Você já ouviu falar sobre o Paperless? Essa é uma estratégia para os empreendedores que estão procurando maneiras de reduzir custos operacionais e ter práticas sustentáveis.
Passamos da era que todos os processos empresariais eram feitos em documentos físicos, onde juntavam pilhas enormes de papéis que depois tinham que ir para o lixo.
Agora, estamos em um cenário onde não precisamos mais de pilhas de papel empoeiradas, ocupando o espaço valioso em empresas.
Com a era digital, tudo está ao alcance de um clique, organizado e facilmente acessível em dispositivos eletrônicos. Não é incrível? Essa é a essência do conceito “paperless”!
Essa estratégia é uma ótima alternativa para você levar sua empresa para outro patamar. Quer conhecer mais sobre esse movimento? Então, continue conosco e boa leitura!
O que é paperless?
Paperless, em tradução literal, significa “sem papel”. Como o nome já se refere, é um movimento que visa eliminar a prática do uso do papel e substituí-la por meios digitais.
Sendo mais direto, o movimento tem o objetivo de abolir o uso do papel, especialmente no cenário empresarial. Porém, isso é quase impossível, então o ideal é a redução do uso.
Uma das maneiras para introduzir o movimento nas empresas é aderindo aos meios digitais, como arquivos digitais, digitalização, armazenamento em nuvem e outros.
O conceito de paperless veio para fazer com que as empresas consigam reduzir o uso de papel e, consequentemente, economizar os recursos naturais que estão escassos.
Dar esse primeiro passo não é sinônimo de retrocesso, uma vez que a digitalização e automação de processos empresariais aumenta a eficiência operacional.
Então, a empresa estará contribuindo para a preservação do meio ambiente e, em troca, estará recebendo automação do fluxo de trabalho.
Como aliar a cultura paperless à otimização de processos na empresa?
Sair de um costume que está “encarnado” na rotina é uma tarefa difícil, mas não impossível. Seguindo os passos certos, você consegue integrar esse movimento em sua empresa.
No entanto, para isso, você terá que solicitar a colaboração dos seus funcionários. Dessa maneira, vestir a roupa “paperless” ficará bem mais simples.
Para você integrar o movimento em sua empresa, separamos algumas dicas essenciais para dar início ao processo. Vamos conhecê-las?
Automatização de fluxos de trabalho
Primeiramente, para integrar o movimento na sua empresa, você deve automatizar o fluxo de trabalho, apesar disso já ser uma consequência do paperless.
No entanto, é necessário eliminar os processos manuais e substituí-los por trabalhos digitais automatizados. Comece das atividades mais fáceis para as mais complexas.
Verifique quais são as tarefas repetitivas manuais e que podem ser substituídas pelo trabalho digital.
Por exemplo, as pastas físicas podem ser substituídas por armazenamento em nuvem.
Automatizando o fluxo de trabalho da sua empresa, você poderá reduzir a dependência de documentos físicos e iniciar a sua jornada no movimento “sem papel”.
Redução de custos
Um aspecto importante ao aliar a cultura paperless à otimização de processos empresariais é a redução de custos.
Por exemplo, a digitalização de documentos e a eliminação do uso dos papéis podem trazer diversos benefícios significativos nesse aspecto.
Uma forma de integrar o movimento e realizar a redução de custos é diminuindo o consumo de papel. Assim, sua empresa economiza em gastos relacionados à compra de papel.
Além disso, adaptando a empresa ao paperless, a necessidade de imprimir documentos será drasticamente reduzida, resultando em um menor consumo de impressão.
Digitalização de documentos
Um dos passos principais para integrar essa cultura em sua empresa é realizando a digitalização de documentos.
Nela, a empresa deve converter documentos físicos em formatos eletrônicos, deixando-os acessíveis no âmbito digital para os colaboradores.
Para digitalizar seus documentos, tenha um scanner de qualidade. Se não tiver, existem aplicativos de scanner em smartphones que podem ajudar.
No entanto, você também pode optar por empresas que realizam o serviço de digitalização de documentos, como a DocsTI Brasil.
Colaboração remota e compartilhamento de documentos
Para integrar a cultura livre de papel nos processos empresariais é necessário adotar práticas de colaboração remota e compartilhamento de documentos.
Esses aspectos são fundamentais para ter uma transição bem-sucedida para a cultura paperless. Portanto, primeiramente, verifique a necessidade da sua equipe de trabalho.
Veja quais são os tipos de documentos que devem ser compartilhados, as funções de cada colaborador, e as ferramentas de compartilhamento adequadas para seu negócio.
Dessa maneira, você pode realizar o compartilhamento e incentivar a colaboração remota de uma maneira eficiente.
Segurança e conformidade
A segurança e conformidade são dois pilares essenciais na cultura livre de papel, sendo essencial para garantir a integridade da empresa.
Para integrar esses dois aspectos na sua empresa o elemento-chave é a criptografia. Ele auxilia na proteção dos documentos digitalizados contra acessos não autorizados.
Além disso, você também pode estabelecer o controle de acesso entre os funcionários. Para isso, atribua diferentes níveis de acesso com base nas funções e responsabilidades.
Dessa maneira, você garante uma entrada segura no movimento paperless, com uma digitalização segura e íntegra para sua empresa.
Por que a cultura paperless pode transformar o seu negócio?
Mas afinal, por que o paperless poderia transformar meu negócio? É simples! Esse movimento foi feito para simplificar, otimizar e promover os processos empresariais.
