A informação é o maior patrimônio de uma organização, logo, gerir esse bem de forma eficiente e simples, a partir de um repositório único, independentemente da origem, do tipo ou dos direitos de acesso, pode fazer toda a diferença
As organizações produzem diariamente um volume imenso de conteúdos não-estruturados, desde faturas a dados relativos aos trabalhadores, passando por mensagens de correio eletrônico ou por documentos críticos para o negócio.
Muitas vezes, estes conteúdos estão dispersos, armazenados em diferentes pastas de arquivos ou redes, acabando por afetar a produtividade, uma vez que é despendido tempo à procura da informação pretendida.
É neste sentido que as soluções de enterprise content management (ECM) ou soluções de gestão documental, como também são comummente designadas, poderão ajudar.
Controlo absoluto do processo do negócio, maior rapidez e rigor na localização e disponibilização de documentos, eliminação do extravio de documentos, processos automatizados, total integração com outros sistemas e tecnologias e segurança são algumas das vantagens lembradas por Daniel Vinagre.
“Tomemos como exemplo um documento que tem de ir para duas pessoas. O processo habitual era fazer duas cópias do documento e entregá-las a cada uma das pessoas. Com a gestão documental essa cópia não acontece e a distribuição é feita digitalmente”, refere o gestor de desenvolvimento da Sendys.
Um outro constrangimento habitual que o ECM ajuda a resolver está relacionado com o tempo que se gasta na pesquisa de um documento em papel. “Na gestão documental encontrar um documento é tão simples como fazer uma pesquisa no Google; basta digitar algumas palavras para serem apresentados todos os documentos relevantes”, exemplifica o gestor.
O aumento da segurança da informação é outra das mais-valias associadas a este tipo de soluções, lembra Daniel Vinagre. “O facto de não haver circulação de papel elimina a possibilidade de o papel ser deixado em local indeterminado ou acessível a pessoas que não era suposto” terem conhecimento dele. “Desta forma, há garantia de que as pessoas apenas têm acesso àquilo que devem ter acesso”, afirma o gestor da Sendys.
Para Pedro Faria Blanc, as organizações que optam por soluções ECM criam uma infra-estrutura de partilha, segurança e acesso a toda a empresa. “As soluções de ECM permitem reduzir custos com hardware e software; criam, capturam, gerem e armazenam todos os conteúdos e documentos relacionados aos processos da empresa, melhorando o desempenho geral do negócio”, resume o country manager para Portugal da OpenText.
Soluções à medida de diferentes exigências
A escolha de uma solução de enterprise content management deve ter em atenção alguns pontos, para que possa corresponder às expectativas de negócio e gerar os resultados esperados. Para Pedro Faria Blanc, a primeira premissa a ser considerada é a dimensão da empresa e o volume de informação que comporta.
Deve igualmente ter-se em conta o tipo de repositórios em que são armazenados os documentos em formato digital, as formas de acesso a estes ficheiros e os respectivos protocolos standards suportados, as bases de dados e a tecnologia em causa.
A opinião de Daniel Vinagre vai no mesmo sentido, com o gestor de desenvolvimento da Sendys a afirmar que uma empresa deve avaliar a adoção de um sistema de gestão documental “quando o volume de documentos, internos e externos, assim o justificar”, e essa adoção deve ser feita de acordo com os processos definidos e com a necessidade de controlar fluxos de informação entre utilizadores.
“O volume de dados e a informação são a primeira premissa. O modelo de negócio e os processos de gestão também são decisivos para a escolha de uma solução de gestão documental”, defende.
Para João Penha Lopes, da Clevertime Consulting, a escolha de uma solução tem sempre que ver com a facilidade de configuração face às necessidades de cada empresa. “São as soluções que se devem adaptar e não as organizações”, frisa.
A implementação de sucesso estará sempre ligada a conceitos organizacionais e a questões tecnológicas ou de funcionalidade das soluções.
Entre os maiores obstáculos ao sucesso de uma implementação está a falta de empenho do responsável pela organização. “Tendo este empenho, escolhendo a solução adequada e privilegiando as opiniões dos vários decisores, o sucesso está garantido”, diz João Penha Lopes.
Neste momento, a gestão documental assumiu novos contornos, está mais inteligente e integrada, e as empresas reconhecem o seu valor, refere Bruno Martins. As empresas “geram diariamente grandes volumes de dados, a maioria já adotou o conceito de paperless e, cada vez mais, recorre a novos suportes para consultar a informação”, refere.
É de acordo com esta tendência que a avaliação deve ser feita, defende o gestor de desenvolvimento empresarial da Listopsis. “Uma empresa deve perceber quanto gasta para aceder a informação arquivada ou se tem demasiados recursos alocados ao tratamento manual da documentação, nota o gestor”.
Quando se verificam estes casos, devem ser consideradas as premissas preço, conformidade e competitividade. “São estas as três palavras que devem regular uma implementação com sucesso de um software ECM”, conclui Bruno Martins.
Quando implementar um ECM?
João Penha Lopes, da Clevertime, sugere que uma organização deverá ponderar e analisar a implementação de uma solução de enterprise content management sempre que se verifique uma das seguintes condições:
- Custos de armazenamento do papel considerados excessivos;
- Demora em encontrar documentos;
- Desconhecimento da existência de documentos relativos a um determinado assunto;
- Degradação ou perda de documentos;
- Desconhecimento da fase de processamento em que um dado documento está;
- Lentidão nos processos de aprovação de documentos, como facturas;
- Lentidão na resposta a clientes;
- Necessidade de “ir ao escritório” para processar documentos pendentes;
- Constatação de que certos documentos estão acessíveis a pessoas que não deveriam a eles ter acesso;
- Constatação de que conformidades legais, nomeadamente políticas de retenção e destruição, não estão a ser cumpridas;
- Número de funcionários que apenas lidam com o processamento de documentos sem lhes introduzirem mais-valias.
Fonte: Semana Informática