Você já ouviu falar sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos? Mais conhecido como plataforma GED, essa ferramenta está sendo muito utilizada por empresas.
Com o desenvolvimento tecnológico, inúmeras empresas começaram a adotar ferramentas inovadoras para otimizar seus processos internos.
Uma dessas ferramentas é a plataforma GED que é um conjunto de sistemas tecnológicos com inúmeras funcionalidades otimizadoras.
Ela é voltada especialmente para a organização de burocracias documentais, como planilhas, contas, registros, papéis, entre outros.
Com a plataforma GED é possível eliminar todas as complexidades da organização de documentos digitais.
No entanto, seu potencial vai muito além disso. Para você conhecer mais um pouco sobre a plataforma, neste artigo, a Docs TI Brasil explicará seus benefícios e funcionalidades.
O que é um sistema de GED?
O GED, sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um conjunto de sistemas voltado para a organização e armazenamento de arquivos digitais.
Existem dois significados para a sigla GED, sendo o primeiro “Enterprise Document Management” e o segundo o próprio sistema GED.
O primeiro conceito é voltado para uma estratégia de análise de documentos de uma empresa, físicos e digitais. Assim, eles podem ser encontrados facilmente quando necessários.
Já o segundo conceito é a própria plataforma GED, um sistema que auxilia na digitalização de processos internos das empresas, como: criação ou captura, edição, distribuição, arquivamento e outras funcionalidades.
O sistema GED permite que uma empresa consiga acessar documentos digitais de qualquer lugar, além de permitir o compartilhamento com outros colaboradores.
Essa tecnologia é muito importante para todas as empresas, especialmente aquelas que possuem uma grande demanda de manuseio de documentos e informações.
Ela permite que os colaboradores da empresa realizem seus projetos sem estarem presencialmente — essencial para negócios que desfrutam do anywhere office.
Onde se aplica a plataforma GED?
O sistema GED possui inúmeras aplicações, por isso, pode ser integrado a diversos tipos de negócios, independentemente da área de atuação.
No entanto, ela é mais requisitada em áreas como o setor público, a área da saúde e empresas com grande manuseio de informações.
Por exemplo, no setor público, a plataforma GED pode ser utilizada para gerenciar os documentos ligados a processos licitatórios, concursos públicos, contratações, entre outros.
Na área da saúde, a plataforma GED pode ser usada para organizar e gerenciar documentos relacionados a prontuários médicos, exames, receitas e outros.
Já em empresas no geral, o sistema é muito utilizado para gerenciar e armazenar documentos, como contratos, notas fiscais, faturas, entre outros.
Qual a diferença entre ECM e GED?
Antes de sabermos a diferença entre esses dois termos, é importante saber o que é ECM (Enterprise Content Management).
Em suma, o ECM também é um conjunto de ferramentas e práticas utilizadas por empresas para gerenciar seus conteúdos empresariais, como documentos, e-mail, vídeos e outros.
O objetivo principal do ECM é controlar o ciclo de vida do conteúdo, desde a sua criação até o fim da sua utilização, o que garante que o material fique disponível para as pessoas certas e no momento certo.
Por terem funcionalidades parecidas, muitas empresas acabam pensando que o ECM e a plataforma GED são iguais, mas não é bem por aí.
A principal diferença entre os dois termos é o escopo. Enquanto o GED é um sistema voltado especialmente para o gerenciamento de documentos, o ECM é uma plataforma mais “abrangente” que inclui diversos tipos de conteúdos.
O GED é um sistema que é focado principalmente na gestão das informações de uma empresa, mantendo sua integridade e segurança.
Além disso, outra diferença notável entre o ECM e o GED é que o primeiro é uma solução bem mais complexa e pode levar mais tempo para ser implementada em uma empresa.
Isso porque sua configuração necessita de um planejamento cauteloso e que, geralmente, envolve a integração com outros sistemas e processos de negócios.
Já o GED é bem mais simples de implementar em uma empresa, além de ter um manuseio bem menos complexo.
Para que serve o GED?
Como dito anteriormente, a plataforma GED é uma solução tecnológica desenvolvida para gerenciar documentos e informações em formato digital de uma empresa.
Ele foi criado para otimizar o gerenciamento de documentos físicos, permitindo que as organizações armazenem, gerenciem e compartilhem informações de maneira eficiente e segura.
A plataforma GED pode ser utilizada em inúmeras áreas de negócios, como gestão de projetos, recursos humanos, financeiro, jurídico e outros setores que envolvem grande volume de documentos.
O sistema é um grande aliado das empresas, além de otimizar o gerenciamento de documentos, ele é sustentável.
Isso porque ele ajuda a reduzir a utilização de papel e também o armazenamento físico. Além disso, o sistema também melhora a produtividade e eficiência, tornando o trabalho de acesso aos documentos mais fácil e rápido.
Com a plataforma GED é possível gerenciar diversos tipos de documentos, como textos, planilhas, apresentações, imagens e até mesmo vídeos.
Qual é a importância da plataforma GED em empresas?
Muitas empresas não se atentam às ferramentas tecnológicas para a otimização de atividades empresariais e acabam ficando para trás.
A plataforma GED é muito importante para empresas que possuem uma alta demanda de documentos e informações digitais e físicas.
