Os 5 Maiores Obstáculos na Implementação de um Sistema ECM

Escrito por Meghann Wooster

Todos nós conhecemos os benefícios da implementação de um sistema ECM: maior eficácia, menos papéis, melhor governança das informações… Essa lista é enorme.
Porém, ainda existem muitas organizações que não efetuaram a transição dos processos baseados em papéis para a eficácia do sistema ECM.
Larry Phelps, vice-presidente de vendas na Solbrekk e membro ativo do grupo do Laserfiche no LinkedIn, perguntou recentemente à comunidade qual o maior obstáculo que dificulta a implementação de um sistema ECM nas empresas.

Aqui estão as respostas obtidas:

1. Falha em uma tentativa anterior. “Ou eles possuem o SharePoint e acreditam que possuem um sistema completo ou não obtiveram êxito ao implementá-lo (50% das implementações falham),” disse Christopher Wynder, analista consultor do Info-Tech Research Group. “Em ambos os casos a resistência contra uma nova tentativa é muito alta nas organizações.”
O consultor John Annunziello concordou. “Nosso maior grupo possui uma diretora que veio de uma organização onde a implementação de um sistema EDRMS (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e registros) não foi bem sucedida. Ela supôs que esse produto também falharia. Foi necessário muito tempo para mostrar a ela que isso não aconteceria.”

2. Resistência dos usuários. Bob Trammel, ex-diretor de tecnologia da Prefeitura de Bakersfield, CA, EUA, explicou, “Em muitos casos os maiores obstáculos são a falta de entendimento e de confiança na tecnologia em geral. Eu conheço uma empresa que ainda imprime três cópias de tudo para armazenar e digitaliza uma delas em seu sistema DMS (sistema de gerenciamento de documentos)…”
“Você ouve comentários como ‘É muito complexo’, ‘E se o sistema parar de funcionar’ e ‘E se alguém invadir o sistema e modificar ou apagar as imagens’, etc.” Ele observa que geralmente isso não é realmente um problema, mas sim desculpas para continuar a trabalhar da forma que sempre foi feito.

3. Custo. Obviamente, dinheiro é um grande problema para muitas organizações. Sharon Pikul, dono da 8th Day Consulting, Training & Software, uma empresa focada em atender instituições educacionais da K-12, escreveu: “Protestos dos pais nas reuniões são comuns onde os distritos escolares estão congelando salários, cortando professores e programas estudantis como artes e música. Adicionar quaisquer itens na pauta que não sejam vistos como ‘administrativo’ é votado contra na mesma hora.”

4. Tempo. Os custos não são medidos apenas em dinheiro. Para Wynder, tempo e dinheiro andam lado a lado. “O custo e o tempo necessários para implementar corretamente um sistema DM/ECM também é algo que faz as organizações não iniciarem um projeto desses.”

5. Falta de um líder visionário. Pikul observou que a falta de um responsável com uma visão clara normalmente é algo corriqueiro. “Para funcionar são necessários uma pessoa focada, com autoridade e confiança da administração, um plano realista e dinheiro. Isso vale para quaisquer negócios, indústrias ou instituições governamentais… Um sábio disse uma vez ‘Sem visão, a pessoa perece.’ Ele estava correto.”

Annunziello concorda, adicionando, “Embora o gerente sênior de TI fosse parte do time, ele não repassava os benefícios e a visão do produto para aqueles que efetivamente faziam o trabalho. Como resultado haviam brigas frequentes, fazendo com que muitas pessoas não aceitassem o produto logo de cara.
Para superar essa barreira, o time de Annunziello “contratou alguém cujo trabalho era ir de departamento em departamento ‘evangelizar’ as pessoas. Isso ajudou consideravelmente. O produto cresceu e agora possuímos um desenvolvedor interno para ajudar nas melhorias do produto conforme necessário.”

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Fonte: Laserfiche

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