Práticas de Gestão Documental

No mundo corporativo, tem crescido a demanda por registros que testemunhem, indiquem as melhores práticas, permitam a consulta, a preservação e/ou mesmo uma reavaliação dos processos produtivos. Afinal, estamos na Era da Informação.

Organização, triagem e conservação dos arquivos empresariais

E a Gestão Documental é a mais nova metodologia usada pelas empresas na organização de documentos em arquivos, gerando acessibilidade, padronização e velocidade no fluxo de informações.

Saiba mais sobre os procedimentos da Arquivologia com as dicas fáceis da Staples e aumente sua produtividade no trabalho!

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Papel A4
Caixa de Arquivo Morto
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CD, DVD, Pen Drive
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Pasta Catálogo
Pasta Suspensa
Caixa Organizadora

 

Etapas do processo de Gestão Documental

1º Classificação e triagem:

Uso corrente (1ª idade, valor administrativo)
Uso intermediário (Valor probatório ou legal)
Permanente (Valor histórico-científico)

 

2º Procedimentos de armazenagem:

1. Estabelecer política de acesso imediato à informação na empresa, para suporte aos tomadores de decisão e garantia de transparência nos atos administrativos.

2. Definir equipamentos e os espaços para arquivamento: pen drives, CDs, DVDs, pastas físicas, pastas digitais (PC/rede).

 

3º Rotinas de conservação:

Saiba de algumas ações de preservação para não deteriorar os documentos originais:
– Climatização (análise da umidade local)
– Flexibilidade de expansação / Enxugamento dos espaços ociosos
– Proteção contra insetos e outros agentes destrutivos
– Desinfetação e/ou alisamento dos documentos
– Temperatura
– Ventilação
– Riscos de incêndio
– Limpeza (poeira, gases e/ou pragas)

 

Fonte: Staples

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