Guarda de Documentos Negócios

Quais são os benefícios de um serviço de guarda externa de documentos?

Tempo de leitura: 5 minutos

Utilizar os serviços de guarda externa de documentos é uma excelente forma de manter os documentos de uma empresa mais seguros e protegidos, além de recuperar espaço dentro do escritório e focar nos objetivos da empresa, algo nem sempre relacionado aos documentos.

A lista de benefícios é bastante extensa. Alguns são tão óbvios que sequer percebemos. Este pequeno artigo não tem a intenção de esgotar o assunto, mas sim “levantar a bola” para que você conheça, pense e delibere sobre o assunto.

Existe uma máxima: “Potência não vale nada sem controle”. Algo parecido se aplica aos seus documentos: “Informação não é nada se você não é capaz de encontrá-la”. Faz sentido?

Há muito tempo a transformação da informação tradicional em papel para informação digital está no nosso dia a dia, mas…

Atualmente não são raras as empresas que necessitam recorrer a documentos/informações em papel para elaborarem seus projetos atuais. A aparição da pandemia de Covid-19 fez com que muitas empresas apressassem suas entradas no mundo digital, o que nem sempre ocorreu da melhor forma, mas isso é assunto para outra hora.

Voltando a falar da guarda externa de documentos:

O gerenciamento de documentos físicos é uma tarefa muito complexa e que demanda muito cuidado. A prevenção ao acesso indevido de informações contidas em documentos também não é algo simples de se implantar. Em razão da quantidade de legislações a que as empresas estão submetidas, onde a comprovação positiva ou negativa de determinada ação comumente é feita por documento em papel, torna ainda mais difícil a gestão dos documentos.

A validade de certos documentos, para ajudar, também não é clara. Na dúvida, o gestor jamais expurgará um documento com receio das sanções que poderão ocorrer.

Falando claramente, quantas empresas controlam a retirada de um documento de seu arquivo? Coisas simples como: Quem retirou? Quando retirou? Quando devolverá? Já devolveu? Foram feitas cópias? Onde estão estas cópias? Etc…

É muito comum descobrir que sua empresa não tem um documento quando precisar dele!

Quando o assunto é documentação, as funções de bibliotecária, arquivista, e afins são de suma importância dentro de uma empresa. Além de outras funções muito importantes, essas pessoas possuem um conhecimento vasto na área que lhes permitem criar códigos, implementar formas de arquivamento, separar documentos por tipo, abrangência, validade etc.

Quando uma empresa decide utilizar a guarda externa de documentos, todas as tarefas deixam de ser responsabilidade dela e passam a ser do terceiro contratado.

Imagine: Para uma empresa de qualquer área, outra que não a de guarda de documentos, esta função não será um “fim” mas sim um “meio” para conseguir o seu intento. No caso das empresas de guarda de documentos gerenciados este é o FIM, a META do seu negócio.

É correto supor que, como guardar documentos é o negócio da empresa, ela se cercará de pessoas especialistas neste ramo de negócio e terá muito mais capacidade técnica para gerir e entregar um serviço de altíssima qualidade.

Ao lado de possuir técnicos cuja finalidade profissional é manter arquivos de documentos físicos, a empresa também deverá possuir o que há de melhor em tecnologia para prover todo o tipo de serviço que seus clientes necessitam.

Quais são os benefícios e serviços esperados por uma empresa que utiliza os serviços de guarda externa:

Segurança da informação
A guarda externa é uma das maneiras mais eficientes de assegurar a segurança de informações sigilosas de uma empresa. Dados como registros fiscais, informações de clientes, informações de projetos, informações de funcionários, assinaturas de funcionários do alto escalão e muito mais ficam restritas aos funcionários autorizados a pedir a devolução de documentos.

Acesso físico aos documentos
Somente pessoas autorizadas poderão pedir a devolução de documentos. Este fato por si só já garante, ou minimiza, a possibilidade de vazamentos intencionais ou não de informações contidas nos documentos.

