No mundo empresarial, a organização eficiente de documentos é fundamental para garantir um fluxo de trabalho suave e decisões objetivas.
No entanto, o arquivamento de documentos, muitas vezes, se torna uma tarefa desafiadora, uma vez que a papelada se acumula, pastas se perdem e os sistemas estão ultrapassados.
A gestão adequada desses documentos é essencial para o bom financiamento de qualquer empresa, independente do seu tamanho ou setor de atuação.
A desorganização dos documentos de uma empresa podem levar a ineficiências, retrabalho e até mesmo perdas financeiras.
Para evitar esse tipo de situação, a Docs T, neste artigo, explicará um pouco sobre o fluxo de arquivamento de documentos, mostrando estratégias eficientes para organização.
O que é gestão de fluxo de documentos?
A gestão de fluxo de documentos é o processo de planejar, organizar, controlar e monitorar o movimento de documentos dentro de uma empresa.
Então, envolve o gerenciamento de documentos físicos e eletrônicos, garantindo que eles sejam devidamente manipulados, armazenados e compartilhados.
Essa prática abrange atividades relacionadas aos documentos, como criação,revisão, aprovação, distribuição, arquivamento, entre outros.
Ela visa melhorar a produtividade, reduzir erros, facilitar a colaboração, garantir conformidade regulatória e facilitar o acesso rápido e seguro quando necessário.
Uma gestão eficaz de fluxo de documentos geralmente requer a implementação de políticas e procedimentos claros, bem como a adoção de tecnologias apropriadas para organização.
Então, isso inclui a utilização de métodos de classificação, como o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), automação de fluxo de trabalho, entre outros.
Implementando uma gestão eficiente do fluxo de documentos, é possível otimizar os processos, reduzir custos operacionais, minimizar riscos e muito mais!
Quais são os ciclos que passam os documentos?
A gestão de fluxos documentais oferece diversos benefícios para as organizações, sendo um dos principais é o rastreamento e mapeamento de documentos.
Com um sistema adequado de gestão de fluxo de arquivamento de documentos, é possível acompanhar o movimento dos documentos dentro da organização.
No entanto, não é somente esse benefício que o fluxo de arquivamento de documentos oferece. Separamos algumas das principais vantagens dessa estratégia. Vamos conhecê-las?
Rastreamento e mapeamento de documentos
Uma das principais vantagens da gestão de arquivamento de documentos é o rastreamento e mapeamento eficiente dos documentos.
Com as técnicas e estratégicas corretas de gestão, é possível acompanhar todo o movimento dos documentos na sua empresa, desde a criação ao descarte.
Isso permite que as empresas tenham um controle preciso sobre a localização de cada documento em determinado momento.
O rastreamento e mapeamento dos documentos facilita a localização rápida e precisa dos documentos quando necessário.
Quando o funcionário sabe exatamente onde o documento está, evita-se perda ou extravio de informações importantes da empresa.
Redução dos custos operacionais
Outro benefício muito importante de ser citado sobre a gestão de fluxo de arquivamento de documentos é a redução dos custos operacionais na empresa.
Optando por um sistema de gestão documental eficiente, as empresas podem economizar recursos financeiros de diversas maneiras.
Uma dessas maneiras está relacionada à diminuição da utilização de papel, uma vez que uma das estratégias desse método é a digitalização de documentos.
Além disso, um sistema de gestão documental também permite que a empresa não gaste dinheiro com serviços terceirizados de organização.
O sistema de fluxo de arquivamento de documentos é um método completo, onde as empresas não precisam de outras ferramentas para realizar a organização de suas informações.
Otimização do espaço e de tempo
A otimização do espaço e do tempo é outro benefício muito importante da gestão de fluxo de arquivamento de documentos.
Essa é uma prática que permite que as empresas maximizem a utilização de recursos físicos de maneira mais eficiente.
Em relação ao espaço físico, uma gestão eficiente consegue reduzir a necessidade de armazenamento de documentos físicos.
A digitalização e o arquivamento eletrônico permite que os documentos sejam armazenados em servidores ou em nuvem, liberando espaço físico.
Além disso, a otimização do espaço físico é uma maneira de contribuir para a organização e a acessibilidade dos documentos.
Controle no acesso a documentos sigilosos
Por fim, e não menos importante, não podemos deixar de falar do controle no acesso a documentos sigilosos.
A segurança e a confidencialidade das informações são muito importantes para qualquer organização, especialmente quando se trata de documentos sigilosos.
Ao implementar uma gestão de documentos adequada, as empresas podem estabelecer o controle de acesso, garantindo que somente algumas pessoas tenham acesso à informação.
Esse benefício é muito importante para setores que lidam com informações sensíveis, como saúde, finanças, jurídico e governamental.
