Você, empresário, já ouviu falar sobre a importância da gestão de documentos no setor administrativo da sua empresa?
A gestão de documentos é um processo fundamental para o desenvolvimento de uma empresa que visa manter um setor administrativo organizado e eficiente.
Por meio desse processo, é possível padronizar e otimizar as atividades de um setor, além de proporcionar agilidade na execução de diversas tarefas.
Às vezes, muitas empresas não veem seu desenvolvimento pelo fato de estarem extremamente desorganizados com sua gestão de documentos.
Para mudar esse cenário, pode ser um pouco difícil. Porém, com foco e persistência é possível deixar sua empresa de volta nos “trilhos”.
Neste artigo, explicaremos o que é a gestão de documentos, quais são suas fases e como ela pode impactar positivamente em sua empresa. Vamos começar?
O que é a gestão de documentos?
Imagine que você possui uma casa e uma grande quantidade de pertences que precisa organizar. Como você faria para manter tudo em ordem?
Uma opção prática seria jogar tudo em um quarto e fechar a porta, mas isso não seria nada prático e profissional, não é mesmo?
Agora, vamos para um cenário empresarial: imagine que você precisa gerir a documentação. São inúmeros documentos diferentes, como notas fiscais, contratos, comprovantes, e-mails, entre outros.
Como você irá organizá-los? Irá fechar a porta e simplesmente fingir que nada aconteceu? Com certeza não! Como empresa, sua obrigação é ter um setor administrativo organizado.
A gestão de documentos é exatamente esse processo, onde a empresa organiza os documentos para facilitar o acesso e o compartilhamento de informações importantes.
É como se você tivesse uma “casa” para seus documentos, onde cada um tem seu lugar definido e é fácil de encontrar o que precisa, por exemplo.
Na gestão de documentos, as informações físicas são categorizadas e classificadas de acordo com a sua importância e necessidade de acesso.
Isso porque, muitas vezes, alguns documentos precisam ser acessados frequentemente, enquanto outros podem ser arquivados, pois são acessados em momentos específicos.
O objetivo principal desse processo é deixar as informações importantes sempre prontas para serem acessadas, sem que ocupem espaços desnecessários ou sejam danificadas, ou perdidas.
Quais são as três fases da gestão de documentos?
A gestão de documentos tem três fases, sendo elas: corrente, intermediária e permanente. Entender cada uma delas é essencial para manter o administrativo atualizado e organizado.
Cada uma dessas fases possui uma grande importância na gestão de documentos. Então, todos os documentos devem ser categorizados em seus devidos lugares.
Para você saber como funciona cada etapa, separamos alguns exemplos e explicações sobre cada um deles. Vamos conhecer um pouco?
1. Fase corrente
A fase corrente é a primeira etapa da gestão de documentos. Nela, os documentos ainda estão em uso, ou seja, são aqueles que são acessados com frequência.
Por esse motivo, eles devem ser organizados de uma maneira simples para que o acesso e o compartilhamento sejam realizados de maneira prática e ágil.
Por isso, nessa fase, geralmente os documentos são armazenados em lugares de fácil acesso, como pastas, arquivos ou sistemas digitais.
Os documentos pertencentes a essa fase são: contratos, faturas, orçamentos, pedidos de compra, relatórios, currículos, entre outros.
2. Fase intermediária
Na segunda fase da gestão de documentos, conhecida como fase intermediária, os documentos já não são mais utilizados, mas ainda são importantes.
Ou seja, eles ainda precisam ser armazenados com segurança, já que podem voltar a ser utilizados em algum momento.
Nessa fase, é essencial que a empresa garanta a preservação das informações e proteja-os contra danos, deterioração ou perda.
Portanto, é fundamental que você armazene esses documentos em locais extremamente seguros, como depósitos ou salas de arquivos.
Geralmente, os documentos dessa fase são: notas fiscais, registros de propriedade, certidões, comprovantes de pagamentos, recibos, entre outros.
3. Permanente
Por fim, temos a fase permanente, onde os documentos não possuem mais utilização de imediato, mas ainda possuem informações valiosas e importantes.
Geralmente, as informações dessa fase são históricas, legais ou de cultura para a empresa. Então, eles são transferidos para um arquivo permanente ou para um arquivo público.
Os arquivos permanentes são as informações que são armazenadas por longos períodos ou permanentemente.
Já os arquivos públicos são aqueles que pertencem ao patrimônio público, que devem ser disponibilizados para consulta pública.
A preservação dos documentos da fase permanente é fundamental para a preservação da empresa, já que eles podem ser úteis para pesquisas ou para tomada de decisões no futuro.
Qual a sua importância e impacto nas empresas?
Agora que você já conhece as fases da gestão de documentos, está na hora de saber a importância e o impacto que ela tem sobre uma empresa.
Esse processo é fundamental para um bom funcionamento e crescimento das empresas, já que possui um impacto direto na organização, produtividades e eficiência.
Sem uma boa gestão de documentos, é muito provável que uma empresa se perca no seu processo de desenvolvimento.
Separamos algumas das principais razões pelas quais a gestão de documentos é importante para as empresas. Vamos lá?
1. Aumento do controle sobre acessos aos documentos e arquivos
Com a gestão de documentos, a empresa tem mais controle sobre suas informações, podendo escolher quem pode ou não ter acesso às informações.
Uma empresa que é organizada administrativamente, pode estar correndo riscos com suas informações — já que seus documentos podem estar vulneráveis.
Por isso, com a gestão de documentos, você não precisa se preocupar com isso. É possível liberar os documentos somente para colaboradores autorizados.
Então, você pode controlar o acesso de documentos mais sensíveis, como contratos e informações financeiras.
2. Padronização e otimização dos processos
O primeiro passo para organizar as informações de uma empresa é padronizá-las. Sem isso, fica muito difícil acessar dados importantes e otimizar as atividades.
Portanto, com a gestão de documentos, você consegue ter uma padronização de processos de produção, fluxo de informações e arquivamento.
Com isso, fica mais fácil de acessar as informações e evitar erros. Além de que é uma maneira de economizar tempo e dinheiro e reduzir a ocorrência de retrabalhos.
Por fim, padronizando seus documentos, fica mais fácil prosseguir com as atividades da empresa e otimizar os processos internos.
3. Agilidade no acesso
Quando falamos sobre gestão de documentos, sempre ressaltamos a facilidade de acesso às informações. Isso porque essa é uma das vantagens principais deste processo.
É muito desagradável parar um processo por conta de desorganização de informações. Para uma empresa funcionar bem, as atividades precisam ser ágeis e bem definidas.
Para isso, é necessário ter uma boa gestão de informações que permita a facilidade de acesso às informações mais importante para a resolução de problemas.
Portanto, com a gestão de dados, você não precisará mais se preocupar com processos parados, pois o acesso aos documentos estarão facilitados.
Vantagens da digitalização de documentos
Você sabia que a digitalização de documentos tem tudo a ver com a gestão de documentos? Isso mesmo! São dos processos que se complementam.
Para quem não sabe o que é digitalização de documentos, é nada mais do que o processo de transformar arquivos físicos em digitais.
Com o avanço tecnológico, cada vez mais é necessário otimizar os processos manuais com soluções digitais. Essa é uma ótima maneira de facilitar os processos internos de uma empresa.
Mas afinal, você sabe quais são as vantagens da digitalização de documentos? Vamos conhecer um pouco mais a seguir!
Redução do tempo e custo de armazenamento
A digitalização de documentos permite que as empresas reduzam o tempo e o custo de armazenamento, uma vez que não é mais necessário utilizar espaços físicos.
Além disso, a digitalização também elimina a necessidade de impressos, cópias e manuseio de documentos físicos.
Com isso, a empresa pode economizar espaço físico e dinheiro, que podem ser redirecionados para outras áreas ou investimentos estratégicos.
Facilidade de acesso e compartilhamento de informações
Além disso, a digitalização de documentos também traz vantagens no que se refere à facilidade de acesso e compartilhamento de informações.
Com a digitalização, é possível acessar os documentos de qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet.
Além disso, a digitalização permite a criação de backups, garantindo que as informações importantes estejam sempre disponíveis.
Por fim, a facilidade de compartilhamento de informações também é um ponto positivo da digitalização, uma vez que é possível enviar documentos por canais de comunicação.
Maior segurança e proteção de dados
A digitalização de documentos também traz maior segurança e proteção dos dados. Com ela, é possível criar senhas e restrições de acesso, garantindo maior segurança.
Portanto, somente pessoas autorizadas podem ter acesso aos documentos. Além disso, é possível criar registros de alterações e acessos, permitindo a rastreabilidade dos dados.
Com isso, você não precisará mais se preocupar com a vulnerabilidade das suas informações, já que sempre estarão seguras no sistema da sua empresa.
Conheça o Gestor Eletrônico de Documentos GED MaxiDoc!
Depois de escutar tantos benefícios sobre a gestão de documentos, você deve estar se perguntando: “Mas afinal, onde eu posso adquirir esse serviço?”.
Na verdade, ele está mais próximo do que você imagina. Na Docs TI Brasil, você encontra o Gestor Eletrônico de Documentos GED MaxiDoc.
Nosso objetivo é simplificar a gestão dos seus documentos, de uma maneira simples e inovadora. Por isso, oferecemos diversos serviços e benefícios para você!
Disponibilizamos quatro formas de prestação de serviços de gerenciamento de documentos, sendo: Documentos na Nuvem, Armazenagem de Caixas, Gestão de Documentos Físicos e Sala de Cofre de Mídias.
Após a sua escolha, digitalizamos e processamos seus documentos conforme a sua necessidade. Assim, você poderá acessá-los de qualquer lugar através das suas chaves de pesquisa.
Conclusão
Conseguir entender como a gestão de documentos tem um impacto enorme no desenvolvimento de uma empresa? Esperamos que sim!
Agora, está na hora de você dar o pontapé inicial e começar a padronizar e organizar o seu setor administrativo.
Para isso, você pode contar com os serviços da Docs TI Brasil. Estamos disponíveis a todo momento para você. Não hesite em nos chamar!
Acreditamos que a gestão documental é um passo essencial para o crescimento da sua empresa e estamos dispostos a ajudá-lo nessa caminhada.
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