Rastreamento eficaz
Empresas de todos os tamanhos acumulam uma quantidade sensível de documentos em prazos muito curtos de tempo, criando uma dificuldade gigantesca para rastrear e gerir seus arquivos. Uma das grandes facilidades que as empresas de guarda de documentos possuem é rastrear “quem fez o quê, onde e quando”. Tanto faz se o documento será acessado digital ou fisicamente. Para que um documento seja acessado, antes o usuário precisará se autenticar no sistema. A partir deste momento, tudo o que ele fizer será auditado. Mesmo a tentativa de acessar ou pedir um documento que o usuário não tem direitos de visualizar será registrado.

Inventário com cronogramas de retenção
Ao contratar uma empresa de guarda de documentos você sempre poderá contar com uma infinidade de outros serviços essenciais. Um dos serviços primordiais é o inventário de documentos. Não ter um documento e não saber que não tem não chega a ser um grande problema, a não ser quando você precisar dele! Ter ou não ter um documento pode ser a diferença entre ganhar ou perder um processo milionário.

Todo documento possui um ciclo de vida que começa com a sua criação e termina com seu expurgo, quando isso é possível. A gestão de documentos físicos pressupõe um sistema que gerencie o estoque de documentos bem como a sua programação para expurgo. Chegado o momento em que o documento não seja mais legalmente necessário, ele deverá ser descartado de forma adequada.

Localizar e recuperar documentos rapidamente
Imagine o seguinte cenário: sua empresa arquiva seus documentos dentro de seu próprio escritório. Você se encontra em um momento em que precisa recuperar um documento muito importante o mais rápido possível. Você pede à sua secretária que pegue o documento. Em razão do tipo de arquivo e processo de arquivamento, depois de 50 minutos sua secretária adentra à sua sala com o documento. Com uma breve leitura do documento, você descobre que aquele é o documento mas não é a versão que você buscava!

Este tipo de situação acontece todo dia, dezenas de vezes em centenas de empresas. A grande maioria das empresas não possui recursos para implantar e configurar um sistema de gerenciamento de documentos eficiente em suas instalações. Infelizmente o arquivo não é tratado como deveria. Em algumas empresas o arquivo é tratado como “castigo” para novos funcionários. Uma empresa de guarda de documento SEMPRE será capaz de desenvolver este tipo de tarefa com maestria lhe fornecendo informações e documentos de maneira muito rápida, econômica e eficiente.

Aumento de produtividade
Faça com que os objetivos de seus funcionários sejam os mesmos objetivos de sua empresa. Em vez de pedir a seus funcionários que dediquem grande parte do tempo dedicado à empresa buscando documentos, que eles busquem o crescimento e ou objetivo da empresa. Se para isso eles precisarem de documentos, é só pedir para a empresa encarregada de guardar e administrar seus documentos.

Economizar recursos
Aproveite todo o espaço de seu escritório para buscar o objetivo de sua empresa. Não se preocupe com armazenar, manter e organizar arquivos de documentos. Deixa esta tarefa para os especialistas.
Exercício: Imagine que você tem um escritório com 50m2 na Avenida Paulista. Uma sala com essa capacidade custa hoje aproximadamente R$ 2.500,00 por mês. Suponha que você tem 2 arquivos de 4 portas que ocupam mais ou menos 2m2. Isto significa que o seu arquivo custa para sua empresa aproximadamente R$ 100,00 por mês. O conteúdo destes arquivos pode ser armazenado em aproximadamente 14 caixas de documentos de 20 kg cada.

Sabe quanto você pagaria aproximadamente por mês para uma empresa de guarda? R$ 18,00, uma economia mensal de 82%!

No médio e longo prazo, trabalhar com um provedor de serviços de guarda de documentos vai proporcionar para a sua empresa muita economia de dinheiro. Quanto mais você usa, mais você economiza, além de poder contar com um gerenciamento profissional dos documentos da empresa. Na guarda de documentos você só paga pelo que realmente usa.

Para obter mais informações sobre gerenciamento de documentos, armazenamento, digitalização, expurgo e muito mais, entre em contato com os especialistas da Docs Ti Brasil.

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