O controle de acesso contribui também para a prevenção de incidentes de segurança, como roubo, perda ou divulgação não autorizada de informações sensíveis.
Quais são os ciclos que passam os documentos?
No ciclo de vida dos documentos, existem três idades pelas quais eles passam: corrente, intermediária e permanente. Cada idade representa uma etapa diferente no processo de gestão documental.
A primeira é a idade corrente, onde ficam os documentos que são frequentemente solicitados e consultados no cotidiano da empresa.
Esses documentos possuem um valor primário e são de utilização frequente pelos diferentes setores administrativos da empresa.
A segunda etapa é a intermediária, onde os documentos são analisados de uma maneira ocasional, mas ainda possuem um valor primário.
Eles são considerados de grande importância para a empresa, especialmente nos setores de administração, departamento financeiro e departamento jurídico.
Nesta segunda etapa é feita uma análise para determinar a destinação final dos documentos. Então, parte dos documentos pode ser eliminada, enquanto aqueles com valor secundário são transferidos para arquivo permanente.
Por fim, a terceira idade é a permanente, onde os documentos com valor histórico são arquivados definitivamente.
Ou seja, esses documentos possuem um valor significativo para a organização, seja por questões legais, históricas ou de preservação memorial.
Além das idades dos documentos, a gestão de documentos passa por três fases distintas, sendo a produção, utilização, avaliação e destinação.
Dicas para implementar este método na sua empresa
A implementação de um novo método ou sistema na sua empresa pode ser desafiador, mas quando se trata de gestão de fluxo de arquivamentos de documentos, os benefícios são claros.
Para ajudá-lo a alcançar uma transição mais tranquila de bem-sucedida, reunimos algumas dicas essenciais para implementar esse método na sua empresa. Vamos conhecê-las?
1. Mapeie, separe e classifique os documentos
Antes de iniciar a implementação do método de gestão de fluxo de arquivamento de documentos, é crucial realizar o mapeamento completo de todos os documentos.
Esse processo envolve identificar quais documentos são produzidos, recebidos e armazenados, compreendendo a frequência e importância de cada um.
Com esse mapeamento, é possível separar os documentos em categorias ou tipos específicos, facilitando a organização e recuperação posterior.
2. Identifique erros e possíveis correções
No processo de implementação do método de gestão de fluxo de arquivamento de documentos, é essencial identificar os erros ou deficiência do seu sistema atual.
Essa análise será um aliado que ajudará a aprimorar o processo e evitar problemas futuros. Portanto, comece revisando os procedimentos existentes de recuperação e arquivamento.
Veja quais são os principais desafios, como documentos perdidos, dificuldades na localização de informações, falta de padronização, entre outros.
3. Automatize todo o processo
Uma maneira muito eficiente de implementar o método de gestão de fluxo de arquivamento de documentos é automatizando os processos da sua empresa.
A melhor maneira de automatizar os processos da sua empresa é utilizar um sistema de gerenciamento, como o Sistema MaxiDoc GED da DocsTI Brasil.
Esse tipo de software permite armazenar, organizar e recuperar documentos de maneira digital, eliminando a necessidade de arquivos físicos.
Com o GED, é possível criar métodos de organização de documentos eficazes, facilitando a busca e controle o acesso às informações.
4. Conheça o Sistema MaxiDoc GED
A Docs TI Brasil desenvolveu um sistema conhecido como MaxiDoc GED, uma ferramenta de gestão de fluxo de arquivamento de documentos projetada para sua empresa.
Com esse sistema, você pode simplificar e otimizar o gerenciamento de seus documentos, ganhando controle total sobre seu acervo e garantindo um acesso fácil e seguro.
O Sistema MaxiDoc GED da Docs TI Brasil é a solução ideal para empresas que desejam modernizar e agilizar o fluxo de arquivamento de documentos.
Com essa ferramenta, você poderá desfrutar de uma gestão documental eficiente, aumentar a produtividade da sua equipe e garantir mais segurança às suas informações.
Conclusão
A gestão de fluxo de arquivamento de documentos é uma prática essencial para empresas que desejam otimizar seus processos e aumentar a eficiência operacional.
Com ela, você pode realizar o rastreamento e mapeamento de documentos, reduzir custos operacionais, otimizar o espaço e tempo, além de controlar o acesso a documentos.
Adotando uma gestão eficiente, você estará capacitando sua empresa a lidar com a grande quantidade de documentos produzidos diariamente.
Automatizar todos seus processos de arquivamento trará agilidade, redução de erros e economia de tempo.
Para isso, você pode contar com ferramentas de gestão de documentos como o Sistema MaxiDocs da Docs TI Brasil. Venha conhecer nossos serviços!