Você sabe a importância do serviço de digitalização de documentos? Ele é extremamente necessário para manter uma empresa organizada, principalmente os setores administrativos.
O serviço de digitalização de documentos trabalha diretamente com a transformação de um arquivo físico para um formato digital, como PDF, DOC, TXT e outros.
Ao invés de você solicitar que o seu time administrativo realize a digitalização de documentos, você pode contar com um serviço especializado.
Como já diz o nome do serviço, o objetivo desta especialização é digitalizar todos seus documentos e transformá-los em arquivos digitais, facilitando seu cotidiano empresarial.
Apesar de ser um serviço popular entre as empresas, muitos empreendedores não conhecem as vantagens que a digitalização pode proporcionar a um negócio.
Por isso, a DocsTI, como uma empresa de digitalização de documentos, neste artigo explicará detalhadamente o que se trata o serviço e quais são seus benefícios. Continue lendo para saber mais!
O que é o serviço de digitalização de documentos?
O serviço de digitalização de documentos é nada mais do que a especialidade de digitalizar informações físicas (impresso em papel) em arquivos digitais.
Com o serviço de digitalização de documentos, uma empresa pode digitalizar recibos, comandas, relatórios, certificados e outros.
Essa especialidade já é conhecida em diversos negócios, já que a alta demanda do mercado exige serviços facilitadores.
Por conta da facilidade que a digitalização de documentos propõe, inúmeras empresas estão eliminando o uso de papel e iniciando o processo de arquivamento digital.
O processo de digitalização de um negócio pode demorar um pouco, mas, com certeza, deixará os processos internos bem mais organizados.
Como é feito o serviço de digitalização de documentos?
Para o iniciar o processo de digitalização de uma empresa, é necessário entender quais são suas etapas.
No entanto, se você preferir optar por uma empresa especializada em digitalização, conte com a DocsTI. Deixamos seus processos internos mais eficientes e práticos com nossos serviços.
Aqui, utilizamos tecnologias de ponta para digitalizar seus documentos da melhor forma possível, além de seguir passos práticos. Confira-os abaixo!
Preparação
Na primeira etapa, coletamos as documentações da empresa, analisamos e registramos os materiais físicos que serão digitalizados.
É importante ressaltar que esse procedimento deve ser realizado com muito cuidado, para evitar que os documentos sejam deteriorados.
Após a coleta, analisamos novamente as documentações e reparamos os arquivos que tiverem manchas ou amassados.
Em seguida, limpamos as documentações e retiramos quaisquer objetos das folhas, como grampos ou clipes, para não interferirem na digitalização.
Digitalização
Nesta etapa, o documento será escaneado adequadamente para ser armazenado de maneira prática.
Vale ressaltar que é necessário escanear um arquivo por vez, na ordem que estavam armazenados.
Desta maneira, a sequência de classificação e a antiga organização dos documentos serão preservadas.
Neste processo, é importante analisar se não existe nenhum tipo de rasura ou deformação nos papéis digitalizados.
Indexação
Após finalizar a digitalização dos documentos, é necessário realizar a indexação com os dados, nomes e datas dos materiais.
O objetivo dessa etapa é simplificar a localização dos arquivos no computador ou no sistema gestor. Por isso, inserimos palavras-chaves para otimizar o tempo de procura.
Essa etapa também é importante para o armazenamento em nuvem, permitindo a localização de um documento de qualquer lugar.
Controle de qualidade
Por fim, esta é etapa onde as digitalizações já estão finalizadas e prontas para serem analisadas pela empresa.
Após o processo de digitalização, o cliente deve analisar os materiais que foram digitalizados e iniciar um método de controle de qualidade.
Ou seja, analisar o serviço que foi prestado para saber se suas informações estão seguras e seguem a qualidade prometida.
No entanto, o próprio serviço de digitalização de documentos realiza uma triagem para saber se todos os arquivos foram digitalizados sem danos.
Qual impacto o serviço de digitalização de documentos pode trazer para a sua empresa?
O serviço de digitalização de documentos pode proporcionar diversos benefícios para uma empresa, mas o principal é a organização e otimização de processos.
Se você deseja manter o seu cotidiano empresarial organizado e prático, é de extrema importância optar pela digitalização de documentos.
Além de facilitar os processos internos do negócio, também oferece uma melhora na comunicação organizacional, entre empresa, colaboradores e clientes.
São tantos os impactos que o serviço de digitalização de documentos propõe, que separamos os principais. Confira abaixo!
Otimiza espaço
Um dos principais impactos do serviço de digitalização de documentos é a otimização do espaço de uma empresa.
Aqueles armários, gavetas e pastas que ficam estocadas em uma área da sua empresa, não existirão mais com a digitalização de documentos.
