O arquivamento de documentos pode parecer uma tarefa simples para leigos, mas somente quem realmente trabalha com isso sabe a importância da organização de documentações.
Por exemplo, se em uma empresa não existir uma boa organização de documentos, muito provavelmente, alguma hora um papel importante será perdido.
Por isso existe o arquivamento de documentos, assim, documentos e papéis importantes ficam guardados em segurança.
No entanto, para fazer um arquivamento de documentos, a empresa deve contar com uma organização interna de qualidade e ferramentas que otimizem os processos administrativos.
Para você entender mais a fundo como funciona um arquivamento de documentos, neste artigo, explicaremos como realizá-la de maneira eficaz e prática. Continue conosco para saber mais!
O que é arquivamento de documentos?
Em geral, o arquivamento de documentos é o ato de armazenar papéis importantes que não são utilizados regularmente.
Com o arquivamento, uma pessoa ou empresa consegue realizar a guarda, controle e gerenciamento de documentos de uma maneira eficaz.
Por exemplo, com o arquivamento de documentos, você consegue guardar em segurança documentos como: declarações de imposto de renda antigas, extratos bancários, notas fiscais, registros trabalhistas e outros.
A partir do momento que uma empresa ou uma pessoa possui um alto nível de informatização, a presença do arquivamento de documentos se torna mais necessária ainda.
Isso porque, ao longo do tempo, são geradas cada vez mais documentações importantes. E deixá-las organizadas e em segurança, é uma tarefa imprescindível.
Qual a importância do arquivamento de documentos?
Para um cidadão normal, a organização de seus documentos pode até ser uma tarefa fácil. No entanto, para uma empresa de médio e grande porte, o cenário é totalmente diferente.
Ao passar dos anos, as empresas acumulam muitas documentações importantes, como notas fiscais, declarações de imposto de renda, extratos bancários e outros.
Para deixá-las guardadas em seguranças, os empresários precisam realizar um bom arquivamento de documentos.
Se não houver essa organização, é muito provável que essas documentações sejam perdidas ou deterioradas ao longo do tempo.
Por isso, se você possui informações físicas importantes, o arquivamento de documentos é uma ótima alternativa para armazená-las em segurança.
Quais as melhores formas de arquivar documentos?
Atualmente, existem diversas estratégias para realizar um arquivamento de documentos de qualidade.
Você pode contar com ferramentas otimizadas para digitalizar as documentações ou criar uma metodologia para a organização das suas informações.
No entanto, a escolha da melhor opção para a organização dos seus documentos dependerá da sua necessidade.
Para você realizar um arquivamento de documentos de qualidade na sua empresa, é necessário seguir alguns passos importantes. Confira-os abaixo!
Conheça as características dos documentos da empresa
Para arquivar os documentos de uma empresa de maneira inteligente e otimizada, você deve conhecer as características de cada papel.
Essa é uma etapa muito importante, pois permite definir qual o tipo de arquivamento pode ser utilizado para o armazenamento dos documentos — se poderá ser físico ou digital.
Após decidir qual será o tipo de arquivamento, é importante avisar para as equipes quais os documentos que permaneceram físicos e quais foram digitalizados.
Realize uma triagem para analisar os seus documentos
Nessa etapa, é importante a presença do empresário ou uma equipe que saiba detalhadamente a utilidade de cada documentação.
Isso porque na triagem que acontece a separação dos documentos que serão utilizados e os que poderão ser descartados.
É possível realizar a triagem de acordo com a classe e a fase documental, sendo elas:
- corrente: ainda sendo utilizada;
- intermediária: armazenação provisória, podendo ser necessária em momentos específicos;
- permanente: arquivo que será necessário para sempre.
No entanto, na triagem não acontece somente a permanência e o descarte das documentações.
Nessa etapa, também é necessário que o organizador faça a classificação dos documentos, separando-os por: assuntos, setor, relevância e outros.
Identifique os documentos e os organize em ordem crescente
Após a realização da triagem e o conhecimento das características de cada documento, agora é necessário identificar os papéis e organizá-los em ordem crescente.
Para organizá-los de maneira prática, você pode utilizar o método geográfico de organização de documentos e deixá-los em ordem alfabética.
Desta maneira, será mais fácil encontrá-los quando sua presença for necessária.
Defina os locais de arquivamento de documentos
Embora os arquivos digitais sejam mais fáceis de serem armazenados, ainda é necessário que o local de arquivamento seja definido.
Por isso, é muito importante que você escolha um local voltado para o arquivamento de documentos, tanto físicos quanto digitais.
No caso dos documentos físicos, a empresa deverá procurar um lugar com espaço suficiente para armazenar armários, pastas e fichários.
Além disso, também é muito importante a escolha de um espaço com ventilação, iluminação e temperatura adequada para o armazenamento dos papéis.
