Os novos caminhos da gestão documental

O mercado de soluções para a gestão de documentos e fluxos de informação nas empresas continua a crescer e é hoje uma aposta transversal aos mais diversos setores. Em 2012, de acordo com a Gartner, as soluções de enterprise content management(ECM) valeram 4,7 mil milhões de dólares (cerca de 3,5 mil milhões de euros), em todo o mundo. Em 2013 terão continuado a ganhar terreno e para 2014 a previsão aponta para uma manutenção da tendência, com um peso cada vez mais relevante de questões como a mobilidade, ou os modelos as a service.

Também neste domínio da gestão documental, a cloud revela-se uma tendência incontornável, que consultoras como a IDC antecipam como central na evolução e na procura de soluções durante os próximos meses. A integração das ferramentas de gestão documental com outras áreas das tecnologias de informação (TI) é outro caminho que continuará a ser percorrido em 2014, e a um ritmo cada vez mais acelerado.

Tudo num cenário em que a gestão documental vai muito para além do simples tratamento e digitalização de documentos em papel, como reconhece Nuno Quaresma, responsável comercial da Gadsa, especializada no arquivo e depósito de documentos. Cada vez mais a digitalização é um meio e não um fim em si mesmo. Permite fazer a captura automática da informação da documentação, que possibilita validações, integrações em sistemas de informação do cliente ou mesmo a gestão de determinados processos de negócio em regime de outsourcing (BPO).

Estas diferentes abordagens estão patentes na forma como várias empresas posicionam as suas ofertas, tentando cada vez mais cobrir várias necessidades e potenciando ligações. A OpenText é um dos fabricantes a adotar este posicionamento. “A gestão documental é muito mais que a digitalização de papel e o ECM já não pode ser visto hoje em dia como uma plataforma independente de business process management (BPM), web experience management (WEM) e outros componentes”, defende Pedro Faria Blanc, responsável pela operação local da companhia.

Concretizando esta visão, a oferta da OpenText está integrada numa suite de enterprise information management, que inclui a gestão documental, mas também uma solução de BPM, WEM, discovery e information exchange.

Os projetos que a empresa tem realizado na área da gestão documental assumem, em consequência, abordagens mais simples ou mais complexas, desde a simples gestão de correspondência, à captura de faturas de fornecedores e aprovações com workflow, integrados em SAP ou outras plataformas de gestão, até ao tratamento de processos completos de compras, manutenção e engenharia ou documentos de customer relationship management (CRM), detalha Pedro Faria Blanc.

A portuguesa IPBrick tem avançado na mesma direção, e no iPortalDoc associa a gestão de documentos à gestão de processos e de registo das comunicações, numa lógica de integração. Raul Oliveira, CEO da empresa, acrescenta mesmo que todas as referências da companhia na área da gestão documental também usam o iPortalDoc para a gestão de processos. O registo das comunicações mais importantes nos documentos e processos geridos também estará já a ser feito por algumas empresas.

 

Potenciar o uso da tecnologia

As soluções têm evoluído e muitos projetos no terreno têm acompanhado essa evolução e potenciado o valor da tecnologia. Os fabricantes são unânimes em reconhecer que a inovação associada aos projetos de gestão documental é hoje cada vez mais uma realidade. «A adopção de soluções de gestão documental começa pela digitalização de papel, mas evolui rapidamente para a utilização de mecanismos de classificação e catalogação (taxionomia), circuitos de encaminhamento e aprovação, arquivo, pesquisa, consulta e destruição», detalha Alexandre do Monte Lee, partner da Infosistema.

“Essa evolução reflete uma mudança de paradigma que tem vindo a ocorrer, em que as soluções de gestão documental deixam de estar centradas nos documentos e passam a estar centradas nos processos das organizações. Um documento não vive por si só. Está inserido num contexto de negócio e associado a um ou mais processos e a outros documentos”, acrescenta o mesmo responsável, que cita exemplos de abordagens inovadoras na gestão de documentos.

No domínio da classificação e encaminhamento de documentos destaca os automatismos aplicados a serviços como o e-mail, um dos canais preferenciais de troca de documentos, que as empresas começam a adotar. É possível que um utilizador consiga enviar ou reencaminhar um e-mail com anexos para uma caixa de correio eletrônico que seja monitorizada pela solução de gestão documental, permitindo, sem intervenção humana, classificar os documentos e despoletar os circuitos de encaminhamento e aprovação.

