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O que é automação de workflow?

Vamos falar de automação de workflow ?

As operações diárias de cada empresa podem ser divididas em tarefas e comunicações diversas. Embora as mudanças na organização possam causar uma ruptura no sistema, a maioria desses processos diários – também chamados de WORKFLOW – são rotineiros e permanecem consistentes, apesar das interrupções ou mudanças externas.

Quando as empresas vão além de apenas realizar essas ações e projetam novas estratégias ou implementam tecnologias inovadoras para aprimorar suas operações, elas podem atingir um nível mais alto de eficiência e precisão nos processos de negócios economizando recursos valiosos. Uma das melhores maneiras de atingir esses objetivos é com a automação de workflow.

O que é automação de workflow?

A automação de workflow é a digitalização e automação dos processos de negócios para reduzir o trabalho manual e as ineficiências do processo. Além disso, o design do workflow refere-se à criação desses fluxos de trabalho digitais.

Quando um processo de negócios tem muitas etapas, pode ser difícil eliminar gargalos, falhas de comunicação e até mesmo o manuseio incorreto de informações. A automação de workflow ajuda a remover o erro humano, agilizando as revisões e aprovações, além de fornecer informações sobre como você pode melhorar esses fluxos de trabalho daqui para frente.

Que tipos de workflows podem ser automatizados?

Existem algumas coisas a serem consideradas antes de seu primeiro design de workflow. Embora qualquer fluxo de trabalho inicialmente projetado para exigir várias etapas manuais seja um candidato forte, a seguir estão alguns exemplos de processos que podem se beneficiar da automação:

  • Arquivar, renomear ou fazer alterações em um documento
  • Revisão e aprovação de alterações de documentos
  • Notificar outras pessoas quando uma alteração em um documento ocorrer
  • Integração de novos funcionários
  • Processamento de contas a pagar
  • Gerenciando a retenção e armazenamento de registros
  • Gerenciando e fazendo alterações em contratos de fornecedores
  • Manter a visibilidade do processo com relatórios de gerenciamento de processo

O que o melhor software de automação de workflow faz?

Uma solução de software de automação de workflow deve melhorar a produtividade, consistência e transparência em toda a empresa quando você a usa para projetar fluxos de trabalho novos ou aprimorados. Ao considerar a automação do fluxo de trabalho, procure uma solução que possa:

  • Encaminhar documentos em resposta à criação de conteúdo ou atualizações de status
  • Fornece funcionalidade para notificar as partes interessadas sobre alterações ou criação de documentos, bem como recursos de arquivamento automático.
  • Estenda a automação entre departamentos e integre com os aplicativos existentes
  • Automatize processos complexos como gerenciamento de fornecedores e contratos, processamento de faturas, viagens e gerenciamento de despesas e gerenciamento de registros.
  • Integre-se com sistemas de terceiros e legados para um fluxo contínuo de informações em toda a empresa.
  • Habilite a edição em tempo real e monitore o acesso a documentos, fluxos de trabalho e relatórios por meio de laptop, desktop ou dispositivos móveis.
  • Monitore, relate e analise processos de negócios
  • Fornece painéis de relatórios que permitem aos gerentes de processo visualizar cada etapa de um fluxo de trabalho para eliminar gargalos e melhorar os processos ao longo do tempo.
  • Oferece a capacidade de apresentar aos usuários um histórico completo de todas as etapas do processo de negócios relacionadas a um documento no fluxo de trabalho.
  • Fornece um designer de fluxo de trabalho personalizado para construir uma solução de automação de processos de negócios para cada necessidade
  • Habilite a extração de informações de fontes externas, como PDFs ou formulários digitais, para tomada de decisão automatizada e atualizações de processo.

A automação de workflow é uma etapa importante na transformação digital de uma organização. Ao otimizar os processos entre os departamentos, as empresas podem economizar recursos valiosos e, ao mesmo tempo, melhorar a velocidade operacional, a precisão e a transparência interna e externamente.

Fonte: Blog Laserfiche

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