No mundo dos negócios, as empresas estão começando a ver o valor de mover vários aplicativos para a nuvem – de acordo com os pesquisadores da Levvel, mais de 70% das organizações atuais estão migrando para a nuvem. O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) não é exceção. Na verdade, em alguns casos, há ainda mais benefícios em mover o ECM para a nuvem do que com outros aplicativos. Aqui estão alguns dos motivos mais convincentes para migrar seu sistema ECM para a nuvem:
Economia em manutenção e custos de hardware com o ECM na nuvem
Como acontece com qualquer implementação de nuvem, mover o ECM para a nuvem significa que as organizações podem transferir a propriedade e o gerenciamento de seu hardware e software para o provedor de nuvem. O resultado é que as empresas não apenas economizam dinheiro na compra e manutenção de hardware e software, mas também trocam a despesa de um alto custo de capital inicial por um custo operacional mais regular. Além disso, mover o ECM para a nuvem significa que as organizações com recursos limitados podem executar tipos de soluções robustas que, no passado, normalmente exigiam uma equipe dedicada para mantê-las.
Mesmo se uma organização pudesse aplicar recursos de pessoal para hospedagem de servidor e manutenção de infraestrutura, a mudança do ECM para a nuvem permite que a equipe se concentre mais no trabalho baseado em conhecimento, desde a integração até a adoção do usuário. As atualizações do ECM na nuvem também podem ser administradas automaticamente, liberando o tempo e os recursos do seu departamento de TI para outros projetos.
Manter um repositório ECM acessível e confiável na nuvem
As empresas geralmente implementam o software ECM em primeiro lugar para ajudar a tornar o conteúdo da empresa mais acessível, colocando-o na rede local de um escritório ou intranet em vez de no papel. Mover o software ECM para a nuvem melhora ainda mais a facilidade de acesso, permitindo que funcionários e outros usuários autorizados recuperem conteúdo digitalizado mesmo quando não estão no escritório. Durante a pandemia da COVID-19 o acesso remoto tornou-se uma necessidade de várias maneiras, pois os funcionários em todo o mundo começaram a trabalhar remotamente em casa.
Algo que os CIOs precisam ter em mente é que os usuários desejam a funcionalidade da nuvem – como facilidade de uso, capacidade de compartilhar arquivos facilmente e acesso a arquivos quando estão fora do escritório – o suficiente para que, se não conseguirem oficialmente, eles encontrarão uma maneira de obtê-la por meio de outros canais, como serviços de compartilhamento de arquivos gratuitos e de baixo custo baseados em nuvem. O problema é que essas soluções “fáceis” podem resultar em desafios de segurança e conformidade. Como os usuários farão isso de qualquer maneira, é melhor oferecer uma solução sancionada projetada para manter os dados seguros.
Além de proteger seus dados, as plataformas de ECM na nuvem são flexíveis o suficiente para expandir sua capacidade de acordo com suas necessidades de negócios e dados. Isso significa que, ao adicionar mais dados ao sistema, você pode dimensionar sem mais considerações do que uma chamada telefônica ou e-mail e, em muitos casos, esse dimensionamento pode acontecer automaticamente sem a necessidade de nada ser feito do seu lado.
O ECM na nuvem pode ajudá-lo a proteger informações confidenciais
Embora algumas organizações estejam preocupadas com as implicações de segurança da hospedagem de dados externa, em muitas maneiras os dados podem ser mais seguros na nuvem. As melhores plataformas de nuvem vêm de fábrica com medidas de segurança como criptografia, autenticação multifatorial e direitos de acesso granulares, além de outros recursos de segurança como padrão.
Além disso, basear os dados na nuvem pode ser uma adição poderosa a qualquer plano de recuperação de desastre, seja o evento um incêndio, uma enchente ou uma pandemia mundial. Não apenas os dados são protegidos, mas os funcionários que trabalham em casa ou em outro lugar podem acessar facilmente as informações que precisam. Além disso, os sistemas em nuvem podem ser replicados em várias zonas de disponibilidade – portanto, se um data center estiver indisponível durante um desastre ou outra interrupção existem muitos backups em execução e prontos para uso.
As organizações que buscam proteger e armazenar suas informações em conformidade com as regulamentações do setor devem ser capazes de fazer isso com o sistema certo de ECM na nuvem. As melhores plataformas buscam ativamente certificações e atestados como SOC2 Type 2 Plus, VPATs, HIPAA e FINRA.
Saiba mais sobre ECM e a nuvem
Para saber mais sobre como o ECM pode ajudá-lo a automatizar os principais processos, economizar tempo na localização de documentos e estar melhor preparado para atender aos requisitos de conformidade, consulte nosso guia do comprador de software ECM (em inglês).
Fonte: Laserfiche Blog