Você já ouviu falar do GED (Gestão Eletrônica de Documentos)? Se você deseja ter uma organização documental melhor, certamente sim.
É o sonho de qualquer empreendedor ou empresa, ter uma busca de documentos otimizada e simples. O trabalho do GED é exatamente esse!
Ele permite que qualquer pessoa encontre rapidamente informações sem precisar vasculhar pilhas de papel ou pastas digitais intermináveis.
Por conta de sua eficiência, o GED faz uma empresa passar para outro patamar, economizando tempo e dinheiro.
Pense no quanto de dinheiro sua empresa já gastou com impressões, cópias e distribuição de documentos físicos. É uma grande quantia, não é?
Com o GED você economiza o seu tempo e dinheiro. Por isso, neste artigo, a DocsTI Brasil explorará todas as vantagens desse sistema. Vamos conhecê-lo por completo?
O que é GED e qual a sua importância?
A Gestão Eletrônica de Documentos, ou GED, é uma abordagem considerada inovadora que revolucionou a maneira como as empresas lidam com documentos.
Seu papel principal é digitalizar, organizar e facilitar o acesso a documentos, permitindo buscas otimizadas por meio de palavras-chaves.
Com ele, as equipes podem ajustar, colaborar e organizar em tempo real, de qualquer lugar. Isso facilita o manuseio de qualquer documento.
Além disso, o papel do GED também é aprimorar a segurança com o controle de acesso e trilhas de auditoria, enquanto backups garantem a proteção dos dados.
Com essa abordagem, uma empresa consegue organizar o espaço físico, eliminar a dependência de papel e promover práticas sustentáveis.
Ou seja, o GED moderniza a maneira como as empresas lidam com informações, agilizando colaborações, aprimorando a segurança e impulsionando a sustentabilidade.
Vantagens do GED: Conheça os 7 principais benefícios dessa abordagem!
Como o GED é uma abordagem multifacetada, ele possui diversos benefícios, sendo o principal deles a organização de informações.
Para ajudá-lo a conhecer melhor o sistema GED, trouxemos algumas das principais vantagens de ter essa abordagem em sua empresa.
Vamos conhecê-los melhor? Então, vamos lá!
Redução de custos
Uma das principais vantagens do GED é a redução de custos que ele traz para uma empresa, uma vez que o sistema impulsiona a minimização do uso de papel.
Isso porque, com o GED, os gastos associados à impressão, cópia, armazenamento físico e gerenciamento de documentos em papel são reduzidos.
Além disso, os custos indiretos, como espaço de arquivo e recuperação demorada, também são minimizados.
Maior eficiência operacional
Outro benefício notável do GED é a melhoria na eficiência operacional das empresas. Implementado o sistema, as organizações conseguem aumentar sua produtividade.
Isso porque as atividades cotidianas, como a busca e recuperação de documentos, são transformadas em processos simples e intuitivos.
A busca por documentos agora é feita por palavras-chaves e a localização de informações é acelerada, eliminando a necessidade de montanhas desorganizadas de papel.
Além disso, como dito anteriormente, a colaboração entre equipes é aprimorada drasticamente, facilitando a comunicação entre setores.
Melhoria da segurança
Outro benefício crítico proporcionado pelo GED é a relevante melhoria na segurança das informações.
Ao adotar o GED, as empresas fortalecem suas defesas contra ameaças internas e externas, garantindo a proteção dos documentos.
O GED oferece recursos avançados de segurança, como controle de acesso restrito, onde apenas pessoas autorizadas têm permissão para visualizar e editar as informações.
Isso reduz o risco de acesso não autorizado a informações confidenciais, minimizando possíveis violações de dados.
Backup e recuperação de desastres
O GED tem uma capacidade aprimorada de backup e recuperação em situações de desastre.
Ele oferece uma salvaguarda essencial contra perda de dados, assegurando as informações da empresa mesmo em imprevistos.
Com o GED, os documentos são armazenados de forma segura em servidores digitais e regularmente copiados para locais de backup externos.
Isso significa que, em caso de eventos como incêndios, inundações ou falhas de hardware, os dados permanecem protegidos e podem ser restaurados rapidamente.
Nesse caso, as empresas não precisarão esperar por uma recuperação demorada, uma vez que o GED faz a recuperação instantânea dos documentos.
Sustentabilidade ambiental
Esse é um dos benefícios mais importantes do GED, uma vez que é um dos objetivos principais da abordagem: impulsionar a sustentabilidade.
A adoção do GED não apenas aprimora os processos empresariais, mas também reduz significativamente o impacto ambiental, alinhando as práticas corporativas com as preocupações ecológicas.
Ele reduz drasticamente o consumo de papel, minimizando a necessidade de imprimir documentos — o que resulta em menos árvores derrubadas e menos energia utilizada na produção de papel.
Integração com outros sistemas
O GED também tem a capacidade de realizar integração com outros sistemas, permitindo um trabalho eficaz entre diversas ferramentas e processos da empresa.
Ele pode ser integrado com sistemas de gestão empresarial (ERP), sistemas de CRM (Customer Relationship Management) e outras plataformas utilizadas na empresa.
Por conta disso, o GED possui uma troca eficaz de informações entre os sistemas, eliminando a necessidade da inserção manual de dados.
Esse benefício permite a criação de fluxos de trabalho mais otimizados e eficientes.
Facilitação da tomada de decisões
O GED é muito utilizado por empresas pela sua influência na facilitação da tomada de decisões empresariais.
Isso porque, ao adotar o GED, as empresas adquirem um conjunto de ferramentas que capacitam os tomadores de decisão a agir com mais eficácia e precisão.
A rápida acessibilidade a documentos relevantes é um fator-chave nesse processo.
Com o GED, informações cruciais podem ser recuperadas instantaneamente através de uma busca por palavras-chave, eliminando a demora associada à busca manual em arquivos físicos.
Além disso, o GED oferece recursos de análise e relatórios aprimorados, sendo útil ao avaliar o desempenho de projetos, identificar tendências e analisar métricas importantes para a empresa.
Entenda como o sistema GED da DocsTi pode ajudar o seu negócio
Gostou das vantagens do GED e agora quer obtê-lo para sua empresa? Na DocsTI, você encontra um sistema que pode ser totalmente integrado com suas necessidades.
Para você conhecer mais sobre o sistema GED da DocsTI Brasil, separamos algumas das principais atividades do nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Conheça-os!
Armazenagem de caixas
Uma das principais atividades oferecidas pela DocsTI Brasil no GED é a “Armazenagem de Caixas”.
Essa atividade visa oferecer uma solução completa para o armazenamento físico de documentos, ao mesmo tempo em que incorpora a eficiência e a conveniência do ambiente digital.
Ao utilizar esse serviço, as empresas podem encomendar caixas, kits de caixas e lacres diretamente do conforto de seus escritórios.
Essa praticidade simplifica o processo de organização de documentos físicos, eliminando a necessidade de lidar com várias etapas logísticas.
A “Armazenagem de Caixas” otimiza o espaço de escritório, liberando uma área valiosa que pode ser utilizada de uma forma mais produtiva.
Gestão de documentos físicos
Outra atividade oferecida pelo sistema GED da DocsTI Brasil é a Gestão de Documentos Físicos.
Essa atividade tem como objetivo proporcionar uma abordagem moderna e eficiente para o gerenciamento de documentos em formato físico.
Ao optar pela “Gestão de Documentos Físicos”, as empresas têm a oportunidade de indexar detalhadamente todos os documentos presentes em suas caixas de arquivo.
Esse processo de indexação permite que cada documento seja identificado e catalogado, criando uma trilha clara do conteúdo e da localização de cada item.
A “Gestão de Documentos Físicos” proporciona um controle mais eficaz do acervo, evitando perda e extravio de informações.
Sala cofre de mídias
A “Sala Cofre de Mídias” proporciona um ambiente altamente seguro e climatizado para a guarda de documentos sigilosos e frágeis, como fitas, CDs, DVDs, microfichas, microfilmes, documentos históricos e muito mais.
Ela é projetada para oferecer um ambiente de armazenamento de última geração, com controle rigoroso de temperatura e umidade, garantindo a preservação ideal desses materiais sensíveis.
Isso é especialmente importante para documentos históricos e materiais que podem ser danificados facilmente por condições adversas.
Essa atividade proporciona tranquilidade às empresas, sabendo que seus documentos valiosos estão protegidos em um ambiente projetado especificamente para essa finalidade.
Documentos na nuvem
Por fim, não podemos nos esquecer dos “Documentos na Nuvem”. Essa atividade proporciona um método moderno e eficaz para armazenar, acessar e gerenciar documentos digitalizados de forma conveniente e flexível.
Com a documentação em nuvem, as informações digitalizadas ficam acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
Isso é possível por meio de chaves de pesquisa, que permitem aos usuários localizar documentos específicos com rapidez e facilidade.
Um benefício muito importante dos documentos em nuvem da DocsTI Brasil, é que eles ficam seguros e armazenados em uma nuvem onde podem ser resgatados a qualquer momento, além de ficarem disponíveis para sempre.
Conclusão
Em um cenário empresarial dinâmico e orientado pela informação, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos emerge como uma ferramenta vital.
Sua capacidade de transformar a gestão de informações, impulsionar a eficiência e fortalecer a segurança é fundamental para o sucesso sustentável das empresas.
O GED não apenas simplifica a busca e recuperação de dados, mas também promove colaboração ágil e tomada de decisões informadas.
Além disso, sua contribuição para a redução de custos operacionais e a sustentabilidade ambiental é inegável.
Em um mundo movido por dados, o GED não é apenas uma escolha, mas uma necessidade para empresas que buscam se destacar e prosperar.
Gostou de ler sobre as vantagens do GED? Então, conheça outros artigos como este no blog da DocsTI Brasil!