5 passos para migrar de um sistema ECM para outro

Escrito por Joanna Slusarz

O seu sistema ECM atual não possui mais suporte do vendedor? Não se desespere. Aqui estão cinco passos que lhe ajudarão a migrar de um sistema ECM para outro.

1) Faça um inventário do seu sistema atual
Existe uma boa chance de que o seu sistema ECM atual já exista há um bom tempo. Talvez ele tenha sido instalado antes de você começar a trabalhar na sua empresa. O primeiro passo na migração é avaliar o sistema atual e fazer um inventário de tudo o que precisará ser migrado. Pergunte a si mesmo:

  • Quantos documentos terão de ser migrados? Em quais tipos eles estão divididos?
  • Existem workflows que precisarão ser refeitos?
  • Os metadados do sistema atual são fáceis de serem exportados?

Caso você possua integrações de outros sistemas no seu ECM atual, descubra como elas são configuradas.

2) Descubra o que precisa ser modificado

Uma migração é a época perfeita para efetuar uma limpeza no seu conteúdo e ver quais melhorias você deseja ter no seu novo sistema ECM. Para ter uma ideia do que precisa mudar, pergunte a si mesmo:

  • Atualmente você armazena documentos ou arquivos desnecessários? Há algum arquivo que não é armazenado atualmente que você deseja que seja?
  • Você pode otimizar sua estrutura de diretórios?
  • Você guarda todas as informações necessárias em seus metadados ou existem tipos diferentes de informação que você gostaria de armazenar?
  • Existem outros sistemas com os quais você gostaria de ter uma integração?
  • Você pode melhorar seus workflows? Existem outros processos de negócio que você gostaria de automatizar?

3) Crie a nova estrutura de diretórios, modelos de documentos e workflows

Assim que você consolidou a visão de seu novo sistema ECM, você deve prepará-lo para a migração, configurando a estrutura de diretórios, os modelos de documentos e os workflows. É também a hora de configurar as regras de segurança. Assista esse vídeo para aprender como a Acenden migrou todo o conteúdo de um sistema ECM para outro, configurou a segurança e utilizou workflows para a criação da estrutura de diretórios.

4) Migre o conteúdo

Existem várias maneiras de migrar o conteúdo do seu antigo sistema ECM para o novo. Por exemplo, Chris Cartett, de Town of Palm Beach, FL, utilizou arquivos .lst para migrar os documentos do seu sistema ECM anterior para o atual. Você também pode utilizar ferramentas que vêm no seu novo sistema para ajudar no processamento de arquivos e na aplicação correta de metadados. O Laserfiche Quick Fields, por exemplo, permite o processamento de lotes de documentos – incluindo preenchimento de metadados apropriados e roteamento de documentos para sua localidade correta no novo repositório Laserfiche.

5) Teste o novo sistema e treine os usuários finais

Assim que tudo foi migrado, você deve testar o novo sistema antes que ele entre no ar. Assegure-se que ele está otimizado ao demonstrá-lo primeiramente para um grupo seleto de usuários finais. Caso existam coisas que não os agradem, essas modificações podem ser feitas antes que toda a organização esteja utilizando o sistema. Assim que ele estiver completamente funcional e em utilização, esse seleto grupo de usuários estará melhor preparado para treinar suas respectivas equipes.

Fonte: Laserfiche

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