Digitalização de Documentos

O que é digitalização de documentos? Veja como realizá-la!

Tempo de leitura: 6 minutos

Se você tem contato direto com documentações, alguma vez, você já se perguntou ou se perguntará “ O que é digitalização de documentos?”. 

A digitalização de documentos nada mais é do que a transformação de um arquivo físico para um formato digital, como PDF, DOC, TXT e outros. 

Esse processo evita o desperdício de tempo e energia de uma pessoa, já que é armazenada em um computador e pode ser buscada na barra de pesquisa do sistema. 

Além disso, uma empresa, pessoa ou colaborador tem a possibilidade de visualizar o documento digitalizado de qualquer lugar, home office ou viagem. 

Existem diversos benefícios que a digitalização de documentos pode proporcionar a uma empresa, mas nem todos sabem desfrutar da funcionalidade. 

Por isso, a DocsTI neste artigo explicará, detalhadamente, o que é a digitalização de documentos e como realizá-la de maneira simples e prática. Continue conosco para saber mais! 

O que é digitalização de documentos? 

Como introduzido, a digitalização de documentos é o processo de transformar um arquivo físico (impresso em papel) em uma versão digital. 

Em um cenário empresarial, documentos como recibos, comandas, relatórios, certidões, certificados e outros, podem ser digitalizados para manter uma organização eficaz. 

O processo de digitalização já é bem conhecido em inúmeros negócios. Afinal, a agilidade e a alta demanda do mercado exigem ferramentas facilitadoras. 

Devido à facilidade da digitalização de documentos, empresas ao redor do mundo estão eliminando o uso de papel em seus negócios e utilizando o arquivamento digital

O processo de digitalização de uma empresa pode ser um pouco prolongado, mas, com certeza, deixará a localização de informações bem mais precisa. 

Documentos digitalizados x documentos digitais: quais as diferenças?

Pode não parecer, mas existe diferença entre documentos digitalizados e documentos digitais. 

A principal diferença é que o segundo já é criado no meio digital com uma certificação digital. Já o outro precisa passar pelo processo de transformação. 

Ou seja, na digitalização de documentos o arquivo físico deverá ser transformado em digital, passando pela conversão. 

No caso do documento digital, ele pode ser criado a qualquer hora através de programas do computador. É possível criar PDF, TXT, DOC e outros. 

Digitalizar e escanear é a mesma coisa? Qual a diferença? 

Quando falamos sobre escaneamento, muitas pessoas podem achar que há escaneamento. No entanto, a digitalização é uma técnica que vai muito além disso.

A digitalização de um documento é uma tarefa um pouco mais complexa, transformando um arquivo em uma forma que consiga ser indexado em algum software, permitindo a busca de diferentes maneiras. 

Ou seja, na prática, na digitalização o arquivo ganha um código binário, com dados que serão analisados e interpretados por sistemas de gestão

Já no escaneamento, o usuário tira uma foto de um arquivo ou escaneia na impressora e transforma-o em PDF. 

Como é feita a digitalização de documentos?

Como é feita a digitalização de documentos?

Para realizar a digitalização de documentos, é necessário entender qual processo é feito nas informações. 

Se você deseja ter uma digitalização de documentos eficaz e prática, a melhor opção é sempre procurar uma empresa especializada, como a DocsTI. 

Utilizamos tecnologias de ponta para organizar seus documentos da melhor forma possível e utilizamos os passos a seguir. Confira abaixo! 

Preparação 

Na preparação, coletamos os documentos da empresa, analisamos e registramos as informações físicas que serão digitalizadas. 

Esse procedimento deve ser realizado com muito cuidado, para evitar que alguns materias não sejam deteriorados. 

Após a coleta, realizamos o possível para reparar os arquivos que tiverem manchas ou amassados, garantindo a legibilidade. 

Em seguida, higienizamos o documento e retiramos objetivos das folhas, como grampos, para não interferirem na digitalização. 

Digitalização

Na etapa de digitalização, o documento deve ser escaneado de maneira adequada para que seja armazenado de maneira otimizada. 

É muito importante escanear os arquivos um de cada vez, na ordem que os mesmos estavam armazenados. 

Desta maneira, garantimos que a sequência de classificação seja respeitada e a organização antiga ainda se preserve. 

Nesse processo, também é muito importante verificar se não existe nenhuma sujeira ou deformação no papel. 

Indexação 

Após a preparação, classificação e digitalização, é necessário fazer a indexação, inserindo dados como nomes e datas do documento. 

Essa etapa tem como objetivo facilitar a localização dos arquivos no computador. Escolhemos palavras-chaves também para otimizar o tempo de procura. 

A indexação é necessária para armazenar as informações na nuvem, o que permitirá que o mesmo seja visto de qualquer lugar. 

Controle de qualidade

Nesta etapa, a digitalização de documentos já estarão finalizadas e prontas para serem analisadas pelo cliente. 

Com isso, você poderá pesquisar os documentos que foram digitalizados no sistema do seu computador ou na nuvem que foi contratada. 

Esse é o momento do cliente e da empresa contratada analisar os documentos digitalizados e manter um controle de qualidade. 