Com ela, é possível organizar e gerenciar melhor as informações que são recebidas na sua empresa e ter melhores resultados.
O sistema é essencial para empresas de diferentes setores e tamanhos, pois ajuda a melhorar a eficiência, segurança e colaboração no gerenciamento de documentos.
Com a plataforma GED, é possível aumentar a eficiência dos setores de uma empresa, reduzindo o tempo gasto em ações como busca, armazenamento e organização de documentos.
Quais são os benefícios da plataforma GED?
Certamente ao ler sobre a potencialidade da plataforma GED, você deve estar querendo saber quais são os benefícios dessa solução em uma empresa.
O sistema GED pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa, especialmente no quesito de organização e armazenamento de documentos digitais.
Optar pelo GED é um ótimo começo para integrar sua empresa na era digital, já que esse é o futuro da grande maioria das organizações.
Agora, conheça os principais benefícios da plataforma GED em uma empresa!
Gestão dos arquivos à distância
Com a plataforma GED, você pode realizar a gestão dos seus arquivos à distância, de maneira remota.
Ou seja, os documentos da sua empresa podem ser compartilhados e acessados de qualquer lugar, a qualquer hora, através de dispositivos conectados à internet.
Sustentabilidade
Uma das principais vantagens da plataforma GED é a inclusão da sustentabilidade nas empresas.
Isso porque ela ajuda a reduzir o uso de papel, tinta de impressora e outros materiais de escritório.
Com ela, os documentos são armazenados e editados digitalmente, o que preserva o meio ambiente e reduz o impacto ambiental da empresa.
Economia e redução de espaço físico
Além disso, a plataforma GED também oferece a economia de recursos financeiros e a redução do espaço físico para armazenamento de documentos físicos.
Com o sistema, não será mais necessário arquivar documentos em pastas e arquivos físicos, o que reduz o espaço necessário para armazenamento.
Ou seja, o GED é um investimento sustentável, já que ajuda a economizar insumos e recursos financeiros, reduzindo os custos com impressão, papel e armazenamento.
Redução de gastos
Ao mesmo tempo que você irá investir em uma ferramenta, você consegue reduzir os gastos da sua empresa.
Isso porque a plataforma GED consegue fazer com que a empresa reduza os custos com impressão, papel, tinta e outros recursos.
Além disso, com ela é possível economizar recursos financeiros ligados ao gerenciamento de documentos, como o tempo gasto em atividades de busca, organização e armazenamento.
Preservação do patrimônio da empresa
Além disso, a plataforma GED é muito importante para a conservação do patrimônio de uma empresa.
Ela dá suporte para garantir que os documentos sejam armazenados de maneira segura e protegidos contra eventuais danos, evitando a perda de informações importantes.
O sistema também consegue ajudar a preservar a história da empresa, garantindo que suas informações sejam armazenadas de forma segura e acessível.
Controle das permissões de acesso aos documentos
Ao invés de guardar documentos físicos em lugares secretos, com a plataforma GED, você pode compartilhá-los com os colaboradores certos a qualquer momento.
Ou seja, você pode permitir o acesso de maneira centralizada. Isso significa que é possível controlar quem tem acesso às informações e quais ações podem ser feitas com o arquivo.
Essa funcionalidade oferece mais segurança e acessibilidade nos documentos da sua empresa.
Garante a segurança e confiabilidade dos dados da empresa
Por fim, a plataforma GED é essencial para garantir a segurança e confiabilidade das informações de uma empresa.
Com ela, é possível proteger todos seus documentos contra o acesso não permitido, garantindo a integridade e privacidade das informações.
Isso ajuda a reduzir o risco de violação de privacidade e de perda de informações importantes para a operação da empresa.
Conheça o Gestor Eletrônico de Documentos GED MaxiDoc!
Se você está em busca de uma solução tecnológica completa e eficiente para o gerenciamento dos seus documentos, o Ged MaxiDoc da Docs TI Brasil é ideal para você.
Nossa ferramenta é avançada e oferece um conjunto de recursos poderosos para ajudar sua empresa a gerenciar seus documentos de maneira simples, rápida e segura.
O GED MaxiDoc é uma plataforma que é versátil e completa, que pode ser adaptada às necessidades de cada empresa.
Oferecemos quatro formas de prestação de serviço de gerenciamento eletrônico de documentos, sendo elas: Documentos na Nuvem, Armazenagem de Caixas, Gestão de Documentos Físicos e Sala de Cofre de Mídias.
Com tantas funcionalidades e vantagens é fácil entender por que o Ged Maxi Doc é a escolha certa para sua empresa.
Conclusão
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução tecnológica muito importante para as empresas que precisam melhorar a eficiência, segurança e controle de suas informações.
Ao optar pela plataforma GED, as empresas estão investindo em segurança, praticidade e sustentabilidade. A solução pode ser facilmente integrada com as necessidades de todos os tipos de negócio.
Ou seja, a utilização de uma plataforma GED, como o Ged MaxiDoc da DocsTI Brasil, é um investimento precioso para empresas de todos os tamanhos e setores, ajudando a otimizar a gestão de documentos, reduzir custos, aumentar a produtividade e muito mais!
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