Listamos as 9 dúvidas mais comuns sobre digitalização de documentos para você que já se questionou por que a maioria das informações de sua empresa continuam em papel.
O que é a digitalização?
Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) em conjunto com um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.
Como fazer a digitalização de documentos?
A primeira etapa para iniciar a digitalização de documentos é a preparação. Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel e separados conforme acordado com o cliente.
A segunda etapa é digitalizar os documentos em papel em um scanner de alta performance. Dessa forma os documentos em papel são transformados em imagens digitais e armazenados em um dispositivo físico, de preferência em um arquivo PDF com 300dpi de qualidade.
A terceira etapa é a indexação do documento onde são gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.
A última etapa é o controle de qualidade, onde cada um dos documentos são avaliados antes de serem enviados ao cliente. Caso haja algum problema nas imagens, refaça as etapas e entregue os documentos através de um software GED ou através de alguma solução na nuvem (Google Drive, etc).
Como fazer para digitalizar um documento em PDF?
Softwares de digitalização de documentos profissionais tem como padrão gerar arquivos TIF. Multifuncionais e scanners simples já fazem a digitalização de documentos no formato PDF automaticamente.
Escolha um conversor de imagens do tipo TIF para PDF e digitalize os documentos de preferência com qualidade de 300dpi. Hoje há diversas soluções online que fazem a conversão dos arquivos TIF para PDF.
Caso o arquivo seja muito grande, tenha um software local para efetuar a conversão, já que as soluções online podem ter problemas com arquivos muito grandes.
O que considerar na decisão de digitalização de documentos? Por que fazer a digitalização de documentos?
Para avaliar se sua empresa precisa de um serviço de digitalização de documentos, pense nos benefícios que ela pode trazer no seu dia-a-dia.
A digitalização de documentos inicialmente diminui custos, é simples de implementar e reduz o uso de papel.
Uma parte muito importante é a diminuição do espaço físico e a economia com móveis de arquivo que você terá na sua empresa além da diminuição do tempo gasto na busca de um documento físico.
Para gerenciar seu acervo, você poderá ter acesso remoto de qualquer lugar a qualquer hora através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documento (GED), agilizando operações de pesquisa com a segurança de ter seus documentos na nuvem.
O que posso digitalizar?
Qualquer documento físico (papel) pode ser digitalizado. Listamos alguns tipos de documentos que você poderá digitalizar e organizar para facilitar suas pesquisas:
- arquivos históricos
- arquivos jurídicos
- contratos
- notas fiscais
- processos
- dossiês
- prontuários diversos
- holerites
- faturas
- documentos de rh
- imagens
- ordem de serviço
- documentos contábeis
- plantas arquitetônicas
- manuscritos
- mapas
Para quem é recomendado os serviços de digitalização de documentos ?
Empresas que contêm grande volume de documentos e que necessitam de fácil compartilhamento e consulta através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) necessitam dos serviços de digitalização de documentos.
Bancos, indústrias, universidades, hospitais, imobiliárias, escritórios de advocacia, escritórios de contabilidade, cartórios, consultórios médicos e estética, corretoras de seguros, administradoras de condomínio, prefeituras, instituições públicas e privadas, ongs e instituições sem fins lucrativos são algumas das áreas que a digitalização é necessária.
Quanto custa a digitalização de documentos?
Os custos de efetuar a digitalização de documentos variam de acordo com a sua necessidade e o tipo de documento a ser digitalizado e indexado.
Primeiramente, existe um valor fixo para cada página digitalizada. Caso uma folha digitalizada tenha informações na frente e no verso, considere 2 páginas digitalizadas por folha de papel.
A indexação do documento que consiste em gerar índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento também tem um custo.
Esse processo é cobrado de acordo com a quantidade de indexadores que você precisará incluir nesse documento. Lembrando que essa cobrança é feita por documento gerado e não por páginas.
Como escanear documentos pelo celular com qualidade?
Uma das funções mais úteis dos smartphones hoje é poder servir como scanner para seus documentos.
Dessa forma, você pode enviar a versão digitalizada por e-mail, salvar em um serviço de nuvem ou até compartilhar com amigos. O processo utiliza apenas a câmera do seu celular.
Independente de qual aplicativo você utilizar, lembre-se de:
- Usar um lugar iluminado com fundo de cor única;
- Mantenha a mão firme no momento de tirar a foto do documento;
- Não esqueça de girar o documento na posição correta para a leitura do mesmo;
- Realce o texto com filtros do aplicativo;
- Defina o formato para compartilhamento (PNG, JPG ou PDF).
Como montar uma empresa de serviço de digitalização de documentos?
Primeiro, você precisará de um espaço físico, de preferência com estantes para armazenar caixas de documentos.
Segundo o SEBRAE, uma área mínima de 50m² dividida em recepção, sala de armazenagem, manuseio e digitalização dos documentos, escritório e banheiro são necessárias para inciar sua empresa de digitalização de documentos.
O segundo passo é adquirir scanners de alta performance para páginas A4 e, se possível, um scanner de mesa para tamanhos maiores do que A4.
Outro ponto essencial são computadores de alta performance com HDs acima de 1TB para o armazenamento das imagens. Tenha também um computador com espaço físico (HD) ou na nuvem para efetuar o backup desses documentos após a digitalização dos mesmos.
Teste diversos softwares para efetuar a digitalização dos documentos, já que esse será o processo mais importante da jornada. Pense que o trabalho de digitalização de documentos além de técnico precisa ter fluidez e rapidez em todas as etapas do processo.
Materiais de escritório como folha sulfite, impressora multifuncional, grampeadores, extratores de grampo, réguas, cola, tesouras, elásticos, fita adesiva deverão sempre estar a disposição.
Em geral são necessários dois digitalizadores/preparadores, uma recepcionista, um motorista/ajudante e um profissional da área comercial.
O custo mensal estimado, segundo o SEBRAE para manter uma estrutura descrita acima seria de R$ 15 mil.
Pense inicialmente em parcerias, já que a etapa de captar clientes dentro do mercado de digitalização de documentos é muito concorrido.
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