No terreno os fabricantes relatam várias implementações que tiram já partido desta lógica de automação ou integração com outros sistemas. Na Administração dos Portos do Douro e de Leixões a solução de gestão documental da IPBrick permitiu a integração de documentos, processos e comunicações (essencialmente ao nível do e-mail, para já). A faturação eletrônica também é da responsabilidade da gestão documental, que funciona de forma integrada com o ERP da SAP.

O fabricante implementou a mesma solução na Trust Saúde, que passou a gerir por essa via os processos de sinistro recebidos por correio eletrônico, através de um workflow, que começa com o lançamento automático da informação contida na mensagem de correio eletrônico no ERP da empresa. No caso da seguradora é também a gestão documental que processa as faturas recebidas em papel, assegurando o seu lançamento no ERP.
Num futuro próximo os fabricantes acreditam que o caminho da integração vai continuar a fazer-se e que essa continuará a ser uma das grandes tendências de evolução das soluções de gestão documental.

A cloud e os modelos SaaS, que já hoje são opção para a maioria dos fabricantes – e em alguns casos são mesmo a única proposta, como é caso da Alfresco – também vieram para ficar. Escapar a esta evolução não será possível, defende Alexandre do Monte Lee. O acesso universal a serviços como as Google Apps, o Dropbox ou o Google Drive aumentou a pressão para que a maioria das soluções de TI, gestão documental incluída, esteja disponível em qualquer lugar e, já agora, a partir de qualquer dispositivo, fazendo da mobilidade outra tendência incontornável.

Consultoras como a Forrester defendem que as soluções open source também têm desempenhado um papel importante na generalização do acesso às soluções de gestão documental, contribuindo para diversificar a oferta e para torná-la acessível a empresas com menos recursos financeiros, que assim podem contornar os custos de licenciamento de soluções proprietárias. A mesma consultora antecipa que este impacto continuará a ser importante no futuro do mercado de gestão documental, uma opinião que tem um nível de acolhimento distinto, consoante o posicionamento de cada fabricante nesta matéria.
A Microsoft, que detém uma presença forte neste mercado através do SharePoint, confrontada com a questão, prefere destacar o investimento que tem vindo a realizar nas «soluções cloud, como o Office 365, que permitem aumentar o time-to-market de soluções de gestão documental e ainda dar flexibilidade e agilidade na execução da estratégia de gestão documental», como refere Luís João, responsável de Pré-venda Empresarial de SharePoint.

Antecipando o futuro, a Microsoft identifica outras tendências com potencial para marcar o rumo de desenvolvimento das soluções de gestão documental, como as funcionalidades sociais, que na visão da empresa terão um papel cada vez mais relevante neste domínio. «Vão permitir acelerar a execução dos processos e aumentar a adopção e satisfação dos utilizadores», acredita Luís João, que integra as capacidades de videoconferência na mesma lista, como mecanismo para acelerar a aprovação e a evolução dos processos de gestão documental.

 

Para poupar custos é preciso medir o impacto do investimento

As poupanças que um investimento em tecnologia pode gerar entram sempre na equação dos gestores. Na gestão documental, será fácil diminuir os gastos com papel, mas outros fatores podem revelar-se mais complexos de avaliar, quando é altura de medir o retorno do investimento (ROI), e há mesmo vários estudos que associam a dificuldade das empresas em avaliar corretamente este indicador ao insucesso dos projetos.

A Infosistema defende que há cinco grandes questões a ter em conta nesta avaliação: além do volume de despesas com utilização do formato de documento em papel, a percentagem de tempo despendido por recursos humanos na classificação, no encaminhamento, no arquivo e na procura de documentos físicos; o custo de (não) recuperação de documentos físicos alvo de destruição após um incidente; a optimização do espaço dos postos de trabalho; e a libertação em tempo dos recursos humanos para dedicação a atividades que tragam mais valor à organização.

Além dos conselhos, os fabricantes deixam também vários números que atestam o potencial dos ganhos associados às soluções de gestão de documentos, uma área que pode representar um custo importante na atividade da organização. Um estudo citado pela Xerox estima que os gastos associados à produção de documentos absorvem mais de 10% dos orçamentos totais das empresas num ano.

A empresa revela ainda que, em média, os seus clientes, na maioria grandes empresas, conseguiram com o recurso aos serviços de outsourcing neste domínio, reduções médias de custos na ordem dos 22%, ao que acresce uma diminuição dos tempos de processamento dos documentos – desde que são recebidas até à integração nos sistemas dos clientes – de três dias para 12 horas.

Fonte: Semana Informática

Print Friendly
Posted in: