Você sabe como está a organização e gestão dos documentos no RH da sua empresa? Manter o controle desses documentos é fundamental para se ter um negócio de sucesso.
No entanto, sabemos que o grande volume de informações e documentos pode acabar dificultando o controle de gerenciamento do RH.
Porém, com a equipe certa e ferramentas otimizadoras é possível organizá-los com mais precisão e, consequentemente, ter uma gestão de eficiência.
Com uma gestão de RH é possível contribuir para uma empresa mais produtiva e sustentável. Mas, para isso, é necessário organizar o setor administrativo.
Para você iniciar o controle dos documentos do RH, a Docs TI Brasil, neste artigo, explicará a importância da organização e gestão de documentos de RH.
Quais os documentos usados no RH?
Primeiramente, para iniciar a organização administrativa da sua empresa, você deve conhecer o objetivo principal do setor de Recursos Humanos (RH).
O setor de RH é responsável pelas funções de recrutamento e seleção, treinamento, remuneração e benefícios aos funcionários.
Ou seja, todo o assunto voltado para o colaborador é de responsabilidade do setor de Recursos Humanos. Então, consequentemente, essa área terá um grande volume de informações dos trabalhadores de uma empresa.
Os documentos mais manuseados por essa área da empresa são:
- Folha de pagamento;
- Recibo de pagamento de salário;
- Guias de recolhimento;
- Folha de ponto;
- Férias;
- 13º salário;
- Contribuição sindical;
- Imposto de renda;
- FGTS;
- Outros.
Manter essas informações seguras e organizadas é indispensável, já que os trabalhadores são a base do funcionamento de um negócio.
Sem a gestão desses documentos, é bem provável que a empresa terá de lidar com questões governamentais.
Qual a importância da organização de documentos de RH?
O setor de Recursos Humanos é uma das áreas de uma empresa que mais lida com a organização de documentos e informações.
Portanto, manter a segurança e a organização desses documentos é essencial para que os colaboradores consigam desempenhar suas atividades de maneira eficiente.
Basicamente, a rotina do setor de Recursos Humanos é lidar com uma alta demanda de documentações, com o intuito de manter a regularidade das contratações e o controle dos direitos trabalhistas.
Com isso, a desorganização dessas informações, como atrasos, erros de arquivação e falta de segurança pode acarretar situações burocráticas.
Por isso, a organização de documentos do RH é importante para que a empresa fique em dia com a legislação trabalhista e o colaborador exerça suas atividades de maneira eficiente.
Por quanto tempo guardar os documentos do RH?
A organização dos documentos de RH não é só deixá-los seguros, envolve outras atividades, como o tempo de armazenamento.
Ou seja, cada documentação trabalhista possui um tempo determinado para o armazenamento. Descartá-los antes do período determinado, pode gerar futuros problemas.
Portanto, saber o período de armazenamento de cada documento é essencial para manter seu negócio legal e também para evitar o acúmulo de informações desnecessárias. Veja abaixo o tempo de armazenamento de algumas documentações:
- 2 anos: Termo de Rescisão do Contrato, Aviso prévio e Pedido de demissão;
- 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), contabilizado a partir da data do envio ao Ministério da Economia (ME);
- 5 anos: Acordos de compensação de horas, Acordos de prorrogação de horas, Atestado médico, Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao Sindicato Profissional, Comunicação de acidente de trabalho, Comunicação de dispensa, Controle de ponto, Documentos relativos ao vale-transporte e alimentação, Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana, Mapa Anual de Acidente de Trabalho, Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), Requerimento do Seguro-desemprego, Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono e 13º de férias.
Essas são exemplificações de alguns dos principais documentos que devem ser armazenados até uma data limite. No entanto, existem outras informações que o tempo de guarda pode variar.
Gestão de documentos no RH: como fazer com eficiência?
Podemos ver que o setor de RH faz o manuseio de diversas informações e mantê-las organizadas e seguras é um papel indispensável da área.
Pelo fato de serem muitos documentos para lidar, é comum que colaboradores da área, ou a própria empresa, tenha dificuldades com a gestão de controle.
Por isso, a Docs TI Brasil trouxe algumas dicas para você conseguir armazenar os documentos de RH com mais eficiência.
Definir o local específico de acesso dentro do escritório
O primeiro passo a se dar para ter uma gestão de documentos de RH mais eficiente é escolher um local específico para o armazenamento das informações.
Essa dica vale tanto para o armazenamento de documentos físicos como para digitais. Deixar essas informações desorganizadas só gera riscos de extravio, perda ou retrabalho.
Portanto, escolha um local específico para a guarda desses documentos. Opte por espaços com pouca umidade e de acesso restrito, onde somente o dono da empresa e o RH tenham acesso.
No caso dos documentos digitais, opte pelo armazenamento em nuvem, HDs externos ou sistemas desenvolvidos para esse tipo de guarda.
Padronização e organização dos documentos
Agora que você já escolheu o melhor lugar para guardar seus arquivos, não basta só armazená-los de qualquer maneira.
Você deve organizá-los de maneira padronizada, para que o acesso fique facilitado tanto para você quanto para sua equipe de Recursos Humanos.
Portanto, antes de arquivá-los, adote normas de armazenamento, como a nomenclatura, a formatação e a classificação das informações. Além disso, não se esqueça de colocar as datas previstas para descarte.
Controle para realizar auditorias constantes dos arquivos
Após realizar a padronização dos seus arquivos, é muito importante solicitar que sua equipe de RH mantenha um controle de análise da organização das informações.
Dessa maneira, você conseguirá saber se os novos documentos estão sendo armazenados conforme a padronização realizada anteriormente.
Para isso, você pode realizar auditorias constantes dos arquivos, analisando-os mensalmente, semestralmente ou anualmente.
Uso da tecnologia como aliada
Provavelmente, você deve estar pensando: “Nossa, mas são tantos passos a serem seguidos!”. Sim, realmente são inúmeros processos que devem ser feitos para ter uma gestão de eficiência.
Porém, existe uma maneira de otimizar esses processos: com ferramentas tecnológicas. O uso da tecnologia como aliada é uma ótima alternativa para organizar seus documentos de maneira eficaz.
Um exemplo dessas ferramentas são as plataformas de gestão de documentos que dão suporte ao controle e gerenciamento de arquivos e contratos.
Através dessa tecnologia, o gestor e a equipe de RH conseguirá elaborar, controlar e gerenciar todos os documentos da empresa.
Essas tecnologias são mais eficientes quando são aplicadas a armazenamento de arquivos digitais, já que estão guardadas em um sistema. Porém, também existem softwares que auxiliam no gerenciamento e controle de documentos físicos.
Quais as vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Dando ênfase ao uso da tecnologia no gerenciamento de documentos de RH, existem inúmeras ferramentas que podem ser usadas para otimizar o processo de armazenamento.
Com ele, você pode pular quase todos os passos de organização de documentos manual, já que o próprio sistema faz esse tipo de serviço para você.
Por exemplo, na parte de padronização dos arquivos, ao invés de você mesmo padronizá-los, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos faz o serviço automaticamente.
Com esse tipo de software, você consegue ter acesso a qualquer momento a todos os arquivos necessários. Ou seja, não será preciso ficar horas procurando um arquivo.
Essa ferramenta é válida tanto para o armazenamento de arquivos digitais quanto físicos. Então, você terá o controle total sobre o seu acervo de documentos.
Porém, para ter acesso a esse tipo de serviço, você deve contar com uma empresa especializada e de confiança, como a Docs TI Brasil.
Conte com o serviço de gerenciamento eletrônico de documentos da Docs TI Brasil!
Para utilizar o gerenciamento eletrônico de documentos, é indispensável que você conte com uma empresa que dê todo o suporte necessário para sua empresa.
Além disso, a empresa escolhida deve ser especializada na ferramenta e, acima de tudo, ser de confiança.
A Docs TI Brasil é uma empresa que nasceu para entender e prover soluções tecnológicas para qualquer necessidade das empresas.
Por isso, disponibilizamos aos nossos clientes o melhor serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, oferecendo quatro formas de armazenamento. Entre elas estão:
- Documentos na Nuvem: Você poderá acessar seus documentos a qualquer hora e de qualquer lugar, através das chaves de pesquisa;
- Armazenagem de Caixas: Com as caixas, kits e lacres da Docs TI, você tem mais controle e segurança do armazenamento dos seus documentos;
- Gestão de Documentos Físicos: Indexe todos os documentos de suas caixas e solicite a entrega ou digitalização dos mesmos;
- Sala Cofre de Mídias: O cliente tem direito a uma sala climatizada e segura para a guarda de documentos sigilosos e frágeis, como fitas, CDs, DVDs, microfilmes e outros.
Venha fazer a sua cotação com a Docs TI Brasil e promova mais segurança no cotidiano da sua empresa, além de praticidade nas atividades no seu setor de Recursos Humanos.
Conclusão
Pelo fato de lidar com um grande volume de informações e documentos, o setor de RH é uma das áreas que mais precisam de organização e gestão em uma empresa.
Por isso, é imprescindível que você, como empresário, ofereça o suporte necessário para o RH com estratégias de armazenamento e softwares de gestão de arquivamento.
Não deixe a organização da sua empresa para depois, escolha as ferramentas certas para o armazenamento dos documentos da sua empresa e colabore para uma gestão eficaz.
Leia também “Guia prático: Como organizar documentos de uma empresa?”