser arquivados, categorizados e rotulados;
- Utilize um sistema de gerenciamento de documentos: Considere a implementação de um sistema GED. Essas plataformas oferecem recursos essenciais para a organização de documentos;
- Segurança e backups: Mantenha os documentos seguros através de controles de acesso adequados. Para isso, defina para que apenas pessoas autorizadas possam acessar, modificar ou excluir documentos;
- Digitalização e descarte adequado: Faça a digitalização dos documentos físicos para reduzir o uso de papéis e facilitar o acesso da organização. Ao mesmo tempo, faça um plano de descarte dos documentos físicos, de acordo com as regulamentações legais;
- Treinamento e conscientização: Por fim, após integrar a organização de documentos com sistemas eficazes, faça um treinamento para os funcionários sobre as políticas e procedimentos de organização de documentos.
Com essas dicas, você ajudará a sua empresa a melhorar a organização dos documentos, proporcionando eficiência, segurança e facilidade de acesso às informações.
Armazenamento local e de nuvem: qual a diferença?
Durante o processo de organização dos documentos da sua empresa, certamente você vai se deparar com a seguinte dúvida: qual a diferença entre armazenamento local e de nuvem?
O local é o uso de dispositivos físicos, como discos rígidos, servidores locais ou unidades de armazenamento em rede.
Aqui, os dados são mantidos internamente na infraestrutura da empresa, utilizando servidores locais dentro das instalações da empresa.
Já o armazenamento em nuvem envolve o uso de serviços de armazenamento online fornecidos por provedores de nuvem.
Assim, os documentos são acessíveis via Internet de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja uma conexão estável.
A escolha entre o armazenamento local e em nuvem dependerá das necessidades e preferências da empresa.
No entanto, é importante considerar o armazenamento digital para promover a sustentabilidade na sua empresa.
Reduzindo o uso de papéis, você está contribuindo para um movimento chamado Paperless, que promove a ideia do uso ZERO de papel.
Conclusão
Agora que você já sabe como organizar documentos de uma empresa, está na hora de colocar a “mão na massa” e dar o primeiro passo.
Inicialmente, o processo pode ser um pouco complexo, mas com as dicas práticas que demos ao longo do artigo, tudo ficará mais fácil.
Se você deseja agilizar o processo e deixá-lo mais profissional, conte com os serviços da DocsTI Brasil. Venha saber o que podemos proporcionar para a organização da sua empresa.
Aliás, se você deseja ler mais conteúdos como este, não se esqueça de acompanhar o blog da DocsTI Brasil!