Arquivo Central lança manual de gestão de documentos

Está disponível em formato impresso e digital o Manual de gestão de documentos de arquivo da Universidade de Brasília.

Elaborado pela equipe de arquivistas da UnB, o manual visa orientar servidores sobre a gestão de documentos.

“Mesmo sem um profissional especializado, cada unidade administrativa e acadêmica pode organizar e gerenciar o seu próprio arquivo”, acredita a diretora do Arquivo Central (ACE), Cynthia Roncaglio.

“Muitas unidades fazem isso de maneira intuitiva. Contudo, em busca de maior eficiência, é preciso padronizar documentos e procedimentos”, defende.

O manual ensina, por exemplo, como produzir, organizar e gerir documentos que tramitam na Universidade, em meio físico ou digital. Também traz orientações sobre conservação e eliminação de documentos de arquivo, conforme o ciclo de vida de cada um deles.

A diretora do Arquivo avisa que a publicação será atualizada em breve por causa da substituição do UnBDoc, atual sistema de tramitação e controle de documentos da Universidade, pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

“Mesmo assim, a maioria das orientações continua válida”, afirma.

ORIENTAÇÃO – O coordenador de Gestão de Documentos, Eronides Bezerra, destaca que o manual faz parte de uma estratégia para aumentar o alcance do Sistema de Arquivos, o SAUnB.

“O Arquivo Central faz o trabalho de orientação também por meio de cursos e consultoria arquivística”, diz. “Somos poucos arquivistas, por isso a descentralização das atividades básicas de organização dos documentos é importante”, explica.

Segundo ele, são prioridades setores onde há grande volume de documentos de arquivo, como a Secretaria de Administração Acadêmica (SAA) e o Decanato de Administração (DAF).

Há previsão de lançamento de curso de capacitação no segundo semestre.

EFICIÊNCIA – Cynthia Roncaglio aponta a eficiência administrativa – que influencia na qualidade das atividades universitárias – como um dos principais ganhos da padronização e gestão de documentos.

“Além de evitar a perda de documentos públicos, elas tornam possível o acesso rápido à informação. Isso é importante não só para os gestores que trabalham na Universidade de Brasília, mas também para a sociedade, pois são ações de transparência pública e de preservação da memória institucional”, observa.

A diretora ressalta que a gestão de arquivos é uma exigência legal, prevista por resolução interna da UnB e pelas leis de arquivo (Lei n. 8.159/1991) e de acesso à informação (Lei n. 12.527/2001).

Fonte: Universidade de Brasília

Print Friendly
Posted in: