Digitalização de Documentos

Nosso serviço de digitalização de documentos está disponível de duas formas:

Procedimento para digitalizar seus documentos

Os documentos serão disponibilizados através da web ou gerenciados por um Software GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos)
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Planos Sob Medida

Pensando em facilitar nossos serviços de digitalização de documentos, estamos disponibilizando planos que cabem no seu bolso

Digitalização Simples

 A partir de

R$ 0,15 / página

  • Documentos P/B e Colorido
  • Até 3 Indexadores GRATUITOS ℹ️
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Digitalização com Certificação

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Digitalização de Grandes Formatos

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Digitalização Urgente

 

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R$ 1,20 / página

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Você tem dúvidas ? Saiba Sobre os Benefícios de Digitalizar seus Documentos

Economize espaço físico, centralize as informações e otimize o tempo.
Benefícios da digitalização de documentos
  • Diminuição de custos
  • Fácil implementação
  • Redução do uso de papel
  • Acesso através de sistema de procura
  • Diminuição do espaço físico
  • Economia com móveis de arquivo
  • Agilidade operacional Gestão Online dos documentos
  • Acesso Remoto
  • Backup de segurança dos arquivos
O que posso digitalizar?
  • arquivos históricos
  • arquivos júrídicos
  • contratos
  • notas fiscais
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  • documentos de rh
  • imagens
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Conheça o MaxiDoc GED e Gerencie Seus Documentos Digitalizados na Nuvem com Segurança e Praticidade

Recomendação para serviço de digitalização de documentos

A digitalização de documentos é recomendada para empresas que contêm grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Bancos, indústrias, universidades, hospitais, imobiliárias, escritórios de advocacia, escritórios de contabilidade, cartórios, consultórios médicos e estética, etc,  são algumas das áreas que a digitalização é necessária.

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Páginas Digitalizadas

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Caixas Guardadas

Perguntas Frequentes Sobre Digitalização de Documentos

Você tem perguntas sobre nossos serviços ?
Nós temos as respostas!

Essas são algumas delas:

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) em conjunto com um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.

A primeira etapa para iniciar a digitalização de documentos é a preparação. Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel e separados conforme acordado com o cliente.

A segunda etapa é digitalizar os documentos em papel em um scanner de alta performance. Dessa forma os documentos em papel são transformados em imagens digitais e armazenados em um dispositivo físico, de preferência em um arquivo PDF com 300dpi de qualidade.

A terceira etapa é a indexação do documento onde são gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.

A última etapa é o controle de qualidade, onde cada um dos documentos são avaliados antes de serem enviados ao cliente. Caso haja algum problema nas imagens, refaça as etapas e entregue os documentos através de um software GED ou através de alguma solução na nuvem (Google Drive, etc).

Softwares de digitalização de documentos profissionais tem como padrão gerar arquivos TIF. Multifuncionais e scanners simples já fazem a digitalização de documentos no formato PDF automaticamente.

Escolha um conversor de imagens do tipo TIF para PDF e digitalize os documentos de preferência com qualidade de 300dpi. Hoje há diversas soluções online que fazem a conversão dos arquivos TIF para PDF.

Caso o arquivo seja muito grande, tenha um software local para efetuar a conversão, já que as soluções online podem ter problemas com arquivos muito grandes.

Para avaliar se sua empresa precisa de um serviço de digitalização de documentos, pense nos benefícios que ela pode trazer no seu dia-a-dia.

A digitalização de documentos inicialmente diminui custos, é simples de implementar e reduz o uso de papel.

Uma parte muito importante é a diminuição do espaço físico e a economia com móveis de arquivo que você terá na sua empresa além da diminuição do tempo gasto na busca de um documento físico.

Para gerenciar seu acervo, você poderá ter acesso remoto de qualquer lugar a qualquer hora através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documento (GED), agilizando operações de pesquisa com a segurança de ter seus documentos na nuvem.

Indexação é o processo pelo qual um documento pode ser encontrado. Imagine que sua empresa ou você possua milhares de documentos digitalizados. Como encontrar um determinado documento quando você precisar dele? Aqui é que entra a indexação. Vamos a um exemplo prático: Suponha que sua empresa queira digitalizar todos os documentos do departamento de Recursos Humanos. Em um ambiente onde o papel é utilizado, provavelmente os seus prontuários estarão arquivados pelo nome do funcionário, pelo número do CPF ou ainda pelos dois. Facilmente você encontrará o prontuário do funcionário, certo? Agora imagine que todos os seus prontuários foram digitalizados. Como você encontraria o prontuário do funcionário Pedro ou da funcionária Maria? Imagine ainda que sua empresa conta com 3 funcionárias que possuem o nome Maria com sobrenomes diferentes ou mesmo iguais (homônimos). Sem a ajuda dos índices seria quase impossível encontrar tais documentos. Esta é a função dos índices: permitir que você encontre documentos muito rapidamente. O trabalho de indexação de documentos é uma tarefa muito importante e não muito rápida; lembre-se: “a pressa é inimiga da perfeição”. Uma indexação feita de forma incorreta lhe trará muitos problemas no momento de recuperar uma imagem de um documento. Nossa empresa utiliza a “dupla digitação” para evitar erros de indexação. Ela funciona da seguinte forma: Um de nossos especialistas digita o índice do documento e o mesmo documento é transferido para outro especialista que redigita o índice. Se os dois forem iguais, o documento segue seu caminho no processo, caso contrário volta para o passo anterior. Isto nos garante uma margem de acerto superior a 99,99%. A perfeição não existe no mundo em que vivemos, mas estamos sempre em busca dela.