Optando por esse movimento, você estará abraçando a transformação digital, deixando de lado a dependência de documentos físicos e entrando em uma nova era.
A cultura livre de papel consegue transformar o seu negócio, trazendo eficiência, produtividade, sustentabilidade e muito mais. Conheça as transformações do movimento:
- Vantagem competitiva: Adotando o movimento livre de papel, você estará à frente da concorrência. Isso porque sua empresa terá a capacidade de gerenciar documentos digitalmente, automatizar processos e colaborar de maneira remota, promovendo a eficiência e agilidade;
- Armazenamento eficiente e seguro: Uma das principais vantagens do paperless é a possibilidade de digitalizar documentos e eliminar espaços físicos para armazenamento de papel. Dessa maneira, você poderá ter um armazenamento na nuvem ou em seu computador de maneira segura e organizada;
- Melhor rastreabilidade e economia de tempo: A partir de um armazenamento organizado e seguro, você terá maior rastreabilidade e controle sobre seus documentos pessoais. Pelo sistema de armazenamento, é possível acompanhar o histórico, registro dos documentos e identificar oportunidades de melhoria;
- Valorização de marca: A cultura livre de papel é uma oportunidade de valorização de marca, oferecendo uma postura moderna, sustentável e inovadora. Isso pode valorizar sua marca aos olhos dos clientes, parceiros e colaboradores.
Essas são algumas das principais vantagens que paperless pode oferecer para sua empresa. Integrando esse movimento ao seu negócio, é evidente que você poderá transformar seu negócio.
Como começar o paperless?
Para começar a integrar o movimento paperless em sua empresa é simples, em apenas alguns passos você já pode digitalizar algumas tarefas cotidianas.
Visando uma transformação de qualidade, trouxemos um pequeno passo a passo de como começar o movimento livre de papel em sua empresa. Vamos conhecer?
1. Avalie as necessidades e processos atuais
Para integrar a cultura livre de papel em sua empresa, é essencial avaliar as necessidades e processos atuais do seu negócio.
Então, realize uma análise completa dos fluxos de trabalho, identificando as áreas que mais dependem de documentos físicos e as atividades que podem ser otimizadas.
Para isso, considere o volume de papel utilizado, os processos de arquivamento e recuperação de documentos, bem como as necessidades de colaboração e compartilhamento de informações.
2. Digitalização de processos
Após avaliar as necessidades e processos atuais, está na hora de começar a digitalização dos processos. Para isso, identifique os documentos mais utilizados para a digitalização.
De início, utilize scanners ou serviços de digitalização, como a DocsTI Brasil, para converter seus documentos físicos em formatos digitais.
A DocsTI é líder em digitalização de documentos, podendo transformar uma grande quantidade de documentos físicos em digitais em um curto período de tempo.
A digitalização de documentos é o primeiro passo para começar a cultura livre de papel. Além de ajudar o meio ambiente, ela é uma maneira de organizar seus documentos.
3. Adoção de softwares em nuvem
O próximo passo para se livrar dos papéis é adotar um software em nuvem para a guarda de documentos digitais.
Para isso, você pode utilizar plataformas de gerenciamento de documentos em nuvem para armazenar e compartilhar arquivos de maneira segura e acessível.
Além do serviço de digitalização, a DocsTI Brasil também oferece o armazenamento em nuvem para seus documentos. Com ele, você deixa seus documentos organizados e seguros.
Esse tipo de solução permite que você crie sua própria organização, definindo pastas, permissões de acesso e acompanhando versões dos documentos.
4. Estabeleça procedimentos e treine os colaboradores
Logo no início da integração do paperless na empresa, é fundamental que você estabeleça os procedimentos e treine seus colaboradores.
Então, documente as novas práticas e políticas relacionadas à gestão de documentos digitais, fluxos de trabalho e colaboração remota.
Para facilitar a transição para seus colaboradores, realize treinamentos internos para familiarizar a equipe com as novas ferramentas e processos.
Com isso, ensine-os como acessar, compartilhar e colaborar em documentos digitais, bem como utilizar os softwares em nuvem escolhidos.
5. Monitore, ajuste e escute as sugestões dos colaboradores
Por fim, é muito importante monitorar o progresso e realizar ajustes conforme necessário. Para isso, monitore o uso das ferramentas e softwares em nuvem, escute o feedback dos colaboradores e verifique se todos os processos estão funcionando corretamente.
Não se esqueça de estar aberto a feedbacks e sugestões dos colaboradores. Eles podem oferecer insights valiosos sobre pontos fortes e fracos da transição para o ambiente digital.
Para isso, você pode realizar reuniões periódicas para discutir melhorias, esclarecer dúvidas e garantir que o movimento esteja atendendo às necessidades de todos os colaboradores envolvidos.
Conclusão
Podemos concluir que a cultura paperless é um passo importante na jornada de transformação digital de uma empresa.
Adotando práticas sustentáveis e utilizar tecnologias digitais para gerenciar documentos é uma maneira de abrir portas para um futuro mais sustentável e eficiente.
No entanto, é essencial lembrar que a transição para a cultura livre de papel é um processo contínuo e que pode demandar tempo da empresa e dos colaboradores.
Portanto, é importante monitorar, ajustar e escutar as sugestões dos colaboradores para garantir que a cultura livre de papelesteja alinhada com as necessidades da empresa.
Gostou deste conteúdo? Se quiser saber mais sobre assuntos relacionados à transformação digital, eficiência operacional e otimização de processos empresariais, confira o blog da DocsTI Brasil!
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