Isso porque todos os documentos físicos serão digitalizados e ficarão armazenados em uma nuvem, sistema, pendrive e outros.
Ou seja, você terá mais espaço para transitar em sua empresa e deixará o espaço mais confortável para seus colaboradores.
Aumenta a segurança
Se você pensa que seus documentos estão seguros dentro de uma pasta, está enganado. Isso porque qualquer pessoa pode ter acesso às suas informações.
Por isso, para aumentar a segurança e confidencialidade da sua empresa, você deve iniciar o processo de digitalização do seu negócio.
Com seus arquivos digitalizados, você poderá guardá-los “às sete chaves” e também disponibilizá-los somente para colaboradores confiáveis e responsáveis.
Torna seus documentos compartilháveis
Geralmente, os documentos de uma empresa sempre estão transitando e isso pode causar graves desgastes no papel.
Para evitar situações como essa, a digitalização de documentos é a melhor solução. Isso porque o uso de papel não será mais necessário.
Além disso, também será possível tornar qualquer documento compartilhável, permitindo que a empresa envie suas informações a qualquer momento e em qualquer lugar.
Ecologicamente correto: evita o desperdício de papel
Sabemos que o Planeta Terra está passando por um momento difícil por conta da poluição e da superexploração de matérias-primas.
A matéria-prima do papel é a madeira e sua superexploração gera queimadas, invasão de terras e poluição.
Uma maneira extremamente eficaz para evitar todo esse processo maléfico com a Terra, é optar pela utilização de arquivos digitais.
Além de ser extremamente econômico e prático, você estará trabalhando para um bem maior, a preservação da sua moradia.
Diminui os custos operacionais
Se você está cansado de gastar com impressão e armazenamento extra, o serviço de digitalização de documentos é a solução para seus problemas.
Pense quanto que uma empresa pode gastar com a impressão, envio e armazenamento de um documento. Provavelmente uma grande quantia, não é?
Com a digitalização de documentos isso pode mudar. Isso porque o usuário só precisará transformar seus documentos em arquivos digitais e adquirir um armazenamento na nuvem.
Dessa maneira, o empresário gastará bem menos e poderá investir em outras áreas do seu negócio.
Aumenta a eficiência
Já pensou em ter uma equipe otimizada e produtiva? Com os serviços de digitalização de documentos é possível.
Isso porque, com os arquivos digitalizados, você estará otimizando o tempo de trabalho dos seus colaboradores, principalmente da área administrativa.
Como essa área trabalha diretamente com os documentos da empresa, pode ficar cansativo procurar um dado específico em pastas, gavetas e armários.
Com os arquivos digitalizados, isso não acontecerá mais. O colaborador só precisará procurar o nome do documento no sistema e “voilà”, o arquivo será encontrado.
Qual a importância desse serviço para a transformação digital?
O serviço de digitalização de documentos surgiu com a demanda de otimização de processos internos, seja empresariais ou individuais.
Ele é um dos primeiros passos para uma empresa alavancar seus resultados e explorar as facilidades que o universo digital proporciona.
O objetivo principal desse serviço é facilitar o gerenciamento de uma empresa, oferecendo benefícios como:
- Diminuição do espaço físico para armazenamento de documentos;
- Simplificando o acesso das informações da empresa de qualquer lugar;
- Facilitando a localização de documentos;
- Promovendo segurança e inviolabilidade dos dados;
- Preservando o acervo de documentos.
Ou seja, para uma empresa ter uma ótima organização, é indispensável optar pelos serviços de digitalização de documentos.
Serviço de digitalização de documentos com a DocsTI Brasil!
Se você está em busca de uma empresa que seja confiável, especializada e de qualidade para o serviço de digitalização de documentos, conte com a DocsTI.
Nossos serviços agregam diversos tipos de digitalização, como prontuários, processos, notas fiscais, documentos contábeis, livros e muito mais!
O diferencial da DocsTI para outras empresas é que entendemos exatamente a necessidade do nosso cliente e oferecemos os melhores serviços de digitalização.
Além disso, para integrar à necessidade da empresa, entregamos seus arquivos em diversos formatos como: PDF Pesquisável (OCR), PDF na nuvem, Pendrive, Maxidoc GED e outros.
Conclusão
Viu como os serviços de digitalização de documentos podem ser benéficos para a sua empresa?
Com ele, você consegue manter a organização interna da sua empresa eficiente e ainda promover melhores condições de trabalho para seus colaboradores.
Aderindo à digitalização de documentos para sua empresa, além de ter uma melhor comunicação organizacional, você também melhora sua relação com o público.
Então, deixe para trás os papéis e melhore sua rotina empresarial — opte pelos serviços de digitalização de documentos da Docs TI.