A indexação é a melhor forma de recuperar um documento digital. Se não fosse por ela, para encontrar um documento você precisaria abrir todos os seus arquivos digitais, fazer uma leitura, ainda que rápida, e verificar se aquele seria o documento que você está buscando.

Normalmente quem digitaliza seus documentos irá utilizar um aplicativo/programa que além da busca irá permitir outras operações sobre os documentos. Tarefas como:

     – Enviar o documento por e-mail para alguém;
     – Imprimir o documento;
     – Ler o documento;
     – Etc.

Nossa empresa fornece gratuitamente um aplicativo que lhe permite essas e outras funções sem a necessidade de instalação de qualquer outro programa no seu computador. Você não pagará nada para usar este sistema, apenas o espaço utilizado pelos seus arquivos digitalizados na nuvem.

A indexação é uma prestação de serviços onerosa, ou seja, tem custo. No processo de digitalização poderíamos dizer que é o processo mais complexo, necessário e demorado. Enquanto existem “scanners” que digitalizam 100 páginas por minuto ou mais, a indexação é um processo que, na sua grande maioria das vezes, depende da leitura humana de um especialista sobre o documento para depois digitar os dados lidos em algum lugar que permitirá a pesquisa e recuperação do documento no futuro.

Por esta razão há uma “limitação” da quantidade de caracteres para possibilitar a cobrança. Entenda esta limitação não como a quantidade máxima de um índice, mas como uma medida de valor. A cada índice de até 20 caracteres digitados há uma cobrança por documento.

Explicando melhor: se a cada 20 caracteres digitados uma empresa cobra R$ 0,04, caso o índice tenha 60 caracteres o valor da indexação daquele documento será R$ 0,12.

Note que existem empresas que cobram o valor da indexação por página. Nossa empresa não pratica este procedimento. Nós cobramos a indexação por DOCUMENTO e não por página. Por exemplo:

Suponha um documento de 10 páginas com 1 indexação de até 20 caracteres. Suponha ainda que o valor da digitalização por página seja R$ 0,15. Desta forma, teríamos:

        10 páginas digitalizadas a R$ 0,15              = R$ 1,50
         1 índice de até 20 caracteres a R$ 0,04        = R$ 0,04
                                                          ——-
                    Valor total da digitalização        = R$ 1,54

Se a cobrança fosse por páginas este valor subiria para R$ 1,90, ou seja, uma diferença de 23% que seriam pagos a mais.

Cuidado com este tipo de cotação.

A Docs Ti Brasil não utiliza a figura de terceiros ou contratados em nenhuma parte dos processos. Todos os nossos serviços são executados por funcionários contratados no regime CLT. Isto nos garante uma uniformidade e tranquilidade no trato com nossos clientes.

Nossa unidade de transporte de documentos é a caixa. Dentro de uma caixa D3 a quantidade de documentos é muito variável, mas a quantidade de folhas é muito semelhante. Estas caixas de papelão suportam até 20 Kg de conteúdo que pode equivaler a aproximadamente 5.000 folhas.

Os veículos que utilizamos tem uma capacidade de carga de 30 caixas D3, sendo esta a quantidade máxima transportada em nossos veículos.

Nossos serviços, dependendo do tipo de contrato, podem ter como unidade de transporte os próprios documentos e não somente as caixas.

Para mais detalhes, fale com nosso pessoal da área comercial.

Nossa empresa fornece aos nossos clientes a possibilidade de uso de um software desenvolvido por nós que não requer qualquer tipo de instalação nos equipamentos do cliente. Sua utilização é feita via navegadores de Internet.

Basta que você aponte seu navegador para o endereço que lhe será fornecido, digite suas credenciais e pronto, você já tem acesso a visualizar todos os documentos digitalizados e a emitir pedidos de devolução e/ou retirada de documentos, mídias e caixas de documentos.

Além de visualizar os documentos digitalizados, nosso aplicativo MaxiDoc permite que você os envie por e-mail para outra pessoa, imprima, converta, etc.

Este aplicativo não tem custos para os nossos clientes. O que é cobrado é apenas o espaço utilizado em nossos servidores e uma taxa mensal (menos de R$ 1,00 por dia) por cada usuário simultâneo que o cliente desejar contratar.