Então, analisamos se existe algum arquivo que foi corrompido durante a digitalização ou se existiu rasura durante o processo. 

Quais documentos podem ser digitalizados? 

empresários digitalizando documentos

Qualquer documentação pode ser digitalizada, desde a mais simples até a mais complexa. No entanto, é necessário se atentar em alguns aspectos. 

Isso porque, dependendo do documento digitalizado, é necessário ter uma certificação digital que comprove sua autenticidade. 

No entanto, não são todos os documentos que devem ter essa certificação. Ela somente é necessária em casos específicos. 

Por outro lado, é possível digitalizar diversos documentos, como processos, prontuários, notas fiscais, documentos contábeis, livros e até plantas arquitetônicas. 

O usuário escolhe o que deseja digitalizar, seja suas informações pessoais ou até mesmo empresariais. 

Por que fazer a digitalização de documentos é importante para a empresa?

Se você deseja manter sua vida individual ou empresarial organizada e prática, é importante você optar pela digitalização de documentos. 

Isso porque, além de facilitar processos internos, ela também promove uma melhor comunicação organizacional entre empresa e colaboradores. 

Existem tantos motivos para ressaltar a importância da digitalização de documentos que separamos as principais para você. Confira abaixo! 

Diminuição e economia de espaço físico 

Com suas informações armazenadas num ambiente digital, não será necessário a dedicação de um espaço exclusivo físico para guardar inúmeras documentações. 

Dessa maneira, é possível desapegar daqueles armários e gavetas que ocupam muito espaço e transformar o ambiente num lugar confortável para os colaboradores. 

Diminuição de custos

A digitalização de documentos é uma “mão na roda” quando o quesito é redução de custos, já que a empresa ou você não precisará gastar com impressões. 

Imagine o quanto uma empresa gasta com a impressão de documentos, envio para assinatura e armazenamento. Viu como é caro? 

Com a digitalização de documentos é diferente. O usuário paga uma quantia mensal ou anual na nuvem e poderá ter seus arquivos armazenados por um ótimo custo-benefício. 

Aliás, se o usuário também não pretender pagar um armazenamento na nuvem, não tem problema. É possível guardar os documentos no próprio computador. 

Aumento de produtividade 

Com a otimização de tempo oferecida pela digitalização de documentos, a sua equipe pode ficar até mais produtiva. 

Isso porque eles não precisarão ficar horas em armários, prateleiras e gavetas procurando uma documentação específica. 

O que será preciso ser feito é somente ir na barra de pesquisa do sistema da empresa e procurar pelo o arquivo desejado. 

Dessa maneira, o seu time, principalmente de Recursos Humanos, otimizará o tempo das tarefas e terá um dia mais produtivo. 

Evita desperdício de papel 

Atualmente, o meio ambiente virou um tema de foco para as grandes empresas, já que o Planeta Terra, a cada dia que se passa, está se deteriorando mais. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Indústria Brasileira de Árvores (Ibá), o consumo de papel no Brasil atingiu 4 mil toneladas no primeiro semestre de 2022. 

E se não nos conscientizarmos, a tendência é subir. Por isso, com a digitalização de documentos, você protege um bem maior, o Planeta Terra. 

Mais controle e segurança dos documentos 

A maior parte das informações de uma empresa devem ser confidenciais, mas é difícil manter a segurança quando os dados são físicos. 

Qualquer pessoa que tenha acesso aos espaços exclusivos das documentações confidenciais de uma empresa, podem, de alguma forma, vê-las. 

No entanto, com a digitalização de documentos, a visualização fica mais restrita. Isso porque a empresa pode escolher qual colaborador terá acesso às documentações. 

Por que a DocsTI Brasil é a melhor opção para a digitalização de documentos?

digitalização de documentos e como fazer

Se você está em busca de uma empresa confiável, especializada e de qualidade para iniciar o processo de digitalização dos seus documentos, a DocsTI é a resposta.

Digitalizamos diversos tipos de documentos, como prontuários, processos, notas fiscais, documentos contábeis, livros e muito mais!

O nosso diferencial é que entendemos a necessidade do nosso cliente e sugerimos as melhores opções para o arquivamento e gerenciamento de seus documentos digitalizados. 

Além disso, entregamos seus arquivos em diversos formatos, conforme a sua necessidade. Temos: PDF Pesquisável (OCR), PDF na Nuvem, Pen Drive, Maxidoc GED e outros.

Quer guardar as informações da sua empresa e segurança? Então, entre em contato conosco e conheça o plano ideal para você! 

Conclusão 

Após este artigo, você não se perguntará mais “o que é digitalização de documentos?”, já que agora é possível entender que é um processo extremamente importante. 

Isso porque ele transforma arquivos físicos em digitais e facilita o trabalho de uma empresa por completo, permitindo maior agilidade nas tarefas internas. 

A digitalização de documentos não serve apenas para você e sua equipe, também auxiliará na comunicação do seu público. 

Então, não perca tempo com papeladas, opte pela digitalização de documentos e tenha uma rotina empresarial mais organizada. 

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