Isso porque, com o passar do tempo, a impressão dos papéis podem sofrer alterações caso não estejam em local adequado.
Já os arquivos digitais precisam ser armazenados em locais seguros, seja ele físico ou em nuvem. Portanto, procure empresas confiáveis que oferecerão o suporte necessário para o arquivamento dos seus documentos.
Priorize a segurança nesse processo
Antes de arquivar seus documentos, o que você deve priorizar é a segurança das suas informações.
Por isso, você deve procurar o auxílio de empresas que sejam confiáveis para armazenar suas informações de maneira segura.
Caso suas documentações sejam físicas, opte por uma equipe confiável para que você corra nenhum tipo de risco relacionado a vazamento de informações.
Ou então, se seus documentos forem digitais, opte por uma empresa que ofereça todo o suporte necessário para o armazenamento das suas informações.
Utilize uma tabela de temporalidade (TTD)
Para fazer um arquivamento de documentos de qualidade, você também pode optar pela tabela de temporalidade (TTD).
Essa ferramenta permite a definição do tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando o descarte de recibos, duplicatas e contratos antes do prazo.
A TTD é importante também para as empresas respeitarem o arquivamento de acordo com a legislação vigente. Veja o tempo de arquivamento de alguns documentos:
- Acordo de compensação de horas – 5 anos;
- Carta de pedido de demissão – 5 anos;
- COFINS – 5 anos;
- Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) – 10 anos;
- Documentação dos Recursos Humanos, como recibos de 13º salário, comprovante de férias, folhas de pagamento, recibo de salários, termo de rescisão – 10 anos;
- Comprovantes de pagamento de impostos da Previdência Social – 30 anos.
Faça a digitalização de documentos
Uma maneira de ter as documentações de uma empresa sempre prontas para serem utilizadas é efetuando a digitalização.
Essa é uma maneira mais prática de deixar documentos importantes sempre seguros e prontos para utilização, sempre precisar armazená-los fisicamente.
No entanto, primeiramente, você deve encontrar uma empresa que seja confiável para ter certeza de que seus documentos permanecerão confidenciais e em perfeito estado.
Para isso, você pode contar com a Docs TI, que atua a mais de 30 anos no mercado de digitalização de documentos e possui as melhores soluções de organização para sua empresa.
Estruture um espaço físico para os seus arquivos
Caso você não tenha condições para poder adquirir um espaço exclusivo para o arquivamento dos seus documentos, você pode separar um local dentro do seu escritório.
O que você precisará é de muita dedicação e um grande armário para guardar as pastas com todos os documentos.
Caso não exista espaço suficiente para o armazenamento, a única solução é a aquisição de um espaço extra ou a digitalização das informações.
Quais os benefícios do arquivamento de documentos?
Um dos principais benefícios do arquivamento de documentos em uma empresa é a possibilidade de maior controle sobre os processos administrativos.
Ao longo dos anos, uma empresa cresce e, consequentemente, gera mais informações. E o arquivamento de documentos permite que esses dados sejam monitorados adequadamente.
Sem o arquivamento de documentos, fica bem mais difícil localizar, proteger e disseminar as informações de uma empresa. Além de que, com o arquivamento de documentos também é possível:
- Minimizar a perda de informações;
- Cumprir as obrigações legais;
- Aumentar a segurança dos dados;
- Otimizar o tempo;
- Simplificar os procedimentos;
- Melhorar os resultados e a produtividade;
- Redução de custos.
Por que escolher os serviços da Docs TI Brasil?
Se você está em busca de uma empresa que ofereça confiabilidade, segurança e organização, a Docs Ti é ideal para sua empresa.
Além de digitalizar com segurança seus documentos, a Docs Ti também guarda todas suas informações de uma maneira prática.
Aqui, todas as digitalizações de documentos são feitas com certificação digital, para terem a mesma validade de uma documentação física.
A Docs TI oferece planos que se integram com a sua empresa, como: Digitalização Simples, Guarda de Documentos e Sistema MaxiDoc GED.
Conclusão
Agora que você já sabe como realizar o arquivamento de documentos com qualidade, você precisa das ferramentas certas para otimizar o seu trabalho.
Portanto, se você deseja manter os seus arquivos físicos em segurança, opte por uma equipe de confiabilidade para a realização do arquivamento.
Ou, caso você queira iniciar a digitalização dos seus documentos para promover mais praticidade no cotidiano do seu negócio, conte com uma empresa que ofereça o apoio necessário para você alcançar seus objetivos.
Com o arquivamento de documentos, você promove diversos benefícios tanto para sua empresa quanto para seus clientes.
Então, não deixe a organização para depois, faça o arquivamento dos seus documentos com a Docs TI da melhor maneira possível!