Estamos em uma era que os arquivos físicos estão a cada dia ficando mais obsoletos e sendo trocados pelos arquivos digitais.
Isso porque o arquivo digital promove mais praticidade, segurança e conforto para todos os que utilizam. Você pode tê-lo a hora que quiser na palma da sua mão.
No entanto, nem todas as pessoas e empresas realizaram a transição do físico para o digital, já que não conhecem os benefícios dessa potencialidade.
O arquivo digital se torna mais necessário quando uma empresa é de grande porte e, ao longo de sua existência, acumula diversas documentações.
Com isso, ao invés de guardar documentos em um armários, gavetas e espaços físicos, eles podem ser armazenados em âmbito digital, que é bem mais prático e econômico.
Se você quer fazer essa transição do físico para o digital, a DocsTi, neste artigo, explicará o que é o arquivo digital e como utilizá-lo ao seu favor.
O que é um arquivo digital?
O arquivo digital pode ter duas explicações dependendo do cenário, mas as duas são válidas para entender o conceito por completo.
No cenário empresarial, o arquivo digital é a solução de organização, arquivamento, gerenciamento e compartilhamento de documentos e informações. Essa definição é válida no cotidiano empresarial quando ela é considerada um serviço.
No entanto, para a área da tecnologia da informação (TI), o arquivo digital é um sistema composto por dados binários (0 e 1) que formam um dado e podem ser salvos em arquivo.
Ou seja, o arquivo digital no cenário da TI, é todo arquivo do âmbito digital, como imagem, texto, gráfico, planilha e outros.
As duas explicações se complementam por fazerem parte do mesmo universo. A empresa precisa do arquivo digital para poder realizar seus serviços.
O documento digital, ou arquivo digital, possui diversas finalidades, tudo dependerá da necessidade empresarial.
Por exemplo, se o empresário precisa de texto para o arquivamento de uma informação importante, ele pode salvar o documento digital como arquivo de texto.
Ou então, se a empresa precisar realizar a digitalização de um documento físico, ele pode ser salvo como Portable Document Format (PDF).
Existem diversos formatos de arquivos digitais, por isso, a escolha dependerá da necessidade do usuário.
Como se faz um arquivo digital?
Atualmente, existem diversos modelos de arquivos digitais, seu armazenamento dependerá do objetivo do usuário e da situação.
No entanto, para fazer um arquivo digital, você precisa querer armazenar algum documento, seja foto, texto, código e outros. Com isso, é possível salvá-lo nos seguintes formatos:
- JPG e PNG: arquivo de imagem;
- ZIP e RAR: arquivos compactados;
- PDF: arquivo portátil;
- EXE: arquivo de execução (aplicativos);
- TXT e WORD: arquivos de texto;
- SQL: arquivo para administração de dados;
- XML: arquivo de documentos usados na internet;
- CDR: arquivo de Corel Draw;
- PSD: arquivo de Photoshop;
Existem outros modelos de arquivos digitais, mas os citados acima são os mais comuns de se encontrarem em uma empresa.
Por exemplo, uma empresa, geralmente, fará a utilização de arquivos como: JPG e PNG, PDF, TXT, ZIP e RAR. Eles são utilizados para o arquivamento digital e para a digitalização de documentos.
Com esses modelos de arquivos digitais, é possível digitalizar qualquer documento físico. Para isso, você pode escaneá-lo ou tirar uma foto e convertê-lo para algum desses modelos — o mais recomendado é o PDF.
Desta maneira, você pode realizar o arquivamento digital que pode substituir o armazenamento físico que é feito em armários, gavetas e pastas.
Qual a importância do arquivo digital?
O arquivo digital chegou para ficar. Portanto, a tendência de sua utilização é só aumentar e deixar um pouco mais de lado o arquivamento físico.
Esse modelo é uma maneira de otimizar a organização de documentos de uma empresa e deixá-los armazenados em segurança por um longo período.
Seu principal objetivo é deixar os processos internos do usuário mais otimizados, sendo benéfico principalmente para as empresas.
Portanto, se você deseja manter suas informações em segurança de uma maneira prática, o arquivo digital é a opção ideal.
Não é difícil realizar a conversão e o armazenamento de um arquivo físico, para isso, você pode contar com uma empresa especializada no ramo, como a DocsTI.
Vantagens de usar arquivo digital
Para realizar a transição por completo de uma empresa para a era digital, os gestores devem iniciar o processo de arquivamento digital.
Para isso, é necessário começar a digitalizar os documentos físicos para os digitais, armazenando-os como PDF, TXT, JPG ou PNG e outros.
Desta maneira, será possível ter uma organização eficiente dos dados empresariais. No entanto, não é só essa vantagem que o arquivo digital proporciona. Confira abaixo outras!
Acessibilidade
Atualmente, um dos maiores problemas das empresas brasileiras é a acessibilidade de documentos importantes.
Geralmente, uma empresa demora até 1 mês para encontrar uma documentação importante sobre o negócio.
Com o arquivo digital você não terá esse problema, já que é possível encontrá-lo por nome e na barra de pesquisa do seu sistema.
