Guarda de Documentos Negócios

Guarda externa de documentos ou armazenamento na própria empresa?

Tempo de leitura: 2 minutos

Não há como ter um negócio e não gerar documentos em papel, mas existe uma forma mais simples e barata de não manter estes documentos no seu local de trabalho.

Não há como negar que ter seus documentos próximos a você, na sua empresa, é algo muito atraente no que tange à sua proximidade. Porém, esta seja, talvez, a única vantagem de tê-los por perto!

Todos os empreendedores, ao iniciarem seus respectivos negócios, tem como uma das principais metas o crescimento. Infelizmente o verbo “crescer” será aplicado a tudo o que envolve o seu empreendimento. Dito isso, a geração e/ou gestão de documentos em papel não é uma exceção, pois a quantidade de documentos irá crescer, e muito.

Você terá que ter bem nítido no seu planejamento como irá resolver estes tipos de problemas:

  • Espaço para acondicionar seus arquivos (armários, deslizantes, prateleiras, etc.);
  • Forma de proteção de suas informações;
  • Profissionais dedicados à gestão dos documentos;
  • Etc.

Mesmo que recentemente você já tenha reduzido o uso de documentos em papel em sua empresa, o que fazer com milhares de documentos em papel que a lei lhe obriga a manter arquivados por décadas?

Imagine a situação em que sua empresa precise mudar de local. As situações que nos cercam ou novos desafios que são colocados à nossa frente nem sempre nos permitirão mudar para um local maior. Nestes casos, o que fazer com os arquivos?

Quando o espaço passa a ser um problema para um empreendedor, a solução “lógica” algumas vezes passa por arquivar seus documentos em um “self storage”. Cuidado!

Os chamados self storage são ótimas soluções, mas não para arquivo de documentos que deverão ser manuseados e geridos. Além disso, normalmente eles são mais caros que a guarda de documentos em empresas especializadas nesta finalidade.

Nestes momentos, algumas respostas que você der às questões a seguir poderão te ajudar a tomar a melhor decisão:

  • Quanto custa o m2 em um self storage?
  • Quantas caixas de documentos você consegue armazenar e manusear no espaço contratado?
  • Se precisar de um documento, por onde começar a busca?
  • Quando for retornar o documento, como se certificar que foi arquivado no local correto?
  • Se quiser expurgar documentos, como encontrá-los e onde destruí-los?
  • Quem vai fazer este trabalho de pesquisa, busca, destruição etc.?
  • Quanto tempo você poderá aguardar para ter em mãos um documento necessário?

Depois de responder aos questionamentos acima, certamente você fará a opção correta para ter os seus documentos cuidados e arquivados com a excelência que eles merecem.

Para obter mais informações sobre gerenciamento de documentos, armazenamento, digitalização, expurgo e muito mais, entre em contato com os especialistas da Docs Ti Brasil.

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