Em 1 gigabyte de espaço em nossos servidores sua empresa consegue armazenar aproximadamente 25.000 páginas A4 em branco e preto. Este é todo o custo que você terá ao armazenar seus documentos conosco com toda a segurança disponibilizada pela Amazon (um dos provedores mais seguros do mundo). Só para exemplificar, o custo de uma página armazenada em nossos servidores é equivalente a R$ 0,00116 por mês!

Os serviços de digitalização que executamos podem ser entregues ao cliente das seguintes formas:

    – Download feito em nossos servidores de arquivos;
    – Mídia CD / DVD;
    – Mídia escolhida pelo cliente (HD, PenDrive etc.). Neste caso o cliente pode fornecer a mídia ou nossa empresa pode oferecê-la mediante cobrança adicional;
    – Upload em aplicativo instalado no cliente. Neste caso haverá a cobrança por hora de utilização de nossos recursos humanos.

Os serviços de digitalização, a princípio, serão entregues nos formatos PDF ou TIFF, cabendo ao cliente a escolha do tipo de arquivo antes do início dos trabalhos. Havendo outras necessidades, nossa empresa conta com especialistas capazes de desenvolver aplicativos que poderão converter esses formatos no desejado.

Dentro de uma caixa box (caixa de arquivo) a quantidade de documentos é muito variável, mas a quantidade de folhas é muito semelhante. Estas caixas de papelão suportam até 7 Kg de conteúdo (recomendado no máximo 5 Kg), que pode equivaler a aproximadamente 1.500 folhas.

O material de fabricação delas não foi projetado para movimentações constantes por ser um produto muito frágil. Esta fragilidade pode comprometer a segurança dos documentos que são armazenados nela. Esta é a razão principal de todas as empresas de guarda de documentos adotarem as chamadas caixas container 20 Kg (no nosso caso, caixa D3). As caixas D3 são confeccionadas em papelão duplo ou triplo e possuem uma resistência muito superior às caixas box.

Nossa indicação é manter as caixas box quando os clientes já as possuem e armazená-las dentro de uma caixa D3. As caixas D3 foram projetadas para conter 3 caixas box. Quando arquivadas dessa forma, ficam ainda mais resistentes.

Expurgo é o processo pelo qual documentos são destruídos irremediavelmente. A grande maioria dos documentos possuem uma tabela de periodicidade de validade, ou seja, uma data de validade. A lei brasileira discorre sobre a validade de vários documentos que devem ser mantidos no seu formato original (papel) e outros que podem ser digitalizados e terem seus respectivos documentos em papel destruídos.

Esta lei sofre modificações de tempos em tempos, então sugerimos que você e/ou sua empresa contate um profissional da área que poderá lhe instruir de forma precisa sobre o que pode e o que não pode ser destruído.

Nossa empresa possui parcerias que trabalham exatamente neste ramo de serviços, ampliando nosso rol de serviços voltados à gestão documental.

O processo de expurgo de documentos é uma tarefa sem retorno que para ser executada deve ser precedida de estudo criterioso de execução. Em nossa empresa o início desse processo sempre será um documento assinado pelo cliente por pessoa capacitada para essa função autorizando a execução.

Após a separação dos documentos é criada uma lista contendo todos os detalhes de cada documento que deverá ser novamente assinada pelo cliente para que o processo possa seguir suas etapas.

Existem alguns processos de descaracterização de documentos como químico, físico, entre outros. Este processo pode ser filmado ou não.

Os custos de efetuar a digitalização de documentos variam de acordo com a sua necessidade e o tipo de documento a ser digitalizado e indexado.

Primeiramente, existe um valor fixo para cada página digitalizada. Caso uma folha digitalizada tenha informações na frente e no verso, considere 2 páginas digitalizadas por folha de papel.

A indexação do documento que consiste em gerar índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento também tem um custo.

Esse processo é cobrado de acordo com a quantidade de indexadores que você precisará incluir nesse documento. Lembrando que essa cobrança é feita por documento gerado e não por páginas.

Caso utilize um sistema GED, o custo geralmente é baseado no armazenamento dos documentos. 1GB possibilita o armazenamento de aproximadamente 25.000 páginas A4 em Preto/Branco.

Uma das funções mais úteis dos smartphones hoje é poder servir como scanner para seus documentos.

Dessa forma, você pode enviar a versão digitalizada por e-mail, salvar em um serviço de nuvem ou até compartilhar com amigos. O processo utiliza apenas a câmera do seu celular.

Independente de qual aplicativo você utilizar, lembre-se de:

  1. Usar um lugar iluminado com fundo de cor única;
  2. Mantenha a mão firme no momento de tirar a foto do documento;
  3. Não esqueça de girar o documento na posição correta para a leitura do mesmo;
  4. Realce o texto com filtros do aplicativo;
  5. Defina o formato para compartilhamento (PNG, JPG ou PDF).

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Uma empresa com mais de 30 anos trabalhando com gerenciamento de documentos tendo o seu CEO como uma das maiores referências no mercado, sendo representante ao longo dos anos de várias ferramentas de GED/ECM.

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