Ecologia
Além de ser bem mais acessível do que o arquivo físico, também é extremamente ecológico, já que o armazenamento não faz o uso de papel.
Portanto, ao invés de armazenar montanhas de papéis que serão posteriormente jogados fora, você pode transformá-los em digitais.
Isso torna o processo de arquivamento muito mais sustentável, econômico e prático em relação ao armazenamento digital.
Facilidade de compartilhamento
No cenário empresarial, sempre será necessário realizar o compartilhamento de documentações, principalmente na área administrativa.
Se os documentos forem físicos, o gestor deverá procurar o arquivo, se locomover até a pessoa que precisa do documento e só assim entregar.
Se for um arquivo digital, é possível anular todo esse processo. A única ação a ser tomada é o envio do documento digital por e-mail ou outras plataformas.
Possibilidade de recuperação
Diferente do arquivo físico que se perdido ou deteriorado não pode ser recuperado, o digital pode ser copiado quantas vezes for necessário.
Além disso, se o sistema que armazena as documentações digitais for restaurado, é possível realizar o backup com as documentações.
O melhor também é se os arquivos estiverem sendo armazenados em nuvem, que poderão ser recuperados a qualquer momento.
Redução de custos
Com os documentos físicos, você deverá gastar capital com as impressões e, principalmente, com o armazenamento.
Os arquivos físicos devem ser armazenados em armários, gavetas e pastas, o que pode ser um peso no bolso da empresa.
Já com o arquivamento digital, não é necessário a aquisição de objetos e espaços físicos, seus documentos podem ser armazenados em nuvem.
Segurança
Muitos pensam que arquivos digitais não são seguros, mas é muito pelo contrário. Eles são até mais seguros do que os físicos.
Um arquivo físico pode estar vulnerável a diversos riscos, como perda, deterioração, furto e outros. Já o digital estará guardado a sete chaves pela empresa.
Além disso, dependendo do arquivo, é possível colocar senha para ter acesso. No caso do arquivo físico, o máximo a ser feito é colocar um cadeado.
Passos para deixar um arquivo digital mais estratégico
Se você deu o primeiro passo para a digitalização do seu negócio, que é optar pelos arquivos digitais, está na hora de aprender a otimizá-lo.
Apesar do arquivo digital já ser prático por si só, ainda é possível deixá-lo ainda mais estratégico em somente 3 passos. Confira abaixo!
Mantenha seu sistema organizado
Para utilizar o arquivo digital não é só criá-lo e deixar em qualquer pasta no sistema, é necessário ter organização igualmente ao arquivamento físico.
Por isso, conte com uma equipe que auxiliará na organização das pastas e arquivos digitais no sistema.
Desta maneira, será mais fácil para sua equipe ter acesso aos documentos da empresa sem ter que ficar procurando livremente no sistema.
Faça o armazenamento em nuvem e backup
Para deixar o arquivo digital ainda mais vantajoso para uma empresa, é possível armazená-lo em serviço de nuvem ou realizar um backup.
No armazenamento de nuvem, seus arquivos estarão salvos e protegidos em um host da internet, hospedado por alguma empresa de confiança, como a DocsTI.
Já no Backup, suas informações estarão salvas e seguras no próprio HD do computador, sendo possível recuperá-las caso a máquina seja restaurada.
Monitore seus documentos
Após optar pelo arquivamento digital, é necessário realizar o monitoramento do acesso a essas documentações, já que são informações privadas e importantes.
Para sua segurança, é interessante criar hierarquias de acesso, escolhendo cada colaborador que poderá ter acesso a determinado arquivo.
Além disso, se possível, também acompanhar alterações, impressões, compartilhamentos e cópias que foram feitas do arquivo. Assim, é possível controlar quem está realizando tais atividades.
Como gerenciar arquivos digitais?
Primeiramente, para você gerenciar com precisão seus arquivos digitais, você deverá contar com uma equipe de colaboradores precisa para a organização do arquivamento.
Após isso, é necessário contar com uma empresa especializada em armazenamento e digitalização de documentos, como a DocsTI.
Oferecemos o Gerenciamento Eletrônico de Documentos que é ideal para o armazenamento eficaz dos seus documentos.
Oferecemos quatro formas de prestação de serviço de gerenciamento de documentos, sendo:
- Documentos na Nuvem;
- Armazenagem de Caixas;
- Gestão de Documentos Físicos;
- Sala Cofre de Mídias.
Cada modalidade de gerenciamento possui suas próprias características. Portanto, nossos serviços são voltados para qualquer tipo de empreendimento.
Conclusão
Apesar dos arquivos digitais estarem em constante crescimento, não é toda empresa que opta por esse modelo de arquivamento.
Com isso, acabam tendo problemas com os processos internos pela falta de organização ou até mesmo pela perda de alguma informação importante.
Portanto, se você deseja armazenar as informações da sua informação com segurança, organização, praticidade e sem perder nada, opte pelo arquivamento digital.
Em alguns passos, você poderá ter todos os seus documentos físicos em âmbito digital de uma maneira econômica e simples. E o melhor de tudo, sem perder nada!